Docsuite PA: Delibere e Atti - Come inserire una proposta di delibera o di determina

Scopo

Questa procedura consente di registrare una proposta di deliberazione o di determinazione nel modulo Delibere e Atti di DocSuite PA, caricando il documento della proposta e indicando contenitore, tipologia di atto, destinatari, proponente, oggetto, autorizzazioni, organo di controllo e classificazione.

Al termine dell'operazione la proposta assume un numero di proposta, che la identifica fino all'approvazione definitiva: da quel momento subentra il numero effettivo di delibera o di atto.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Registrare una proposta di deliberazione che arriva all'ufficio Affari Generali da una struttura proponente
• Registrare una proposta di determinazione (atto o disposizione)
• Avviare il procedimento amministrativo, che prosegue fino alla pubblicazione
• Collegare la proposta alle serie documentali dell'Amministrazione Trasparente
• Autorizzare alla visione della proposta altri settori oltre a quello proponente

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere a disposizione il documento della proposta, in formato file oppure cartaceo da acquisire con lo scanner
• Avere il diritto di inserire documenti nel contenitore associato al tipo di proposta
• Conoscere destinatari, proponente e oggetto del procedimento
• Conoscere la voce del piano di classificazione (titolario) da assegnare

Informazioni sui campi

Proposta di Deliberazione / Proposta di Determinazione

Specifica il procedimento amministrativo da proporre. Il sistema gestisce due tipi di deliberazioni, le Delibere e le Determine (Atti o Disposizioni), ciascuna con la propria numerazione.

Proposta (Documenti), Allegati, Annessi

Il documento della proposta si associa selezionando il file con l'interfaccia standard di Windows, oppure acquisendo il documento cartaceo con lo scanner. L'associazione del documento è obbligatoria per poter procedere con l'assegnazione del numero unico per la segnatura. Il sistema integra la firma digitale e, una volta selezionato il documento, ne consente l'anteprima.

Contenitore

Entità logica di raggruppamento dei documenti da proporre, che permette all'amministratore di gestire i diritti, cioè chi può fare cosa. La lista propone tutti i contenitori in cui l'utente ha diritto di inserire documenti e mostra quelli associati alla proposta di deliberazione o alla proposta di determinazione, secondo la scelta fatta.

Tipologia Atto

Associa la registrazione a una o più serie documentali dell'Amministrazione Trasparente. In fondo alla pagina compare una nuova sezione in cui collegare la registrazione alla serie o alle serie: con il pulsante Bozza se la registrazione in Amministrazione Trasparente non è stata ancora creata, con il pulsante Collega per collegarla a una registrazione già esistente.

Destinatari e Proponente

I destinatari del procedimento, con o senza obbligo di firma, e il proponente si selezionano dalla Rubrica del Sistema oppure dalla Rubrica Aziendale (dominio LDAP), con le rispettive icone.

Oggetto

Si può inserire a mano oppure selezionare da una lista di oggetti precaricata dall'utente, mediante ricerca con l'apposita icona.

Note

Testo libero.

Autorizzazioni

Permette di autorizzare alla visualizzazione della determina o della delibera altri settori oltre a quello proponente. I settori autorizzati possono visualizzare la registrazione e aggiungere altri settori in autorizzazione.

Organo di Controllo

Se il procedimento è soggetto a controllo da parte della Regione, del Collegio Sindacale, della Corte dei Conti o di altri organi, si indica attivando la spunta sulla voce desiderata.

Classificazione

Il piano di classificazione (titolario dell'Amministrazione) è un insieme di partizioni astratte organizzate gerarchicamente che rappresentano le funzioni dell'Ente. Di norma ha tre livelli (Titolo, Classe, Sottoclasse) e identifica la natura del documento, non il servizio di competenza. La lista propone le voci del classificatore in una struttura ad albero, selezionabili per ricerca per descrizione o per codice. L'icona di selezione apre la finestra di scelta; l'icona di eliminazione cancella i classificatori già inseriti, previa selezione di quello da togliere. Per la gestione del piano di classificazione vedere la guida Docsuite PA: Tabelle - Come gestire il piano di classificazione.

Informazioni generali

• Modulo: Delibere e Atti
• Funzionalità: Inserimento di una proposta di deliberazione o di determinazione
• Ruolo richiesto: Utente dell'ufficio Affari Generali
• Tempo medio: 5-10 minuti

La procedura di inserimento è analoga a quella di protocollo. Le proposte possono essere già protocollate con il numero attribuito dall'archivio, oppure inserite come nuove.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• registra la proposta di deliberazione o di determinazione nel contenitore scelto
• le attribuisce un numero di proposta, valido fino all'approvazione definitiva
• associa alla registrazione il documento, gli allegati e gli annessi caricati
• collega la registrazione alle serie documentali dell'Amministrazione Trasparente indicate
• rende la proposta visibile al settore proponente e ai settori autorizzati

Domande frequenti

Che differenza c'è fra delibera e determina?

Sono due tipi di deliberazione, ciascuno con la propria numerazione. Le determine si chiamano anche atti o disposizioni.

Che numero ha la proposta appena inserita?

Un numero di proposta, che la identifica fino all'approvazione definitiva. Da quel momento subentra il numero effettivo di delibera o di atto.

Posso inserire una proposta senza documento?

No. L'associazione del documento è obbligatoria per poter procedere con l'assegnazione del numero unico per la segnatura.

Posso firmare digitalmente il documento in fase di inserimento?

Sì. Il sistema integra l'apposizione della firma digitale, oppure l'acquisizione del documento da scanner.

Perché nella lista non vedo un contenitore?

La lista propone solo i contenitori in cui l'utente ha diritto di inserire documenti e, fra questi, quelli associati al tipo di proposta scelto: proposta di deliberazione oppure proposta di determinazione.

Chi può vedere la proposta oltre al settore proponente?

I settori indicati nella sezione Autorizzazioni. Questi settori possono a loro volta aggiungere altri settori in autorizzazione.

Dove seleziono destinatari e proponente?

Dalla Rubrica del Sistema oppure dalla Rubrica Aziendale, che attinge al dominio LDAP.

Quando devo indicare l'organo di controllo?

Quando il procedimento è soggetto a controllo da parte della Regione, del Collegio Sindacale, della Corte dei Conti o di altri organi.

Risoluzione problemi

Il contenitore che cerco non è nella lista

Possibile causa

L'utente non ha il diritto di inserire documenti in quel contenitore, oppure il contenitore è associato all'altro tipo di proposta.

Soluzione

Verificare di avere scelto il tipo di proposta corretto. In caso contrario, chiedere all'amministratore di assegnare il diritto di inserimento sul contenitore.

Non si ottiene il numero di proposta

Possibile causa

Il documento della proposta non è stato associato alla registrazione.

Soluzione

Selezionare il file oppure acquisire il documento da scanner, quindi ripetere la conferma.

Non compare la sezione per collegare l'Amministrazione Trasparente

Possibile causa

La tipologia di atto non è stata selezionata: la sezione compare in fondo alla pagina dopo la scelta della tipologia.

Soluzione

Selezionare la tipologia di atto, quindi scegliere Bozza o Collega nella sezione che compare.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Registrare una proposta di delibera
• Registrare una proposta di determina
• Inserire un atto o una disposizione
• Caricare una proposta all'ufficio Affari Generali
• Avviare il procedimento amministrativo di una deliberazione
• Collegare una proposta all'Amministrazione Trasparente
• Assegnare un numero di proposta