Scopo
Questa procedura consente di portare avanti, passo dopo passo, il flusso di lavoro di una delibera o di un atto nel modulo Delibere e Atti di DocSuite PA: dalla proposta al controllo di conformità, all'adozione, alla pubblicazione e all'esecutività.
Al termine dell'operazione la registrazione ha raggiunto lo stato di esecutività.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Confermare il controllo di conformità di una proposta
- Adottare una delibera o un atto, assegnandogli il numero
- Pubblicare una delibera o un atto e produrne la relata
- Rendere esecutiva una delibera o un atto
- Tornare al passo precedente o modificare il passo corrente
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere una proposta già registrata con la funzione di inserimento
- Avere le credenziali di accesso e di visibilità necessarie per il passo da eseguire
- Avere pronto il documento adottato, con gli eventuali allegati, per il passo di adozione
- Conoscere la data di adozione e la data di pubblicazione da impostare
Informazioni sui campi
I passi del flusso compaiono nella colonna Tipologia della finestra di Visualizzazione. Le informazioni relative ai passi sono disponibili in funzione dello stato attuale della registrazione e delle credenziali dell'utente.
Icone di gestione del flusso
Passo successivo: porta la registrazione al passo seguente. Elimina passo: compare solo su alcuni step e riporta allo step precedente. Modifica passo corrente: permette di cambiare i dati del passo in corso. Visualizzazione documento: la icona cambia secondo lo stato, per il documento non ancora adottato, per il documento dall'adozione in poi e per il documento finale, quando la registrazione è in esecutività.
Proposta
È il primo passo e si ottiene con la registrazione eseguita dalla funzione di inserimento di Delibere e Atti.
Controllo Conformità
Il sistema chiede la conferma della data odierna. Dopo la conferma il passo raggiunto è quello dell'Atto Conforme.
Adozione
Il sistema permette di inserire a mano la data di adozione, che deve essere successiva o uguale alla data di proposta. La numerazione delle delibere ha il formato anno / numero e il numero è assegnato in automatico dal sistema. Si inserisce il documento adottato, con gli eventuali allegati.
Pubblicazione
Si imposta la data di pubblicazione e si inserisce la relata di pubblicazione, mediante scansione o selezione di un file, oppure facendola generare al sistema con il pulsante Genera. Un'icona permette la firma digitale del frontespizio.
Esecutività
Si conferma l'inserimento: la data di esecutività è la data odierna e non è modificabile.
Frontespizi e ultima pagina
Il flusso di lavoro può essere personalizzato e comporre più o meno step. Per alcuni passi il sistema produce dei PDF che ne attestano l'esecuzione: il frontespizio di adozione (relata di adozione), il frontespizio di pubblicazione (relata di pubblicazione) e il frontespizio di esecutività. L'ultima pagina viene creata quando l'atto è in esecutività e contiene tutte le informazioni che prima comparivano negli altri frontespizi, compresa l'attestazione di conformità agli originali cartacei.
Informazioni generali
- Modulo: Delibere e Atti
- Funzionalità: Avanzamento del flusso di lavoro di una delibera o di un atto
- Ruolo richiesto: Utente abilitato al passo del flusso
- Tempo medio: 10-15 minuti
Il flusso ha cinque passi in sequenza: Proposta, Controllo Conformità, Adozione, Pubblicazione ed Esecutività. Per gestire più registrazioni insieme vedere la guida Docsuite PA: Delibere e Atti - Come eseguire operazioni massive su delibere e determine.
Procedura
1. Verificare la proposta
Aprire la finestra di Visualizzazione della registrazione e verificare che il primo passo, la Proposta, sia presente nella colonna Tipologia.
2. Passare al controllo di conformità
Selezionare l'icona di passo successivo e, alla richiesta di conferma della data odierna, confermare.
3. Aprire il passo di adozione
Dal passo Atto Conforme selezionare l'icona di passo successivo.
4. Impostare la data e inserire il documento adottato
Indicare la data di adozione, successiva o uguale alla data di proposta, e inserire il documento adottato con gli eventuali allegati.
5. Confermare l'adozione
Selezionare Conferma e verificare nella finestra di Visualizzazione il numero assegnato, nel formato anno / numero.
Il sistema produce il frontespizio di adozione, detto anche relata di adozione.
