Scopo
Questa procedura consente di distribuire un protocollo per competenza o per conoscenza ai settori e agli utenti di propria pertinenza, e di seguirne l'avanzamento dalle viste della Scrivania.
Al termine dell'operazione il protocollo risulta smistato e compare nelle viste dei destinatari secondo la modalità scelta.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Un protocollo arrivato dal Protocollo Generale va smistato al settore o all'utente che deve occuparsene
- Si vuole rendere un settore consapevole di un documento senza chiedergli alcuna attività
- Si vuole sapere che cosa resta da distribuire o da lavorare
- Si deve rendere partecipe il manager di un altro settore, al di fuori dei propri sottosettori
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Essere il manager del settore destinatario: è la figura che smista
- Che il protocollo sia già stato indirizzato al proprio settore dal servizio Protocollo Generale
- Sapere a quale settore o utente destinarlo, e con quale modalità
Informazioni sui campi
Per Conoscenza
Rende il settore di destinazione consapevole del protocollo: nessuna attività è richiesta al settore o all'utente che lo riceve. Chi riceve per conoscenza può solo inoltrare, sempre tramite il proprio manager, ancora per conoscenza.
Per Competenza
Richiede al settore o all'utente di destinazione di attivarsi sul protocollo. Chi riceve per competenza può a sua volta inoltrare per competenza o per conoscenza.
Limite gerarchico
Il manager può inoltrare, per conoscenza o per competenza, solo a settori di livello inferiore al proprio e a se stesso. Non è possibile inoltrare a settori di pari livello o di livello superiore.
In evidenza
Modo per rendere partecipe del documento il manager di un altro settore, quando non si può smistare perché non è un sottosettore.
Settore di appartenenza
Funzione che mostra con un segno di spunta i settori a cui l'utente appartiene. Selezionandone uno solo si gestiscono i protocolli smistati esclusivamente a quel settore: è utile al manager di più settori.
Viste della Scrivania
Gli elementi visualizzati nelle viste sono relativi al singolo utente, non al servizio: sono i protocolli che a livello personale sono stati letti, smistati e così via.
- Diario: riassunto di tutte le attività svolte dall'utente
- In Evidenza: protocolli inviati per darne evidenza, per esempio da settori di cui non si è figli
- Da Leggere: protocolli mai visti né gestiti
- Da Distribuire: solo per i manager, protocolli ricevuti e non ancora distribuiti per conoscenza o competenza
- Da Lavorare: protocolli ricevuti per competenza, sui quali occorre attivarsi
- In Assegnazione: solo per i manager, protocolli già distribuiti per conoscenza o competenza
- Recenti: attività svolte di recente
- Inserimento Oggi, Settimana, Mese: protocolli inseriti nel giorno, nella settimana e nel mese
Informazioni generali
- Modulo: Protocollo
- Funzionalità: Distribuzione
- Ruolo richiesto: Manager del settore per lo smistamento; qualsiasi utente per la consultazione delle proprie viste
- Tempo medio: 2-5 minuti
Lo schema è questo: il documento viene protocollato al servizio Protocollo Generale e indirizzato a un settore destinatario; da lì il manager lo smista verso il basso, per conoscenza o per competenza, e le viste della Scrivania — le cartelline gialle — dicono a ciascuno che cosa gli resta da fare.
Procedura
1. Aprire la Scrivania
Richiamare la Scrivania dal menu di sinistra, sotto la voce utente, oppure dal pulsante in alto a destra.
2. Aprire la vista Da Distribuire
Fra le viste relative al protocollo selezionare Da Distribuire: elenca i protocolli ricevuti e non ancora smistati.
3. Scegliere la modalità di smistamento
Distribuire il protocollo per conoscenza, se al destinatario non è richiesta alcuna attività, oppure per competenza, se deve attivarsi.
4. Indicare i destinatari
Selezionare i settori o gli utenti di destinazione, che devono essere di livello inferiore al proprio oppure il proprio stesso settore.
5. Verificare l'esito
Dopo lo smistamento il protocollo esce dalle viste Da Distribuire e Da Leggere del manager che lo ha distribuito e compare nel suo Diario e nella vista In Assegnazione.
6. Restringere a un solo settore, se si è manager di più settori
Attivare la funzione del settore di appartenenza: i settori a cui si appartiene compaiono con il segno di spunta e, selezionandone uno solo, si gestiscono i protocolli smistati esclusivamente a quel settore.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Smista il protocollo ai settori o agli utenti indicati, nella modalità scelta
- Lo toglie dalle viste Da Distribuire e Da Leggere di chi lo ha distribuito e lo riporta nel suo Diario
- Lo fa comparire nella vista Da Leggere dei destinatari, e anche in Da Lavorare quando lo smistamento è per competenza
- Lo elenca fra i protocolli In Assegnazione del manager
Domande frequenti
Che differenza c'è fra conoscenza e competenza?
Per conoscenza il destinatario viene reso consapevole del protocollo e non gli è richiesta alcuna attività; per competenza deve attivarsi sul documento.
Chi riceve per conoscenza può inoltrare?
Sì, ma solo per conoscenza e sempre tramite il proprio manager. Chi riceve per competenza può inoltrare in entrambe le modalità.
A chi posso smistare?
Solo ai sottosettori del proprio settore e a se stessi: non è possibile inoltrare a settori di pari livello o di livello superiore.
Come faccio a rendere partecipe il manager di un altro settore?
Mettendo il documento in evidenza.
Dopo aver distribuito non trovo più il protocollo: è normale?
Sì: esce da Da Distribuire e da Da Leggere, perché distribuirlo significa anche averlo letto, e compare nel Diario.
Siamo due manager dello stesso settore: che cosa vede l'altro?
Prima della distribuzione entrambi vedono il protocollo in Da Distribuire e in Da Leggere. Dopo, chi ha distribuito lo ritrova nel Diario, mentre l'altro lo vede solo in Da Leggere, perché è già stato distribuito.
Se salto un settore intermedio, quel settore vede il documento?
Sì: il settore intermedio lo vede comunque in Da Leggere.
Sono manager di più settori e il protocollo resta in Da Distribuire: perché?
Perché è stato distribuito a un sottosettore di cui si è a propria volta manager. In questi casi conviene attivare la visualizzazione per settore di appartenenza.
Le viste mostrano i protocolli del settore o i miei?
I propri: gli elementi visualizzati sono relativi al singolo utente, non al servizio.
Risoluzione problemi
Non riesco a smistare a un settore
Possibile causa
Il settore è di pari livello o di livello superiore al proprio: l'inoltro è possibile solo verso i sottosettori e verso se stessi.
Soluzione
Se occorre coinvolgere quel settore, mettere il documento in evidenza.
La vista Da Distribuire è vuota ma so di avere protocolli da smistare
Possibile causa
Le viste sono personali: i protocolli potrebbero essere stati presi in carico da un altro manager dello stesso settore.
Soluzione
Verificare la vista In Assegnazione e concordare con l'altro manager chi distribuisce.
Da manager di più settori non capisco a quale settore si riferisce un protocollo
Possibile causa
Le viste mostrano insieme i protocolli di tutti i settori di cui si è manager.
Soluzione
Attivare la funzione del settore di appartenenza e selezionare un solo settore.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Smistare un protocollo a un ufficio
- Assegnare un documento per competenza
- Inviare un protocollo per conoscenza
- Vedere che cosa resta da distribuire o da lavorare
- Mettere un documento in evidenza per un altro settore
- Gestire i protocolli di un solo settore di appartenenza
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