Docsuite PA: Protocollo - Come autorizzare un settore a un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di autorizzare uno o più settori a un protocollo, rendendolo visibile agli utenti dell'ufficio competente.
Al termine dell'operazione gli utenti dei settori autorizzati possono consultare il sommario e i documenti del protocollo e aggiungere a loro volta altri uffici assegnatari.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Rendere visibile un protocollo all'ufficio competente per la trattazione
• Coinvolgere un secondo settore su una pratica già protocollata
• Correggere un'assegnazione, togliendo un settore e indicandone un altro

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al protocollo su cui intervenire
• Sapere quali settori devono essere autorizzati

Informazioni sui campi

Settori autorizzati

Elenco dei settori che possono vedere il protocollo. Gli utenti che appartengono a un settore autorizzato possono visualizzarne il sommario e i documenti e aggiungere altri uffici assegnatari.

Lista Settori

Elenco dei settori censiti nel sistema, dal quale si selezionano uno o più uffici da autorizzare.

Comandi disponibili

• Selezione dei settori: apre la lista dei settori del sistema e consente di sceglierne uno o più
• Eliminazione: toglie dall'elenco il settore selezionato

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Autorizzazione
• Ruolo richiesto: Utente abilitato a intervenire sulle autorizzazioni del protocollo
• Tempo medio: 1-2 minuti

L'autorizzazione lavora sui settori, non sui singoli utenti: autorizzando un ufficio si rende il protocollo visibile a tutti gli utenti che ne fanno parte. Il singolo protocollo può essere assegnato anche a settori diversi da quello che lo ha registrato.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Aggiunge i settori scelti all'elenco dei settori autorizzati
• Rende il protocollo visibile agli utenti che appartengono a quei settori
• Consente a quegli utenti di consultare sommario e documenti
• Consente loro di aggiungere a loro volta altri uffici assegnatari

Domande frequenti

Autorizzo un settore o un singolo utente?

Un settore. Il protocollo diventa visibile a tutti gli utenti che ne fanno parte.

Che cosa può fare chi riceve l'autorizzazione?

Visualizzare il sommario e i documenti del protocollo e aggiungere altri uffici assegnatari.

Posso autorizzare più settori insieme?

Sì, la lista consente di selezionarne uno o più in una sola volta.

Posso togliere un settore già autorizzato?

Sì, selezionandolo e usando il comando di eliminazione.

L'autorizzazione vale anche per i settori di altri uffici?

Sì. Il singolo protocollo può essere assegnato anche a utenti che fanno riferimento ad altri settori dell'azienda.

Che differenza c'è con la distribuzione per competenza o conoscenza?

L'autorizzazione rende il protocollo visibile a un settore; la distribuzione per competenza o conoscenza è il successivo smistamento fra uffici, descritto in una guida dedicata.

Risoluzione problemi

Il settore cercato non compare nella lista

Possibile causa

Il settore non è censito fra i settori del sistema.

Soluzione

Verificare il censimento del settore con l'amministratore dell'applicativo.

Gli utenti del settore autorizzato non vedono il protocollo

Possibile causa

L'autorizzazione non è stata confermata, oppure gli utenti non appartengono al settore indicato.

Soluzione

Riaprire le autorizzazioni del protocollo e verificare che il settore sia presente in elenco.

Non riesco a intervenire sulle autorizzazioni

Possibile causa

L'utente non è abilitato a operare sulle autorizzazioni di quel protocollo.

Soluzione

Richiedere l'abilitazione all'amministratore dell'applicativo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Assegnare un protocollo a un ufficio
• Rendere visibile un protocollo a un settore
• Aggiungere un settore assegnatario
• Revocare l'autorizzazione di un settore
• Distribuire le autorizzazioni di un protocollo