Il Piano di Classificazione: definizioni e riferimenti normativi

Il Piano di Classificazione o Titolario di Classificazione è uno strumento di sedimentazione ordinata e razionale per organizzare e ricercare i documenti.

Consiste nell’attribuire tutti i documenti prodotti, nel momento della loro formazione e acquisizione, ad una partizione del sistema di classificazione corrispondente alle materie o alle funzioni di competenza dell’organizzazione, al fine di inserire stabilmente i documenti medesimi nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente.

Le voci del Piano sono partizioni astratte gerarchicamente ordinate a seguito di un’attenta analisi delle funzioni dell’Ente.

Il Piano guida la formazione dei fascicoli e delle serie: tutti i documenti di un fascicolo o di una serie condividono lo stesso indice di classificazione.

Il piano di classificazione non dev’essere basato sull’organigramma del soggetto produttore, ma sulle funzioni aziendali: l’organigramma cambia facilmente nel corso del tempo, ciò che viene svolto da un’organizzazione rimane costante, pur cambiandone la forma.

Il titolario, inoltre, dev’essere slegato dalle singole evenienze e mantenersi generico onde evitare un proliferare di sottoclassi. Per le singole situazioni esiste il fascicolo.

Il Piano di classificazione fa parte delle attività e degli strumenti di formazione e gestione dell’archivio, insieme alla Registrazione di protocollo, al Piano di fascicolazione gestito in Tabelle - Piano di Fascicolazione (Classificatore), al Manuale di gestione documentale, al Piano di Conservazione gestito in Tabelle - Piano di Conservazione (Massimario di Scarto) e al Manuale di Conservazione.

La classificazione, quindi, è un’attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti da un determinato soggetto (per ogni Area Organizzativa Omogenea), protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci che descrive l'attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze.

La classificazione è un’attività obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti dell’AOO e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti dalla stessa AOO sottoposti o meno alla registrazione di protocollo, ai sensi degli articoli 5628 e 64, comma 429, del Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (TUDA). Le informazioni relative alla classificazione nei casi dei documenti amministrativi informatici costituiscono parte integrante dei metadati previsti per la formazione dei documenti medesimi.

Il Responsabile della gestione documentale o il coordinatore della gestione documentale, ove nominato, verifica periodicamente la rispondenza del piano di classificazione ai procedimenti amministrativi e agli affari in essere e procede al suo aggiornamento.

Nel sistema di gestione informatica dei documenti dell’AOO l’attività di classificazione guida la formazione dell’archivio mediante il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali[1] (o piano di fascicolazione).

[1] Linee Guida AgID cap. 3.2

Gestione del Classificatore

In ambito DocSuitePA il titolario o Classificatore è rappresentato in una struttura ad albero, suddiviso per categorie o titoli numerati, i quali corrispondono ciascuno ai vari rami dell’attività svolta dall’ente; ad ogni titolo corrispondono ulteriori categorie definite classi o sottoclassi le quali hanno l’obiettivo di dettagliare le funzioni dell’ente.

Facendo riferimento all’esempio soprastante, se si dovesse inserire nel sistema di gestione documentale un “Documento di Assunzione” questo dovrà essere classificato nella rispettiva voce di Titolario.

Ogni documento prodotto, acquisito o ricevuto dall’Ente deve essere classificato.

L’accesso alle funzioni del modulo avviene tramite selezione della voce "Classificatore" inserita nella sezione Tabelle del menu principale del Sistema:

La selezione della voce di menu Classificatore apre la seguente finestra tramite cui l'operatore corrente può ricercare le voci di classificazione dopo aver selezionato la tipologia di unità documentale desiderata nella tendina "Tipologia".

L'operatore potrà ricercare le voci di classificazione inserendo il nome della voce desiderata o il codice all'interno dell’apposita casella di ricerca.

Per gestire facilmente i nodi già abilitati alla fascicolazione, oltre alla ricerca per codice e descrizione, l'utente dispone del pulsante "Piano fascicolazione" che consente di nascondere automaticamente i nodi non ancora configurati.
Premendo il pulsante "Cerca", viene aggiornata la struttura dell'albero di classificazione.

Stato del classificatore
Tramite appositi filtri, è possibile filtrare la modalità di fruizione della tabella.

Con i due selettori non esclusivi "Attivi" e "Disattivi", l'utente può scegliere quali voci di classificazione vedere. La vista di default mostra solo quelli attivi.

Con il menù a tendina "Versione del Classificatore", l'utente può selezionare la versione a cui far riferimento, in base alla quale può visualizzare le sole voci di classificazioni attive o disattivate (a seconda della scelta dello stato del classificatore) in quella data versione.