6. Aprire il passo di pubblicazione
Selezionare l'icona di passo successivo.
7. Impostare la data e inserire la relata di pubblicazione
Indicare la data di pubblicazione. Inserire la relata mediante scansione o selezione del file, oppure selezionare Genera per farla produrre al sistema. Se serve, firmare digitalmente il frontespizio con l'apposita icona.
8. Confermare la pubblicazione
Selezionare Conferma e verificare la finestra di Visualizzazione aggiornata.
Il sistema produce il frontespizio di pubblicazione, detto anche relata di pubblicazione.
9. Rendere esecutiva la registrazione
Selezionare l'icona di passo successivo e confermare l'inserimento. La data di esecutività è la data odierna e non si può modificare.
10. Verificare lo stato di esecutività
Controllare la videata che compare dopo la conferma: la registrazione risulta in esecutività.
Il sistema produce il frontespizio di esecutività.
Con la registrazione in esecutività viene creata anche l'ultima pagina, che riunisce le informazioni dei frontespizi precedenti e l'attestazione di conformità agli originali cartacei.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- porta la registrazione dal passo di Proposta fino all'Esecutività
- assegna alla delibera il numero nel formato anno / numero
- associa alla registrazione il documento adottato, gli allegati e la relata di pubblicazione
- imposta la data di esecutività alla data odierna
- produce i frontespizi di adozione, pubblicazione ed esecutività, che attestano l'esecuzione dei passi
- crea l'ultima pagina, con l'attestazione di conformità agli originali cartacei
- rende disponibile il documento finale, consultabile con il pulsante Documenti
Domande frequenti
Quali sono i passi del flusso?
Proposta, Controllo Conformità, Adozione, Pubblicazione ed Esecutività.
Come si ottiene il primo passo del flusso?
Il primo passo, la Proposta, si ottiene con la registrazione eseguita con la funzione di inserimento di Delibere e Atti.
Quale data posso impostare per l'adozione?
Una data successiva o uguale alla data di proposta, inserita a mano.
Come viene numerata una delibera?
Nel formato anno / numero, con il numero assegnato in automatico dal sistema.
Come inserisco la relata di pubblicazione?
Mediante scansione o selezione di un file, oppure facendola generare dal sistema con il pulsante Genera.
Che cosa sono i frontespizi?
PDF prodotti dal sistema per alcuni passi del flusso, che attestano l'esecuzione del passo: frontespizio di adozione, di pubblicazione e di esecutività.
Che cos'è l'ultima pagina?
Una pagina creata quando l'atto è in esecutività: contiene tutte le informazioni dei frontespizi precedenti, compresa l'attestazione di conformità agli originali cartacei.
Il flusso ha sempre gli stessi passi?
Il flusso di lavoro può essere personalizzato e comporre più o meno step.
Posso modificare la data di esecutività?
No: la data di esecutività è la data odierna e non è modificabile.
Posso tornare al passo precedente?
Su alcuni step compare l'icona Elimina passo, che riporta allo step precedente.
Perché non vedo l'icona di passo successivo?
Le informazioni e le operazioni del flusso dipendono dallo stato attuale della registrazione e dalle credenziali di accesso e di visibilità dell'utente.
Risoluzione problemi
Non riesco a impostare la data di adozione
Possibile causa
La data di adozione deve essere successiva o uguale alla data di proposta.
Soluzione
Inserire una data uguale o successiva alla data di proposta.
L'icona di passo successivo non è disponibile
Possibile causa
Il passo non è eseguibile con le credenziali dell'utente collegato, oppure la registrazione si trova in un altro passo.
Soluzione
Controllare il passo nella colonna Tipologia e verificare con l'amministratore le credenziali di accesso e di visibilità.
Voglio correggere il passo appena eseguito
Possibile causa
Il passo è già stato confermato.
Soluzione
Usare, dove compare, l'icona Elimina passo per tornare allo step precedente, oppure l'icona Modifica passo corrente.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Adottare una delibera o una determina
- Pubblicare una delibera o un atto
- Rendere esecutiva una delibera
- Confermare la conformità di un atto
- Generare la relata di pubblicazione
- Produrre i frontespizi di una delibera
- Ottenere l'attestazione di conformità agli originali cartacei
- Seguire l'iter di una delibera dalla proposta all'esecutività
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