Il Piano di Fascicolazione
Il Piano di fascicolazione o piano di organizzazione delle aggregazioni documentali è orientato alla formazione di fascicoli coerenti e funzionali al lavoro quotidiano dell’amministrazione. In particolare, nei fascicoli i documenti devono essere accorpati in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative. I fascicoli possono essere cartacei, digitali (nativi o in copia informatica), ibridi (in parte cartacei, in parte digitali). Per gestire adeguatamente la creazione e sedimentazione dei fascicoli è necessario stabilire criteri condivisi che descrivano:
- la tipologia dei fascicoli creata per ogni voce di classificazione
- il sistema di ordinamento e i criteri di tenuta dei fascicoli
- l’eventuale presenza di sotto-fascicoli
- criteri di denominazione normalizzata per tipologia di fascicoli.
Il Piano di fascicolazione fa parte delle attività e degli strumenti di formazione e gestione dell’archivio, insieme alla Registrazione di protocollo, al Piano di Classificazione o Titolario gestito in Tabelle - Gestione Piano di Classificazione , al Manuale di gestione documentale, al Piano di conservazione o Massimario di scarto gestito in Tabelle - Gestione Piano di Conservazione e al Manuale di conservazione.
Gestione Piano di Fascicolazione
Il Piano di Fascicolazione viene gestito all'interno della vista Classificatore.
Selezionando il filtro "Piano di Fascicolazione" (evidenziato in arancione) e premendo il pulsante "Cerca", è possibile filtrare la struttura ad albero per visualizzare solo quelle voci di Titolario su cui è stato specificato un piano di fascicolazione; tali voci sono di colore verde scuro, mentre il colore verde chiaro indica quelle voci che "ereditano" il piano di fascicolazione dalla voce madre (sotto-fascicoli); le voci in rosso sono quelle a cui non è stato ancora associato un piano di fascicolazione.
Per attivare e gestire il piano di fascicolazione su una determinata voce, si utilizzano i tasti [Piano di Fascicolazione] e [Gruppi] presenti a piè di pagina (evidenziati in giallo):
- [Gruppi]: Consente di aggiungere un gruppo alla voce di classificazione selezionata; per ogni gruppo, quindi, è possibile specificare le azioni che tutti i membri di quel gruppo possono operare sui fascicoli che saranno classificati sotto quella specifica voce.
- [Piano di fascicolazione]: Consente di aprire un fascicolo sulla la voce selezionata. Per impostare un Fascicolo di Procedimento, è sufficiente selezionare la voce corrispondente e premere il pulsante [Salva]; per impostare un Fascicolo Periodico, è obbligatorio selezionare la periodicità (menù a tendina) e un responsabile di fascicolo (che viene scelto dalla Rubrica Interna).
Per maggiori dettagli riguardo la fascicolazione di una unità documentale, consultare la guida operativa disponibile nella sezione "Fascicoli".
Infine, nella porzione destra della finestra, dove viene mostrata una panoramica della voce di classificazione selezionata, si possono vedere i gruppi associati alla voce con i permessi di gestione, i Responsabili di Procedimento e le Segreterie di Procedimento, impostati nella pagina "Settori", nel "Disegno di Funzione".
Responsabili e Segreterie di Procedimento
Nella vista "Tabelle / Settori" è possibile, tra le altre funzioni, visualizzare e modificare il "Disegno di Funzione" del Settore scelto. Qui è dove possiamo specificare il Responsabile e la Segreteria di Procedimento in relazione al Piano di Fascicolazione.
Cliccando sul pulsante [Disegno di funzione] presente a piè di pagina, viene presentata la finestra di modifica dove poter modificare la struttura del DdF, aggiungendo o togliendo figure.
Nella finestra, a piè di pagina, troviamo i pulsanti di azione che permettono di:
- [Aggiungi] Aggiungere nuove figure nel ruolo
- [Elimina] Eliminare la persona selezionata dal ruolo
Finestra di aggiunta nuova figura (pesca tra gli utenti dei gruppi associati al settore/ufficio):
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