Scopo
Questa procedura consente di eseguire operazioni massive su delibere e determine con la funzione Ricerca Flusso di DocSuite PA: si individuano le registrazioni che si trovano in un dato passo del flusso e si adottano insieme, selezionandole dall'elenco.
Al termine dell'operazione le registrazioni selezionate sono adottate con la data e il frontalino indicati.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Adottare più delibere o determine con una sola operazione
- Elencare le registrazioni di una tipologia che si trovano in un determinato passo del flusso
- Isolare le registrazioni soggette a controllo della Regione
- Stampare le registrazioni selezionate
- Esportare l'elenco delle registrazioni nei formati Excel e Word
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere accesso alla funzione Ricerca Flusso del modulo Delibere e Determine
- Conoscere la tipologia e il passo del flusso delle registrazioni da elaborare
- Avere la data di adozione e il frontalino, cartaceo o digitale, da applicare
Informazioni sui campi
Tipologia
Indica quale tipo di registrazione elaborare. A seconda della tipologia e del passo selezionati cambiano i filtri di ricerca proposti.
Passo del Flusso
Indica dove si trovano nel flusso di lavoro le registrazioni da elaborare.
Campi data
Accettano i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa, oppure la selezione da calendario con l'apposita icona.
Campo lista
Accetta una qualsiasi voce selezionata dalla lista stessa, per esempio il Contenitore.
Campo apri-cartella
Accetta una voce selezionata dalla struttura ad albero associata, per esempio la Classificazione.
Proponente
Si valorizza dalla Rubrica Aziendale LDAP o dalla Rubrica di Sistema, con le rispettive icone.
Aree della vista dei risultati
L'area A contiene a sinistra i pulsanti di paginazione e a destra i pulsanti di estrazione nei formati Excel e Word. L'area B contiene le registrazioni che soddisfano i filtri. L'area C contiene i pulsanti di azione sull'elenco.
Pulsanti di azione
Seleziona Tutto seleziona tutti i record presenti nella pagina. Annulla Selezione toglie la spunta ai record selezionati. Solo Regioni filtra solo le registrazioni soggette a controllo da parte della Regione. Tutti annulla il filtro precedente. Stampa Selezione predispone la stampa delle registrazioni selezionate. Adotta apre una finestra in cui impostare una data di adozione e il frontalino, cartaceo o digitale, come per le adozioni singole.
Informazioni generali
- Modulo: Delibere e Atti
- Funzionalità: Ricerca Flusso e adozione massiva
- Ruolo richiesto: Utente abilitato all'adozione di delibere e determine
- Tempo medio: 5-10 minuti
La funzione si raggiunge dal menù Delibere e Determine, voce Ricerca Flusso.
Procedura
1. Aprire la Ricerca Flusso
Dal menù selezionare Delibere e Determine, quindi Ricerca Flusso.
2. Scegliere tipologia e passo del flusso
Selezionare la Tipologia da elaborare e il Passo del Flusso in cui si trovano le registrazioni.
3. Impostare gli altri filtri
Compilare i filtri proposti per la tipologia e il passo scelti, come date, contenitore, classificazione e proponente.
4. Avviare la ricerca
Eseguire la ricerca con il filtro impostato.
5. Controllare l'elenco dei risultati
Verificare nell'area B le registrazioni trovate. Se serve, usare Solo Regioni per limitare l'elenco alle registrazioni soggette a controllo della Regione, oppure Tutti per togliere il filtro.
6. Selezionare le registrazioni
Selezionare i record desiderati, oppure usare Seleziona Tutto per quelli della pagina. Annulla Selezione toglie la selezione.
7. Avviare l'adozione
Selezionare Adotta.
8. Impostare data e frontalino
Nella finestra che si apre indicare la data di adozione e il frontalino, cartaceo o digitale, e confermare l'operazione.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- adotta le registrazioni selezionate con la data di adozione indicata
- applica il frontalino scelto, cartaceo o digitale
Domande frequenti
Che cosa si può fare con la Ricerca Flusso?
Eseguire operazioni massive su delibere e determine: si individuano le registrazioni per tipologia e passo del flusso e si agisce sull'elenco.
Dove si trova la funzione?
Nel menù Delibere e Determine, alla voce Ricerca Flusso.
Perché i filtri cambiano?
Perché dipendono dalla tipologia di registrazione e dal passo del flusso selezionati.
Posso esportare l'elenco?
Sì: i pulsanti di estrazione nell'area A producono l'elenco nei formati Excel e Word.
Come limito l'elenco alle registrazioni soggette a controllo della Regione?
Con il pulsante Solo Regioni. Per tornare a tutte le registrazioni si usa il pulsante Tutti.
Come adotto più registrazioni insieme?
Selezionandole nell'elenco e usando il pulsante Adotta, che chiede data di adozione e frontalino, come per le adozioni singole.
Risoluzione problemi
Nell'elenco non compaiono le registrazioni attese
Possibile causa
La tipologia o il passo del flusso scelti non corrispondono a quelli delle registrazioni, oppure è attivo il filtro Solo Regioni.
Soluzione
Verificare tipologia e passo del flusso. Se è attivo Solo Regioni, selezionare Tutti per annullare il filtro.
Ho selezionato i record sbagliati
Possibile causa
La selezione include registrazioni non volute.
Soluzione
Selezionare Annulla Selezione per togliere le spunte e ripetere la selezione.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Adottare più delibere insieme
- Adottare più determine con una sola operazione
- Cercare le registrazioni per passo del flusso
- Stampare le delibere selezionate
- Esportare in Excel o Word un elenco di delibere
- Elencare le registrazioni soggette a controllo della Regione
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