Docsuite PA: Protocollo - Come recuperare e annullare i protocolli sospesi

Scopo

Questa procedura consente di utilizzare i numeri di protocollo precedentemente sospesi, associandoli a una nuova registrazione, e di annullare quelli rimasti inutilizzati.
Al termine dell'operazione il numero sospeso risulta impiegato da un protocollo reale, oppure annullato con la motivazione indicata.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Impiegare un numero prenotato a fronte di un cambio anno, quando si sono dovuti fermare alcuni protocolli con l'anno precedente
• Registrare un protocollo sul numero che gli era stato riservato
• Controllare quali numeri sospesi sono ancora disponibili
• Annullare i numeri sospesi inutilizzati o non più necessari

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Che esistano protocolli sospesi, creati con la procedura descritta in Amministrazione - Sospensione
• Essere abilitati alle voci di menu Recupero ed Elenco per Recupero del modulo Protocollo
• Avere a disposizione i dati e il documento da registrare sul numero sospeso
• Conoscere il motivo dell'annullamento, se si annullano numeri inutilizzati

Informazioni sui campi

Recupero

Voce di menu del modulo Protocollo. La maschera si presenta identica a quella di un normale inserimento di protocollo, con le stesse modalità.

Recupero Protocollo

Area a piè di pagina della maschera di recupero, sopra il pulsante Conferma inserimento: vi si indica il numero di protocollo da recuperare.

Seleziona Protocollo

Pulsante che apre una finestra con l'elenco dei protocolli sospesi ancora disponibili. Per associare un numero all'inserimento in corso è sufficiente selezionare il collegamento del protocollo.

Elenco per Recupero

Voce di menu che apre la vista di tutti i protocolli sospesi non ancora utilizzati.

Annullo

Funzione della vista Elenco per Recupero, nella parte alta della pagina: consente di annullare i protocolli inutilizzati o non più necessari. È richiesta una breve descrizione del motivo dell'annullamento.

Annulla Protocolli

Pulsante che esegue l'annullamento: i protocolli vengono rimossi dall'elenco e compare la conferma a video.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Recupero ed Elenco per Recupero
• Ruolo richiesto: Utente abilitato al recupero dei protocolli sospesi
• Tempo medio: 5-10 minuti per il recupero, 2 minuti per l'annullo

I numeri sospesi nascono da una scelta amministrativa — tipicamente il cambio anno, con la necessità di fermare alcuni protocolli con l'anno precedente — e hanno due sole uscite: essere impiegati da una registrazione o essere annullati.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Associa il numero sospeso scelto alla registrazione appena compilata
• Toglie quel numero dall'elenco dei sospesi disponibili
• Rimuove dall'elenco i protocolli sospesi annullati, conservando il motivo indicato

Domande frequenti

Che cosa sono i protocolli sospesi?

Numeri precedentemente prenotati, per esempio a fronte di un cambio anno con la necessità di fermare alcuni protocolli con l'anno precedente.

Dove si creano i protocolli sospesi?

Con la procedura descritta in Amministrazione - Sospensione.

La maschera di recupero è diversa da quella di inserimento?

No: è identica a quella di un normale inserimento di protocollo, con le stesse modalità. Cambia soltanto l'area di recupero a piè di pagina.

Come vedo quali numeri sono ancora disponibili?

Con il pulsante Seleziona Protocollo nella maschera di recupero, oppure dalla vista Elenco per Recupero.

Posso annullare un numero sospeso che non serve più?

Sì, dalla vista Elenco per Recupero, con la funzione di Annullo.

Serve indicare un motivo per l'annullamento?

Sì, è richiesta una breve descrizione del motivo.

Dove trovo le istruzioni per compilare il protocollo?

Nella guida Come registrare un protocollo: le modalità sono le stesse.

Risoluzione problemi

L'elenco dei protocolli sospesi è vuoto

Possibile causa

Non ci sono numeri sospesi ancora disponibili: sono già stati tutti utilizzati o annullati.

Soluzione

Verificare con l'amministratore se occorre sospendere altri numeri, secondo quanto descritto in Amministrazione - Sospensione.

Il sistema non consente di confermare l'annullamento

Possibile causa

Non è stata indicata la descrizione del motivo dell'annullamento, che è richiesta.

Soluzione

Compilare la breve descrizione del motivo e confermare di nuovo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Utilizzare un numero di protocollo prenotato
• Recuperare un protocollo sospeso
• Protocollare con l'anno precedente dopo il cambio anno
• Consultare l'elenco dei protocolli sospesi
• Annullare i numeri di protocollo inutilizzati