Docsuite PA: Protocollo - Come registrare un protocollo tra uffici

Scopo

Questa procedura consente di registrare un protocollo tra uffici, cioè una comunicazione interna fra settori appartenenti alla stessa Area Organizzativa Omogenea (AOO).
Al termine dell'operazione la comunicazione è protocollata e consultabile come qualsiasi altro protocollo.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Tracciare una comunicazione fra due settori della stessa azienda
• Dare un numero di protocollo a una nota interna trasmessa da un ufficio a un altro
• Conservare evidenza dello scambio fra uffici con le stesse garanzie degli altri protocolli

Per le comunicazioni con soggetti esterni all'azienda si utilizzano invece i protocolli in ingresso e in uscita.

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Essere abilitati alla registrazione di protocolli nel contenitore di destinazione
• Conoscere il settore mittente e il settore destinatario della comunicazione
• Che entrambi appartengano alla stessa Area Organizzativa Omogenea
• Avere presente la procedura descritta in Come registrare un protocollo: l'inserimento di un protocollo tra uffici segue le stesse modalità

Informazioni sui campi

Mittente

Settore o figura che invia la comunicazione. In un protocollo tra uffici è sempre un soggetto interno all'azienda e il campo è obbligatorio.

Destinatario

Settore o figura che riceve la comunicazione. Anche in questo caso è un soggetto interno all'azienda e il campo è obbligatorio.

È questa la differenza rispetto agli altri protocolli: mittente e destinatario si scelgono entrambi all'interno dell'azienda e nessuno dei due può essere lasciato vuoto.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Protocollo tra uffici
• Ruolo richiesto: Utente abilitato alla registrazione di protocolli nel contenitore
• Tempo medio: 2-3 minuti

Il protocollo tra uffici non è un modulo a parte: è una tipologia di protocollo che si registra dalla stessa maschera di inserimento, con la sola particolarità dei soggetti interni.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra la comunicazione attribuendole un numero di protocollo
• Conserva il settore mittente e il settore destinatario fra i dati della registrazione
• Rende il protocollo consultabile e ricercabile come gli altri

Domande frequenti

Che cos'è l'Area Organizzativa Omogenea?

È l'insieme di uffici che l'ente individua come unico ambito di protocollazione. Il protocollo tra uffici serve a tracciare gli scambi fra settori che ne fanno parte.

Posso indicare un destinatario esterno all'azienda?

No. In un protocollo tra uffici mittente e destinatario sono entrambi soggetti interni. Per i destinatari esterni si usa un protocollo in uscita.

Posso lasciare vuoto il mittente o il destinatario?

No, sono entrambi obbligatori.

La registrazione è diversa da quella di un protocollo normale?

No. Cambiano soltanto i soggetti: le modalità di inserimento sono quelle descritte in Come registrare un protocollo.

Il protocollo tra uffici riceve una numerazione a sé?

Segue la numerazione del registro di protocollo come le altre registrazioni.

Risoluzione problemi

Il settore cercato non compare fra i mittenti o i destinatari

Possibile causa

Il settore non è censito fra i soggetti interni, oppure non appartiene all'Area Organizzativa Omogenea di riferimento.

Soluzione

Verificare il censimento del settore con l'amministratore dell'applicativo.

Il sistema non consente di confermare la registrazione

Possibile causa

Manca il mittente o il destinatario, che in questa tipologia sono entrambi obbligatori.

Soluzione

Compilare entrambi i campi e confermare di nuovo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Protocollare una comunicazione interna
• Registrare una nota fra settori
• Tracciare uno scambio fra uffici della stessa AOO
• Protocollare una comunicazione senza destinatari esterni
• Registrare un protocollo interno