Protocollo - Attestazione di dematerializzazione

Il flusso di attestazione di dematerializzazione permette di adempiere alla normativa relativa alla digitalizzazione di documenti analogici originali al momento della loro protocollazione.

Da un punto di vista del flusso logico l'attestazione di dematerializzazione si basa su due fasi distinte e contigue, la prima relativa al controllo di conformità nella forma e contenuto del risultato di acquisizione dell'originale cartaceo per mezzo di scansione che è effettuata dal protocollista al momento della protocollazione e una successiva fase di firma digitale di una attestazione di dematerializzazione che è poi allegata al protocollo stesso.

Durante la fase di scansione del documento è possibile richiedere l'avvio del flusso che produce l'attestazione di dematerializzazione. E' in questa fase che il protocollista (pubblico ufficiale nell'esercizio delle proprie mansioni) verifica la conformità in forma e contenuto del documento acquisito.

Una volta confermata la protocollazione si procede con l'avvio del flusso di creazione e raccolta della firma digitale sulla attestazione di dematerializzazione da parte del responsabile del flusso documentale oggetto della dematerializzazione. Può essere il responsabile dei flussi documentali, il responsabile dell'ufficio di protocollo, o il responsabile del settore aziendale che procede alla protocollazione.

Il responsabile trova le attestazioni di dematerializzazione alla firma sulla propria scrivania  assieme ai diversi flussi di collaborazione e una volta effettuati i riscontri, procede con la firma digitale delle attestazioni che sono quindi inserite in automatico negli allegati di protocollo in una opportuna catena documentale.