Scopo
Questa procedura consente di acquisire la catena documentale di un protocollo: il documento principale, gli allegati e gli annessi.
Al termine dell'operazione il protocollo contiene tutti i file che lo compongono, pronti per la conferma dell'inserimento.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Acquisire da scanner un documento cartaceo da protocollare
- Allegare un file già disponibile sul proprio computer
- Riprendere un documento già presente in un altro protocollo, in un atto o in una serie documentale
- Firmare elettronicamente un documento prima di confermare il protocollo
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere aperto l'inserimento di un protocollo, come descritto in Come registrare un protocollo
- Avere a disposizione il documento, su file oppure alla scansione
- Che lo scanner sia configurato, se si acquisisce da carta
Informazioni sui campi
Documento
Il documento principale del protocollo.
Allegati
Documenti che costituiscono parte integrante del documento principale.
Annessi
Documenti che accompagnano il protocollo come parte non integrante.
Funzioni comuni ai tre campi
A destra di ciascun campo è disponibile una serie di comandi, rappresentati da altrettante icone:
- Inserimento documento da scanner
- Inserimento documento da file system
- Inserimento documento da SharePoint
- Elimina il documento: disponibile soltanto finché il protocollo non è stato salvato
- Anteprima del documento
- Firma: apre la finestra che consente di apporre la firma elettronica al documento
Funzioni aggiuntive di Allegati e Annessi
Per i soli allegati e annessi sono disponibili tre comandi in più, che recuperano un documento già presente nel sistema:
- Copia da Protocollo
- Copia da Atto o Delibera
- Copia da Serie Documentali
Informazioni generali
- Modulo: Protocollo
- Funzionalità: Documenti, allegati e annessi
- Ruolo richiesto: Utente con diritti di scrittura sul contenitore del protocollo
- Tempo medio: 2-5 minuti
L'acquisizione è integrata nel flusso di lavoro: non occorre preparare i file altrove, perché scansione, prelievo da file system e recupero da altri documenti avvengono dalla stessa maschera di inserimento.
Procedura
1. Individuare i campi dei documenti
Nella maschera di inserimento del protocollo, i tre campi Documento, Allegati e Annessi riportano a destra i comandi di acquisizione.
2. Acquisire il documento principale
Selezionare il comando corrispondente alla provenienza del file: da scanner, da file system o da SharePoint.
3. Aggiungere gli allegati
Ripetere l'operazione sul campo Allegati per i documenti che sono parte integrante del principale. Per riprendere un documento già nel sistema, usare i comandi di copia da protocollo, da atto o delibera, o da serie documentali.
4. Aggiungere gli annessi
Operare allo stesso modo sul campo Annessi per i documenti che accompagnano il protocollo senza esserne parte integrante.
5. Controllare quanto acquisito
Usare il comando di anteprima per verificare che il file inserito sia quello giusto. Finché il protocollo non è stato salvato, il comando di eliminazione consente di rimuovere un documento inserito per errore.
6. Firmare il documento, se previsto
Selezionare il comando di firma per aprire la finestra che consente di apporre la firma elettronica.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Associa al protocollo il documento principale
- Associa gli allegati come parte integrante e gli annessi come parte non integrante
- Rende disponibile l'anteprima di ciascun documento acquisito
- Conserva la firma elettronica apposta prima della conferma
Domande frequenti
Che differenza c'è fra allegato e annesso?
L'allegato è parte integrante del documento principale; l'annesso lo accompagna senza esserne parte integrante.
Posso togliere un documento inserito per sbaglio?
Sì, finché il protocollo non è stato salvato. Dopo il salvataggio il comando di eliminazione non è più disponibile.
Da dove posso prendere i file?
Da scanner, dal proprio file system o da SharePoint. Allegati e annessi si possono inoltre copiare da un protocollo, da un atto o delibera e da una serie documentale.
Posso firmare il documento durante l'inserimento?
Sì, con l'apposito comando, che apre la finestra di firma elettronica.
Devo convertire il file prima di allegarlo?
No. Possono essere inseriti documenti già disponibili in qualsiasi formato elettronico, oltre a quelli acquisiti da scanner.
Come verifico di avere allegato il file giusto?
Con il comando di anteprima, disponibile su ciascun documento acquisito.
Risoluzione problemi
Il comando di eliminazione non è disponibile
Possibile causa
Il protocollo è già stato salvato: da quel momento il documento non si rimuove da qui.
Soluzione
Intervenire sulla catena documentale del protocollo già registrato, secondo i diritti di cui si dispone.
L'acquisizione da scanner non parte
Possibile causa
Lo scanner non è configurato sulla postazione.
Soluzione
Verificare la configurazione della postazione con l'assistenza.
Non trovo il documento da copiare da un altro protocollo
Possibile causa
Il protocollo di origine non è fra quelli su cui si hanno diritti di accesso.
Soluzione
Verificare i diritti sul contenitore di origine con l'amministratore dell'applicativo.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Allegare un documento a un protocollo
- Scansionare un documento da protocollare
- Inserire annessi in un protocollo
- Copiare un documento da un altro protocollo
- Firmare elettronicamente un documento in fase di protocollazione
- Acquisire un documento da SharePoint
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