Protocollo - Inserimento

L'operatività di inserimento di protocollo (ovvero protocollazione) permette di inserire i documenti relativi alle comunicazioni ufficiali dell'azienda in ingresso, uscita e tra uffici.
Al termine della fase di inserimento, i dati vengono memorizzati e il sistema rilascia un numero progressivo unico per AOO utilizzato per la segnatura.

La voce di menu Inserimento si trova sotto all'etichetta Protocollo nel menu di sinistra.

La procedura di Inserimento prevede l’input dei dati minimi obbligatori previsti dalla normativa:

• Documento
• Contenitore
• Tipologia del Protocollo:
  - Ingresso
  - Uscita
  - Tra Uffici
• Mittenti/Destinatari (i primi obbligatori se protocollo in ingresso; i secondi obbligatori se protocollo in uscita)
• Oggetto
• Classificazione

Documenti, Allegati e Annessi

Le funzionalità del modulo protocollo prevedono l’acquisizione dei documenti completamente integrata nel flusso di lavoro. Possono essere inseriti documenti acquisiti direttamente da scanner o da qualsiasi formato elettronico già disponibile.
Sono disponibili tre campi diversificati per i documenti:

• Documento
• Allegati (parte integrante)
• Annessi (parte non integrante)

Le funzionalità disponibili, comuni a tutti le tipologie di documenti, sono rappresentate da queste icone, nella parte destra dei campi dedicati ai documenti:

	Inserimento documento da scanner
	Inserimento documento da file system
	Inserimento documento da sharepoint
	Elimina il documento (funzionalità disponibile solo se il protocollo non è stato ancora salvato)
	Anteprima del documento
	Apre la finestra popup che permette di apporre la firma elettronica al documento

Allegati e Annessi hanno in più le seguenti icone:

	Copia da Protocollo
	Copia da Atto/Delibera
	Copia da Serie Documentali

Tipologia del Protocollo

In quest'area l'utente deve selezionare la tipologia del protocollo scegliendo tra le tre tipologie disponibili:

• Ingresso
  (solo in questo caso compaiono anche i campi per l'eventuale inserimento dei dati relativi al numero e la data del protocollo del Mittente)
• Uscita
• Tra Uffici (per quei documenti creati e destinati a Funzioni aziendali della stessa AOO)

Contenitore

Il campo contenitore rappresenta il cassetto logico dove verrà memorizzato il documento.
Se l'utente ha diritti di scrittura in più di un contenitore, sarà disponibile una lista di contenitori da cui effettuare la scelta.

Mittenti e Destinatari

Le funzionalità disponibili, comuni a questi due campi, sono rappresentate da queste icone, presenti nella parte destra:

	Ricerca e Selezione di un contatto dalla Rubrica Aziendale
	Ricerca e Selezione di un contatto da Rubrica Organigramma
	Ricerca e Selezione di un contatto dalla Rubrica di protocollo
	Inserimento manuale di un contatto
	Inserimento manuale di una lista di distribuzione
	Ricerca e Selezione di un contatto da Indice PA
	Elimina il contatto inserito (funzionalità disponibile solo se il protocollo non è stato ancora salvato)
	Apre una scheda riepilogativa dei dati del contatto selezionato
	Importa contatti da modello excel

Vediamo nel dettaglio le azioni innescate dalla scelta dei vari pulsanti

•  Ricerca e Selezione di un contatto dalla Rubrica Aziendale
  Apre una finestra di ricerca da cui è possibile cercare e selezionare uno o più contatti presenti nella Rubrica Aziendale (Active Directory)
  La conferma può essere data col pulsante "Conferma" o con "Conferma e nuovo", che consentirà all'utente di selezionare più di un contatto, senza dover chiudere e riaprire la finestra
  
  
  
  
• Ricerca e Selezione di un contatto dalla Rubrica di protocollo
  Apre una finestra di ricerca da cui è possibile cercare un contatto presente nella Rubrica di protocollo. La ricerca può essere effettuata sia attraverso una ricerca a testo libero, che tramite l'inserimento di un codice associato al contatto (modalità veloce di selezione del contatto)
  
  
  
  
• Elimina il contatto inserito
  la funzionalità è disponibile solo se il protocollo non è stato ancora salvato
  
  
•  Inserimento manuale di un contatto
  Apre una finestra con un modulo di inserimento manuale dei dati. La funzionalità permette di inserire contatti che non sono presenti nella Rubrica Aziendale o in quelle di protocollo.
  La maschera di inserimento è leggermente diversa a seconda della scelta della tipologia del contatto. Nella figura seguente è mostrata la maschera per l'inserimento di un contatto di tipo "Area Organizzativa Omogenea" 
  
  
  
  Nella figura seguente è invece mostrata la maschera per l'inserimento di un contatto di tipo "Persona" 
  
  
  
  
•  Ricerca e Selezione di un contatto da Indice Pubblica Amministrazione
  Apre una finestra di ricerca da cui, collegandosi direttamente al sito IPA, è possibile cercare e selezionare uno o più contatti ivi presenti.
  La conferma può essere data col pulsante "Conferma" o con "Conferma e nuovo", che consentirà all'utente di selezionare più di un contatto, senza dover chiudere e riaprire la finestra
  
  
  
  
• Importa Contatti da modello Excel
  Apre una finestra in cui è possibile selezionare dal proprio file system un excel che deve essere compilato come da modello fornito.
  

Oggetto

Il campo Oggetto è destinato all'inserimento manuale della descrizione dell'oggetto del documento.

La funzionalità rappresentata dall'icona  consente di effettuare la ricerca e la selezione di un oggetto già presente in banca dati.

Gli utenti possono aggiungere un nuovo oggetto in banca dati, semplicemente scrivendo il nome ed eventualmente un codice, e poi cliccando sul pulsante "Aggiungi" in fondo alla finestra.

Classificazione

Il titolario adottato dall'azienda, o classificatore, può essere organizzato ad N livelli (es. Titolo, Classe, Sottoclasse) ed identifica la natura del documento e non il servizio di competenza.
La lista propone tutte le voci del classificatore mediante una struttura ad albero. E’ possibile selezionare la voce desiderata mediante ricerca per descrizione o per codice.

Note

Campo per l'inserimento di testo libero.

Assegnatario/Proponente

Identifica a chi è destinato il documento o chi lo ha proposto.
Il sistema gestisce l’assegnatario come testo libero e permette anche la selezione dai contatti della rubrica (icona ).

Categoria di servizio

E’ possibile inserire un testo libero. E' molto utile per l’utilizzo nelle ricerche ad hoc, per esempio si potrebbe inserire in questo campo un cognome-nome che per il rispetto della privacy non può essere indicato nell'oggetto del protocollo.

Al termine della fase di inserimento dei dati di protocollo, si cliccherà sul pulsante "Conferma inserimento", i dati verranno salvati e il sistema emetterà il numero progressivo unico per AOO, utilizzato per la segnatura. Il dato della segnatura viene associato al documento digitale o informatico. Il server documentale BiblosDS assicura l’integrità di questa associazione, garantendo la non modificabilità dei documenti nel tempo.