Scopo
Questa procedura consente di cercare delibere e atti nel modulo Delibere e Atti di DocSuite PA, usando qualsiasi campo della registrazione e, se serve, anche il testo contenuto nei documenti elettronici.
Al termine dell'operazione si ottiene un elenco tabellare delle delibere e degli atti che rispondono ai criteri indicati.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Ritrovare una delibera o un atto di cui si conosce l'oggetto o una parte
- Elencare le registrazioni di un contenitore in un intervallo di date
- Cercare le registrazioni con una determinata classificazione
- Cercare le registrazioni che contengono una o più parole nei documenti elettronici
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere accesso al modulo Delibere e Determine
- Conoscere almeno uno dei dati da cercare: date, contenitore, oggetto, classificazione o altri campi
Informazioni sui campi
L'inserimento dei campi di ricerca varia a seconda della loro tipologia.
Campo data
Accetta i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa, oppure la selezione da calendario con l'apposita icona.
Campo testo
Accetta una qualsiasi sequenza di caratteri, per esempio nel campo Note.
Campo spunta
Si imposta con il clic del mouse per le scelte Sì/No, per esempio Tutte le parole.
Campo lista
Accetta una qualsiasi voce selezionata dalla lista stessa, per esempio il Contenitore.
Campo apri-cartella
Accetta una voce selezionata dalla struttura ad albero associata, per esempio la Classificazione. Si può indicare una voce radice o una voce foglia: scegliendo una voce radice, la ricerca comprende anche tutte le voci che le appartengono, cioè cartella e sottocartelle.
Oggetto
Insieme ai selettori esclusivi Tutte le parole e Almeno una parola permette la ricerca mirata, con la logica AND oppure OR sulle parole indicate: "azienda AND snc" è diverso da "azienda OR snc".
Informazioni generali
- Modulo: Delibere e Atti
- Funzionalità: Ricerca di delibere e atti
- Ruolo richiesto: Utente del modulo Delibere e Atti
- Tempo medio: 2-3 minuti
La ricerca sui campi può essere combinata con la ricerca testuale all'interno dei documenti elettronici.
Procedura
1. Aprire la finestra di ricerca
Selezionare la funzione di ricerca del modulo Delibere e Determine.
2. Impostare i campi di ricerca
Compilare i campi che servono a restringere la ricerca. Per una ricerca mirata si consiglia di impostare Da data e A data, il Contenitore e almeno una parola nell'oggetto.
3. Scegliere la logica sulle parole dell'oggetto
Se nell'oggetto sono indicate più parole, scegliere Tutte le parole per cercare le registrazioni che le contengono tutte, oppure Almeno una parola per cercare quelle che ne contengono almeno una.
4. Avviare la ricerca
Selezionare il pulsante Ricerca.
5. Consultare i risultati
Verificare nella visualizzazione tabellare l'elenco delle registrazioni trovate.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- mostra in forma tabellare le delibere e gli atti che rispondono ai campi indicati
- include nella ricerca per classificazione anche le voci subordinate, se è stata scelta una voce radice
- applica la logica AND o OR alle parole dell'oggetto, secondo il selettore scelto
Domande frequenti
Posso cercare per qualsiasi campo?
Sì. Il sistema permette di cercare delibere e atti utilizzando qualsiasi campo.
Posso cercare il testo contenuto nei documenti?
Sì. La ricerca sui campi può essere combinata con la ricerca testuale all'interno dei documenti elettronici.
Che formato accetta il campo data?
I formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa. In alternativa si seleziona la data dal calendario.
Che differenza c'è fra Tutte le parole e Almeno una parola?
Con Tutte le parole la registrazione deve contenere tutte le parole indicate nell'oggetto (AND); con Almeno una parola basta una sola (OR).
Che cosa succede se scelgo una voce radice del classificatore?
La ricerca comprende anche tutte le voci che appartengono alla radice, cioè cartella e sottocartelle.
Quali campi conviene impostare per una ricerca mirata?
Da data, A data, Contenitore e almeno una parola nell'oggetto.
Risoluzione problemi
La ricerca restituisce troppe registrazioni
Possibile causa
I campi impostati sono pochi o troppo generici.
Soluzione
Impostare Da data e A data, il Contenitore e almeno una parola nell'oggetto.
Non trovo una registrazione che contiene più parole nell'oggetto
Possibile causa
È selezionato Tutte le parole, e la registrazione non le contiene tutte.
Soluzione
Selezionare Almeno una parola oppure ridurre le parole indicate.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Cercare una delibera
- Cercare una determina o un atto
- Trovare un atto per oggetto
- Elencare le delibere di un periodo
- Cercare nel testo dei documenti elettronici
- Filtrare le delibere per classificazione
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