Il Piano di Conservazione: definizione e riferimenti normativi
Il Piano di Conservazione (o Massimario di Scarto o Massimario di Selezione) è lo strumento archivistico che descrive le procedure e le tempistiche di conservazione legandole alla classificazione, obbligatorio per la pubblica amministrazione, ma consigliato in ogni organizzazione.
La necessità di realizzare un Piano di Conservazione nasce quindi dall’esigenza archivistica nel gestire correttamente le fasi di conservazione dei fascicoli e dunque dei documenti informatici.
I documenti devono essere regolarmente sottoposti a selezione al fine di scegliere quali debbano essere sottoposti a scarto.
Lo scarto dovrebbe essere pianificato fin dalla progettazione della classificazione e fascicolazione.
La conservazione di un documento digitale è differente da quella relativa ad un documento cartaceo.
Le procedure e gli strumenti archivistici utilizzati sono gli stessi, ma dev’essere presente una maggiore attenzione alle caratteristiche tecniche del documento informatico e ai rischi maggiori a cui è esposto.
L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti».
Il capitolo 4.11 “Selezione e scarto dei documenti informatici” delle Linee Guida AgID definisce le logiche di selezione come operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale a una migliore conservazione dell’archivio.
Il Piano di conservazione in stretta relazione con il Piano di classificazione deve indicare per quanto tempo deve essere conservata ogni serie o tipologia di documenti prodotta nel corso dell'attività di ciascun ente.
Il Piano di conservazione determina e identifica i documenti ritenuti rilevanti (che andranno conservati illimitatamente) da quelli da avviare allo scarto.
In merito allo scarto archivistico, è opportuno ricordare che gli enti pubblici – e tra questi i Comuni – devono ottenere per tale intervento l’autorizzazione del Ministero della Cultura (MIC), ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42)[1].
La realizzazione di un Piano di conservazione nasce con l’intento di facilitare il lavoro arduo dello scarto delle unità documentarie presenti negli archivi. La scelta di conservare alcune tipologie è dettata non solo da motivi amministrativi, ma anche dalla necessità di salvaguardare la memoria storica e facilitarne la ricerca e la conservazione.
L’Archivio, quale complesso organico di documenti, in relazione alla sua gestione, si suddivide in:
- Archivio corrente (il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o conclusi da un breve periodo di tempo e che perciò rivestono ancora un forte interesse ai fini dello svolgimento dell’attività corrente)
- Archivio di deposito (il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi per i quali non risulta più necessaria una trattazione o verso i quali sussistono saltuarie esigenze di consultazione ai fini dell’attività corrente)
- Archivio storico (il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre quarant’anni e destinati alla conservazione permanente nella sezione separata d’archivio)
L’Archivio, sebbene sia suddiviso in archivio corrente, di deposito e storico e conservato in luoghi differenti, è un’unica entità.
[1] d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13
Gestione del Piano di Conservazione (Massimario di Scarto) in DocSuite PA
La gestione del Piano di conservazione viene effettuata dal menu Tabelle.
Il Massimario di Scarto è rappresentato da un elenco ad albero, all’interno del quale vengono riportate le unità documentarie, a cui vengono associate le relative informazioni, quali:
- tempo di conservazione (periodo di conservazione dei documenti espresso in anni)
- data di attivazione (data di inizio utilizzo della voce del massimario)
- data di disattivazione (data di fine utilizzo della voce del massimario)
- l’associazione ad un eventuale voce di classificazione.
L’accesso alle funzioni del modulo avviene tramite la specifica voce inserite nel menu principale della Sistema, sezione Tabelle:
La selezione della voce di menu "Massimario di scarto" apre la seguente finestra tramite cui l’operatore può ricercare le voci dei massimari tramite i seguenti campi di ricerca:
- Nome
- Codice
Oppure facendo riferimento alle voci dei massimari annullati andando ad abilitare la casella "Includi annullati"; tale casella permette di visualizzare le voci di massimari disattivate.
Ogni voce del massimario è composta dal codice e dal nome della voce del massimario. La struttura è quella familiare ad albero.
L'utente può visualizzare le voci dei massimari presenti e selezionare quello di interesse. Selezionando una voce, si apre il ramo con i sotto-rami (o le foglie) di quella voce.
La finestra di visualizzazione della voce del massimario selezionato presenta i seguenti dati, organizzati in due sezioni separate:
- Informazioni: dati riferiti alla voce selezionata.
- Classificatori associati: classificatori associati a quella voce di massimario.
Nel dettaglio analizziamo i campi:
- Tempo di conservazione: periodo di conservazione dei documenti espresso in anni; la sigla ILLIMITATO, sta ad indicare la conservazione a tempo illimitato della documentazione da versare nell’Archivio Storico. I tempi di conservazione indicati nella voce del massimario devono essere considerati come i tempi minimi di conservazione.
- Specifiche: inserimento di note specifiche della voce del massimario
- Data di Attivazione: Data di inizio utilizzo della voce del massimario
- Data di Disattivazione: Data di fine utilizzo della voce del massimario
- Classificatore associati: verifica se e quali classificatori sono associati alla voce del massimario riportando anche il codice del classificatore
La finestra dispone di una serie di pulsanti che consentono determinate azioni:
- [Aggiungi]: consente di aggiungere una nuova voce di massimario di scarto . Schiacciando il quale si aprirà la seguente finestra
Premere il pulsante [Conferma] per salvare la nuova registrazione.
Come si evince dall'immagine i dati richiesti dall'inserimento sono: Nome, Codice, Specifiche, Tempo di Conservazione e Data di Attivazione, mentre permette la sola visualizzazione della Data di Disattivazione.
- [Modifica]: Questo pulsante è visibile solo cliccando su una voce di massimario e serve a modificare i seguenti dati: Nome, codice, specifiche, Data di Attivazione e Data di Disattivazione della voce specificata.
Premere il pulsante [Conferma] per salvare e visualizzare la nuova modifica.
- [Elimina]: Il pulsante consente di impostare la data di disattivazione della voce del massimario scelto ed è visibile solo cliccando sulla voce del massimario.
Premere il pulsante [Conferma] per salvare la registrazione. - [Recupera]: Il pulsante consente di recuperare le voci di massimari annullati, all'azione del clic si aprirà la seguente schermata
Incidenza del Piano di Conservazione (Massimario di Scarto) sulla gestione dei Fascicoli
Il Piano di Conservazione è stato realizzato per gestire correttamente le fasi di conservazione dei fascicoli (quindi dei documenti informatici), per cui la gestione della storicizzazione ha apportato delle modifiche nella logica di gestione dei Fascicoli.
Nella fase di inserimento di un fascicolo, quando l’utente aggiunge un classificatore a cui è stato associato una voce del massimario di scarto con un certo tempo di conservazione, la logica introdotta permette la compilazione automatica del dato “Conservazione Anni” del fascicolo, in riferimento agli anni di conservazione della voce del massimario associato al Classificatore scelto.
Di seguito un'immagine esemplificativa:
Come si evince dalle immagini, è stato associato alla voce del massimario di scarto un classificatore, il cui tempo di conservazione è 10 anni. Quindi nell’inserimento del fascicolo, andando ad aggiungere lo stesso classificatore, verrà automaticamente compilato il dato "Conservazione Anni" con lo stesso tempo di conservazione della voce di massimario associato al classificatore.
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