Protocollo - Distribuzione

Distribuzione protocollo per Competenza o Conoscenza: principio generale

Dopo aver protocollato un documento al servizio Protocollo Generale esso viene indirizzato ad un settore destinatario, che tramite la figura del manager può smistare ad altri settori o utenti secondo due modalità:

- Per Conoscenza

- Per Competenza

Nel momento in cui si smista per conoscenza il settore che riceve può solo inoltrare sempre tramite il proprio manager per conoscenza ad altri settori, mentre se si inoltra per competenza anche chi riceve potrà a sua volta inoltrare per competenza o per conoscenza.

Il manager del settore può inoltrare per conoscenza o competenza solo a settori di livello inferiore al proprio. Non è possibile inoltrare a settori di pari livello o di livello superiore.

Si inoltra per conoscenza per rendere consapevole il settore di destinazione del protocollo appena spedito, e nessuna attività è richiesta al settore/utente di destinazione; mentre se si inoltra per Competenza il settore/utente di destinazione è richiesto di attivarsi sul protocollo spedito.

A tal fine nel Sistema, nella sezione Scrivania, sono state implementate delle viste (Cartelline Gialle) che aiutano in maniera immediata i vari attori.

La Scrivania è richiamabile dal menù di sinistra, sotto la voce utente oppure in altro a destra.

Gli elementi che vengono visualizzati dentro le viste sono relative al singolo utente e non all’interno servizio, quindi sono i protocolli che a livello personale e non di settore sono stati letti, smistati, ...

Una volta aperta la scrivania si possono visualizzare tutte le viste, quella che interessa la distribuzione è la vista relativa al protocollo che presenta le seguenti voci:

Diario	Riassunto relativo a tutte le attività svolte da me
In Evidenza	Protocolli che mi hanno inviato per darmi una evidenza, in quanto magari appartenendo a settori non figli del mittente.
Da Leggere	Protocolli che non ho mai visto o gestito
Da Distribuire	Solo per manager: protocolli che mi hanno inviato e che non ho ancora provveduto a distribuire per conoscenza o competenza
Da Lavorare	Protocolli che l’utente ha ricevuto per competenza sul quale deve attivarsi
In Assegnazione	Solo per manager: protocolli che sono stati distribuiti per conoscenza o competenza
Recenti	Attività svolte di recente, nell’ultimo mese?
Inserimento Oggi	Protocolli inseriti oggi
Inserimento Settimana	Protocolli inseriti nell'ultima settimana
Inserimento Mese	Protocolli inseriti nell'ultimo mese

 

Esempi pratici:

1) protocollo smistato a un settore con un solo manager

Nel momento in cui il manager riceve dal protocollo generale un protocollo da smistare, vedrà il protocollo nelle viste:

• Da Distribuire
• Da Leggere

Tutti gli altri utenti non vedono nulla

Nel momento in cui il protocollo viene distribuito, il manager non vedrà più il protocollo nel da distribuire e nemmeno nel da leggere, in quanto se lo ha distribuito vuol dire che lo ha anche letto. Vedrà il protocollo nel diario.

Gli utenti a cui è stato smistato il protocollo lo vedranno nel da leggere se gli è stato smistato per conoscenza, mentre lo vedranno nel da lavorare e nel da leggere se è stato smistato per competenza.

2) protocollo smistato a un settore con due manager

Nel momento in cui i manager ricevono dal protocollo generale un protocollo da smistare, vedranno entrambe il protocollo nelle viste:

• Da Distribuire
• Da Leggere

Tutti gli altri utenti non vedono nulla

Nel momento in cui il protocollo viene distribuito, il manager che avrà distribuito non vedrà più il protocollo nel da distribuire e nemmeno nel da leggere, lo vedrà nel diario, mentre l’altro manager lo vedrà solo nel da leggere in quanto già distribuito.

Gli utenti a cui è stato smistato il protocollo lo vedranno nel da leggere se gli è stato smistato per conoscenza, mentre lo vedranno nel da lavorare e nel da leggere se è stato smistato per competenza.

3) protocollo smistato a un sottosettore saltando un settore intermedio

Nel momento in cui il manager riceve dal protocollo generale un protocollo da smistare, vedrà il protocollo nelle viste:

• Da Distribuire
• Da Leggere

Tutti gli altri utenti non vedono nulla

Nel momento in cui il protocollo viene distribuito a un sottosettore saltando un settore intermedio, il manager non vedrà più il protocollo nel da distribuire e nemmeno nel da leggere, in quanto se lo ha distribuito vuol dire che lo ha anche letto. Vedrà il protocollo nel diario.

Gli utenti a cui è stato smistato il protocollo lo vedranno nel da leggere se gli è stato smistato per conoscenza, mentre lo vedranno nel da lavorare e nel da leggere se è stato smistato per competenza.

Il settore intermedio vedrà comunque il protocollo nel da leggere

4) protocollo smistato a un settore con un manager di più settori

Nel momento in cui il manager riceve dal protocollo generale un protocollo da smistare, vedrà il protocollo nelle viste:

• Da Distribuire
• Da Leggere

Tutti gli altri utenti non vedono nulla

Nel momento in cui il protocollo viene distribuito, il manager non vedrà più il protocollo nel da distribuire e nemmeno nel da leggere, in quanto se lo ha distribuito vuol dire che lo ha anche letto. Vedrà il protocollo nel diario.

Se distribuisce a un sottosettore di cui è anche manager, continuerà a vedere il protocollo nel da distribuire.

Gli utenti a cui è stato smistato il protocollo lo vedranno nel da leggere se gli è stato smistato per conoscenza, mentre lo vedranno nel da lavorare e nel da leggere se è stato smistato per competenza.

In questo caso in cui il manager è manager di più settori per poter lavorare in modo più chiaro conviene che attivi la visualizzazione del settore tramite la funzione di settore di appartenenza.  In questa sezione vedrà con il segno di spunta i settori a cui appartiene, selezionando solo un settore gestirà i protocolli smistati solo esclusivamente a quel settore.

Considerazioni

un manager può smistare solo a:

• Sotto settori del suo settore
• A se stesso

Se intende rendere partecipe un altro manager di un altro settore per visionare un documento, potrà farlo rendendolo in evidenza.