La funzionalità Versione del Classificatore permette di visualizzare le versioni precedenti del Piano di Classificazione, per permettere la ricerca della documentazione secondo la classificazione apposta nel periodo in cui era in vigore quello specifico Titolario.

Un Ente può dotarsi di nuove funzioni o modificarne delle altre, questo porta all’aggiornamento del Piano di Classificazione. Una volta aggiornato il Piano di Classificazione si procede a classificare la nuova documentazione secondo la nuova versione del Piano, mentre la documentazione già inserita mantiene la versione precedente. Questo perché altrimenti si andrebbe a intaccare il vincolo archivistico di sedimentazione della documentazione.

Per ulteriori dettagli riguardo la versione del classificatore si veda la relativa documentazione Tabelle - Versione del Piano di Classificazione (Classificatore)

A piè pagina, troviamo i pulsanti di azione sul classificatore:

• [Aggiungi]: Consente di aggiungere una voce di classificazione; in fase di inserimento, si caricheranno solo le voci di classificatore "attive" ovvero quelle che hanno data di inizio antecedente alla data odierna.

Cliccando il pulsante [Aggiungi] si aprirà la seguente schermata:

Durante l’aggiunta di una voce di classificazione verranno quindi richiesti i seguenti dati:
- Codice (codice della voce di classificazione che si vuole aggiungere)

- Nome (nome della voce di classificazione)

- Data di Attivazione (data di inizio utilizzo della voce di classificazione), quest'ultima introdotta per poter correttamente gestire la storicizzazione, e governarne correttamente l'utilizzo nelle varie schermate del sistema.

• [Modifica]: cliccando sul pulsante si apre la seguente finestra, in cui viene richiesto il campo "Data di Attivazione" per poter correggere eventuali errori in fase di inserimento.

La data è modificabile se non sono stati già associati Documenti Informatici alla voce specifica.
Questa regola si rende necessaria per avere una coerenza temporale tra le voci di classificazione e le varie unità documentali del Sistema. Inoltre la funzionalità "Modifica" sarà attiva per le sole voci del Piano di Classificazione attive.

• [Elimina]: Consente di disattivare una voce di classificazione

Come si evince dall'immagine cliccando sul tasto [Elimina] verrà richiesta una "Data di Disattivazione", che corrisponderà alla data di eliminazione della voce di classificazione. Di default verrà sempre proposta la data attuale, ma eventualmente l'amministratore del Piano di Classificazione potrà selezionare la data desiderata, con la condizione però che sia posteriore alla Data di Attivazione.

• [Massimario di scarto]: consente di associare una voce di classificazione al massimario di scarto. Cliccando il pulsante si aprirà la seguente la finestra:

• [Recupera]: Consente di recuperare una voce di classificazione disattivata. Cliccando sul pulsante si aprirà la seguente finestra:

• [Gruppi]: Consente di aggiungere un gruppo alla voce di classificazione selezionata. Cliccando sul pulsante si aprirà la seguente schermata:

• [Log]: mediante questo pulsante è possibile visualizzare tutti i log della voce di classificazione, ovvero una lista ordinata delle operazioni effettuate su di essa.

• [Piano di fascicolazione]: Consente di creare un fascicolo sulla voce di classificazione selezionata.
  Per un maggior dettaglio, si rimanda alla guida Tabelle - Gestione Piano di Fascicolazione (Classificatore) "Gestione Piano di Fascicolazione".
  
  

Impatto della funzionalità "Storicizzazione del Classificatore" sul Sistema

Questa gestione del Classificatore ha un impatto in tutto il Sistema, perché va a modificare la logica delle pagine delle varie unità documentali come Pratiche, Protocollo, Serie Documentali, UDS, Fascicoli e Atti.

Inserimento e modifica
Nelle schermate di "Inserimento" e "Modifica" delle diverse Unità Documentali l'utente potrà selezionare solo le voci di classificazione attive in quella data, mentre non potrà visualizzare le voci di classificazione disattivate, né le voci di classificazione con data di attivazione successiva alla data di creazione dell'unità documentale.

Esempio di inserimento voci del Classificatore nel modulo Protocollo: sono visibili solo le voci attive alla data

Schermata di ricerca
In fase di "Ricerca Protocollo", l'utente può visualizzare le voci di classificazione in base al valore specificato nel campo Anno; quando si seleziona l'icona di aggiunta Classificazione , vengono proposte solo le voci di classificazione attive in quell'anno o negli anni precedenti, ma non negli anni successivi.