Docsuite PA: Protocollo - Come inviare per e-mail i documenti di un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di inviare per e-mail i documenti di un protocollo, eventualmente racchiusi in un archivio ZIP protetto da password.
Al termine dell'operazione il destinatario riceve i documenti in allegato; se è stata attivata la protezione, li riceve in un archivio cifrato accompagnato da un secondo messaggio con la password.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Trasmettere a un collega o a un soggetto esterno i documenti di un protocollo già registrato
• Inviare documenti che richiedono una protezione aggiuntiva
• Spedire in un colpo solo il documento principale, gli allegati e gli annessi

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere il protocollo aperto nel suo Sommario
• Disporre dei diritti per visualizzare i documenti del protocollo
• Conoscere l'indirizzo di posta del destinatario

Informazioni sui campi

Documenti

Pulsante a piè di pagina del Sommario di protocollo: porta alla pagina di visualizzazione dei documenti.

Invia Mail

Pulsante a piè di pagina della pagina di visualizzazione dei documenti: apre la composizione del messaggio di posta.

Oggetto e Messaggio

Nella pagina di composizione risultano già compilati con i dati del protocollo. Restano modificabili prima dell'invio.

Allegati

Area in cui i documenti del protocollo sono già presenti al momento dell'apertura del messaggio.

Proteggi i file

Opzione che fa spedire i documenti in un archivio ZIP protetto da password. Con l'opzione attiva il sistema invia ai destinatari due messaggi: il primo con l'archivio, il secondo con la password per aprirlo.

Invia

Pulsante in alto a sinistra della pagina di composizione: spedisce il messaggio.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Invio dei documenti per e-mail
• Ruolo richiesto: Utente abilitato alla visualizzazione dei documenti del protocollo
• Tempo medio: 2-3 minuti

L'invio parte sempre dalla pagina di visualizzazione dei documenti, non dal Sommario: è lì che si trova il pulsante di spedizione e che i documenti sono già pronti come allegati.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Spedisce il messaggio con i documenti del protocollo in allegato
• Con l'opzione attiva, racchiude i documenti in un archivio ZIP protetto da password
• In quel caso invia al destinatario due messaggi: il primo con l'archivio, il secondo con la password

Domande frequenti

Da dove si invia il messaggio?

Dalla pagina di visualizzazione dei documenti, con il pulsante Invia Mail a piè di pagina. Alla pagina si arriva dal pulsante Documenti del Sommario.

Devo allegare io i documenti?

No: all'apertura del messaggio i documenti del protocollo sono già presenti nell'area Allegati.

Oggetto e testo sono da scrivere?

Risultano già compilati con i dati del protocollo.

Che cosa fa l'opzione Proteggi i file?

Fa spedire i documenti in un archivio ZIP protetto da password.

Come riceve la password il destinatario?

Con un secondo messaggio di posta, inviato dal sistema subito dopo quello con l'archivio.

Il destinatario riceve due e-mail: è normale?

Sì, quando la protezione è attiva: la prima contiene l'archivio, la seconda la password.

Posso inviare anche allegati e annessi?

Sì: nell'area Allegati sono presenti i documenti del protocollo.

Risoluzione problemi

Il destinatario non riesce ad aprire l'archivio

Possibile causa

Sta usando una password diversa da quella spedita dal sistema, oppure non ha ricevuto il secondo messaggio.

Soluzione

Far verificare la posta del destinatario, compresa la cartella della posta indesiderata, e usare la password contenuta nella seconda e-mail.

Il pulsante Invia Mail non è disponibile

Possibile causa

Non si è nella pagina di visualizzazione dei documenti: il pulsante si trova lì, non nel Sommario.

Soluzione

Selezionare prima Documenti a piè di pagina del Sommario.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Spedire per e-mail i documenti di un protocollo
• Inviare un documento protetto da password
• Trasmettere un allegato in archivio ZIP cifrato
• Girare a un collega i documenti protocollati
• Usare il pulsante Invia Mail della visualizzazione documenti