Scopo
Questa procedura consente di ricercare un protocollo utilizzando qualsiasi campo della registrazione, combinando se serve la ricerca testuale all'interno dei documenti elettronici.
Al termine dell'operazione si ottiene l'elenco tabellare dei protocolli che soddisfano i criteri indicati.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Ritrovare un protocollo di cui si ricordano solo alcuni dati
- Cercare tutti i protocolli di un periodo, di un contenitore o di una voce di titolario
- Individuare i documenti che contengono una o più parole specificate
- Estrarre un elenco di protocolli su cui lavorare
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Disporre dei diritti di accesso ai contenitori in cui si vuole cercare
- Avere presente almeno un dato della registrazione da ritrovare
Informazioni sui campi
La ricerca si può impostare su qualsiasi campo, come richiesto dalla normativa. Il modo di compilarli varia secondo la tipologia del campo.
Campi data
Accettano i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa; in alternativa la data si seleziona dal calendario con l'icona a fianco del campo.
Campi testo
Accettano una qualsiasi sequenza di caratteri. Esempio: Categoria di servizio.
Campi a spunta
Accettano il clic del mouse per le specifiche Sì/No. Esempio: Tutte le parole.
Campi a lista
Accettano una qualsiasi voce selezionata dalla lista. Esempio: Contenitore.
Campi ad albero
Si compilano selezionando una voce dalla struttura ad albero associata al campo. Esempio: Classificazione.
Per i campi Contatti e Classificazione, che hanno struttura ad albero, si può indicare una voce radice oppure una voce foglia. Selezionando una voce radice il sistema cerca anche su tutte le voci che le appartengono, cartella e sottocartelle.
Oggetto, con Tutte le parole / Almeno una parola
È il campo di maggior rilievo nella ricerca mirata, perché le due spunte applicano alle parole indicate una logica di AND o di OR: azienda AND snc è logicamente diverso da azienda OR snc.
Ricerca
Avvia l'interrogazione e mostra i risultati in forma tabellare.
Informazioni generali
- Modulo: Protocollo
- Funzionalità: Ricerca
- Ruolo richiesto: Utente abilitato ai contenitori in cui cercare
- Tempo medio: 1-3 minuti
Oltre ai campi della registrazione, la ricerca si può combinare con la ricerca testuale all'interno dei documenti elettronici, ottenendo i protocolli che contengono una o più parole specificate e che rientrano nei campi di ricerca indicati.
Procedura
1. Aprire la ricerca dei protocolli
Nel menu del modulo Protocollo selezionare la voce di ricerca.
2. Delimitare il periodo
Compilare Da data e A data digitando le date nei formati ammessi oppure selezionandole dal calendario.
3. Indicare il contenitore
Selezionare il contenitore dalla lista, per restringere la ricerca all'archivio di interesse.
4. Impostare le parole dell'oggetto
Digitare nel campo Oggetto le parole da cercare e scegliere fra Tutte le parole e Almeno una parola secondo la logica desiderata.
5. Aggiungere gli altri criteri
Compilare, quando servono, gli altri campi: classificazione, contatti, categoria di servizio e i restanti dati della registrazione.
6. Eseguire la ricerca
Selezionare Ricerca: il sistema mostra i risultati in forma tabellare.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Mostra in forma tabellare i protocolli che soddisfano i criteri impostati
- Comprende, se richiesto, i protocolli il cui documento elettronico contiene le parole specificate
- Estende la ricerca a cartelle e sottocartelle quando su Contatti o Classificazione si è scelta una voce radice
Domande frequenti
Su quali campi posso cercare?
Su qualsiasi campo, come richiesto dalla normativa.
Posso cercare una parola dentro il documento?
Sì: la ricerca si può combinare con la ricerca testuale all'interno dei documenti elettronici, ottenendo i protocolli che contengono le parole indicate e che rientrano negli altri criteri.
Che differenza c'è fra Tutte le parole e Almeno una parola?
La prima applica una logica AND, la seconda una logica OR: azienda AND snc è logicamente diverso da azienda OR snc.
Se scelgo una voce radice della classificazione, cerco solo su quella?
No: il sistema cerca anche su tutte le voci che le appartengono, cartella e sottocartelle.
In che formato vanno scritte le date?
Nei formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa, oppure selezionandole dal calendario.
Quali campi conviene impostare?
Per un buon utilizzo della ricerca mirata è consigliabile impostare Da data, A data, il contenitore e una parola nell'oggetto.
Come vedo i risultati?
In forma tabellare, dopo avere selezionato Ricerca.
Risoluzione problemi
La ricerca non restituisce risultati
Possibile causa
I criteri impostati sono troppo restrittivi, oppure sull'oggetto è attiva la spunta Tutte le parole mentre le parole indicate non compaiono tutte insieme.
Soluzione
Allargare il periodo, togliere i criteri non indispensabili e provare con Almeno una parola.
Mancano i protocolli di un intero contenitore
Possibile causa
L'utente non dispone dei diritti di accesso a quel contenitore.
Soluzione
Richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.
La voce di classificazione cercata non si trova
Possibile causa
È stata indicata una voce foglia mentre il protocollo è classificato su un'altra voce dello stesso ramo.
Soluzione
Selezionare la voce radice del ramo: la ricerca comprende anche cartelle e sottocartelle.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Cercare un protocollo per data, oggetto o contenitore
- Ritrovare un protocollo registrato
- Cercare una parola dentro i documenti protocollati
- Filtrare i protocolli per classificazione o per contatto
- Estrarre un elenco di protocolli
- Usare la ricerca mirata del protocollo
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