Docsuite PA: Delibere e Atti - Come caricare e consultare i documenti omissis

Scopo

Questa procedura consente di caricare, in fase di inserimento di un atto nel modulo Delibere e Atti di DocSuite PA, documenti sia integrali sia omissis, e di consultare in seguito i documenti omissis dalla vista Documenti.

Al termine dell'operazione la riservatezza dei documenti è garantita dal contenitore in cui sono caricati e dal livello di riservatezza assegnato a ciascun file.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Caricare, insieme al documento integrale, la versione omissis di un atto
• Assegnare a un file un livello di riservatezza
• Consultare i documenti omissis di una registrazione

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere il diritto di inserire documenti nel contenitore in cui si carica l'atto
• Avere pronti i file integrale e omissis da caricare
• Conoscere il livello di riservatezza da assegnare a ciascun file

Informazioni sui campi

Contenitore

I documenti vengono caricati in un contenitore, che funge da armadio logico con una propria sicurezza di base: solo determinati gruppi di utenti possono accedere a quel contenitore, e la sicurezza è attribuita ai documenti in esso contenuti.

Livello di riservatezza

Per ogni file inserito si può definire un livello di riservatezza. Anche se l'utente è autorizzato alla visione dell'unità documentaria, può consultare solo i documenti con livello di riservatezza uguale o inferiore a quelli per cui è autorizzato.

Vista Documenti

Vista della registrazione da cui si consultano i documenti omissis, una volta inseriti.

Informazioni generali

• Modulo: Delibere e Atti
• Funzionalità: Documenti omissis e riservatezza
• Ruolo richiesto: Utente dell'ufficio Affari Generali
• Tempo medio: 2-3 minuti

Il caricamento dei documenti avviene nella finestra di inserimento descritta nella guida Docsuite PA: Delibere e Atti - Come inserire una proposta di delibera o di determina.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• associa alla registrazione i documenti integrali e omissis caricati
• protegge i documenti con la sicurezza del contenitore scelto
• applica a ciascun file il livello di riservatezza indicato
• rende consultabili i documenti omissis dalla vista Documenti

Domande frequenti

Posso caricare sia il documento integrale sia quello omissis?

Sì. In fase di inserimento di un atto si possono caricare documenti sia integrali sia omissis.

Che cosa garantisce la privacy dei documenti?

Il contenitore in cui i documenti vengono caricati, che funge da armadio logico con una propria sicurezza di base, e il livello di riservatezza assegnato a ciascun file.

Chi può accedere a un contenitore?

Solo determinati gruppi di utenti, secondo la sicurezza di base del contenitore.

Che cos'è il livello di riservatezza?

Un livello che si può definire per ogni file inserito: l'utente consulta solo i documenti con livello uguale o inferiore a quelli per cui è autorizzato.

Dove consulto i documenti omissis?

Dalla vista Documenti della registrazione.

Risoluzione problemi

Non vedo un documento della registrazione

Possibile causa

Il livello di riservatezza del file è superiore a quello per cui l'utente è autorizzato, anche se l'utente può vedere l'unità documentaria.

Soluzione

Chiedere all'amministratore di verificare il livello di riservatezza per cui si è autorizzati.

Non riesco ad accedere al contenitore

Possibile causa

Solo determinati gruppi di utenti possono accedere a un contenitore.

Soluzione

Chiedere all'amministratore di verificare i diritti sul contenitore.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Caricare un documento omissis
• Pubblicare una versione omissis di una delibera
• Assegnare un livello di riservatezza a un documento
• Proteggere i documenti di un atto
• Consultare i documenti omissis di una determina