Docsuite PA: Protocollo - Come indicare mittenti e destinatari

Scopo

Questa procedura consente di indicare i mittenti e i destinatari di un protocollo, scegliendo i contatti dalle rubriche disponibili, inserendoli a mano o importandoli da un foglio Excel.
Al termine dell'operazione i soggetti della comunicazione sono associati al protocollo.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Indicare il mittente di un protocollo in ingresso
• Indicare i destinatari di un protocollo in uscita
• Protocollare verso un ente pubblico reperibile sull'Indice della Pubblica Amministrazione
• Registrare un contatto che non è presente in nessuna rubrica
• Inviare lo stesso documento a molti destinatari partendo da un elenco

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere aperto l'inserimento di un protocollo, come descritto in Come registrare un protocollo
• Avere scelto la tipologia del protocollo: da essa dipende quale dei due campi è obbligatorio
• Disporre del modello Excel fornito, se si importa un elenco di contatti

Informazioni sui campi

Mittenti

Soggetti che inviano la comunicazione. Sono obbligatori nei protocolli in ingresso.

Destinatari

Soggetti che ricevono la comunicazione. Sono obbligatori nei protocolli in uscita.

Rubrica Aziendale

Contatti dell'azienda provenienti da Active Directory. La finestra consente di cercare e selezionare uno o più contatti.

Rubrica Organigramma

Contatti presi dall'organigramma aziendale.

Rubrica di protocollo

Contatti registrati nella rubrica del protocollo. La ricerca si può fare a testo libero oppure indicando il codice associato al contatto, che è la modalità più rapida.

Inserimento manuale di un contatto

Apre un modulo per registrare un contatto non presente in nessuna rubrica. La maschera cambia secondo la tipologia scelta: per esempio quella di un contatto Area Organizzativa Omogenea è diversa da quella di un contatto Persona.

Inserimento manuale di una lista di distribuzione

Consente di registrare a mano un elenco di destinatari da trattare come un unico gruppo.

Indice PA

Collegandosi direttamente al sito dell'Indice della Pubblica Amministrazione, consente di cercare e selezionare uno o più enti.

Importa contatti da modello Excel

Consente di selezionare dal proprio file system un foglio Excel compilato secondo il modello fornito, per inserire molti contatti in una volta.

Altri comandi

• Elimina il contatto inserito: disponibile soltanto finché il protocollo non è stato salvato
• Scheda del contatto: apre un riepilogo dei dati del contatto selezionato

Conferma e Conferma e nuovo

Nelle finestre di ricerca, Conferma chiude la selezione, mentre Conferma e nuovo consente di scegliere altri contatti senza chiudere e riaprire la finestra.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Mittenti e destinatari
• Ruolo richiesto: Utente con diritti di scrittura sul contenitore del protocollo
• Tempo medio: 1-3 minuti

I comandi sono gli stessi per il campo Mittenti e per il campo Destinatari: cambia soltanto quale dei due va compilato, secondo la tipologia del protocollo.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Associa al protocollo i mittenti o i destinatari indicati
• Conserva i dati dei contatti inseriti a mano
• Rende consultabile la scheda di ciascun contatto selezionato
• Consente di proseguire con la conferma dell'inserimento del protocollo

Domande frequenti

Devo compilare i mittenti o i destinatari?

Dipende dalla tipologia: i mittenti sono obbligatori nei protocolli in ingresso, i destinatari in quelli in uscita.

Posso selezionare più contatti in una volta?

Sì. Nelle finestre di ricerca il comando Conferma e nuovo consente di aggiungere un contatto dopo l'altro senza chiudere la finestra.

Il contatto non è in nessuna rubrica: che faccio?

Si usa l'inserimento manuale, che consente di registrare i dati del contatto direttamente dal protocollo.

Che differenza c'è fra Rubrica Aziendale e Rubrica di protocollo?

La Rubrica Aziendale prende i contatti da Active Directory; la Rubrica di protocollo è la rubrica propria del modulo, nella quale si può cercare anche per codice.

Come protocollo verso un ente pubblico?

Con il comando dell'Indice PA, che interroga direttamente il sito dell'Indice della Pubblica Amministrazione.

Posso inserire molti destinatari in una volta sola?

Sì, importandoli da un foglio Excel compilato secondo il modello fornito.

Posso togliere un contatto inserito per errore?

Sì, finché il protocollo non è stato salvato.

Risoluzione problemi

Il contatto cercato non compare in rubrica

Possibile causa

Il contatto non è censito in quella rubrica, oppure la ricerca è stata fatta sul criterio sbagliato.

Soluzione

Provare un'altra rubrica, oppure cercare per codice nella Rubrica di protocollo. Se il contatto non esiste, inserirlo a mano.

L'importazione da Excel non produce contatti

Possibile causa

Il foglio non è compilato secondo il modello fornito.

Soluzione

Ricompilare il foglio partendo dal modello e ripetere l'importazione.

Il comando di eliminazione del contatto non è disponibile

Possibile causa

Il protocollo è già stato salvato.

Soluzione

Intervenire sul protocollo registrato secondo i diritti di cui si dispone.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Indicare il mittente di un protocollo
• Indicare i destinatari di un protocollo
• Cercare un contatto in rubrica
• Inserire un contatto non presente in rubrica
• Protocollare verso un ente dell'Indice PA
• Importare un elenco di destinatari da Excel