Scopo
Questa procedura consente di modificare un documento di una collaborazione: lo si estrae, lo si corregge sul proprio computer e lo si ricarica come nuova versione.
Al termine dell'operazione la collaborazione contiene la nuova versione del documento.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Correggere il documento di una proposta prima di firmarlo
- Aggiornare il documento di una collaborazione con una nuova versione
- Apportare modifiche richieste da un altro partecipante al flusso
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere aperto la collaborazione, per esempio dalla vista Da Visionare/Firmare
- Che il formato del documento consenta la modifica
- Disporre sul proprio computer di un programma in grado di modificare il documento
Informazioni sui campi
Documenti
Riquadro della collaborazione con l'elenco dei documenti. L'intestazione indica la versione del documento e la data: per esempio Documenti (v.2 di BIBLOSDS del 26/05/2023). Quando il documento è estratto, l'intestazione riporta anche la data dell'estrazione (estratto da BIBLOSDS dal …).
Estrai
Scarica il documento selezionato sul computer per modificarlo. Il file scaricato contiene nel nome un codice univoco (guid), che identifica il documento estratto.
Cartellina di caricamento
Icona a forma di cartella nel riquadro Documenti: apre la finestra di scelta del file dal computer per caricare il documento modificato.
Archivia
Rende effettivo il caricamento: il documento modificato diventa la nuova versione e il codice univoco viene tolto dal nome.
Annulla
Pulsante attivo, insieme ad Archivia, mentre il documento è estratto. Dopo l'archiviazione i due pulsanti tornano disattivati.
Informazioni generali
- Modulo: Scrivania — Collaborazione
- Funzionalità: Estrazione e archiviazione di un documento (check out e check in)
- Ruolo richiesto: Partecipante della collaborazione che deve modificare il documento
- Tempo medio: 2-5 minuti, oltre al tempo della correzione
Procedura
1. Selezionare il documento da modificare
Nella collaborazione, nel riquadro Documenti, selezionare il documento.
2. Cliccare su "Estrai"
Il documento viene scaricato sul computer.
3. Modificare il documento
Aprire il file scaricato, apportare le modifiche e salvarlo. Il nome del file contiene un codice univoco: non va cambiato.
4. Cliccare sulla cartellina di caricamento
L'intestazione del riquadro indica che il documento è estratto.
5. Selezionare il documento modificato
Scegliere il file salvato al passo 3, riconoscibile dal codice univoco nel nome.
6. Cliccare su "Archivia"
7. Verificare la nuova versione
Il documento viene caricato come nuova versione (nell'esempio v.3), il codice univoco scompare dal nome e i pulsanti Annulla e Archivia tornano disattivati.
Procedure correlate
- Come visionare e firmare una proposta in collaborazione — la firma dopo la correzione
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Aggiunge al documento una nuova versione con le modifiche
- Toglie dal nome del documento il codice univoco dell'estrazione
- Aggiorna l'intestazione del riquadro Documenti con la nuova versione
- Disattiva di nuovo i pulsanti Annulla e Archivia
Domande frequenti
La versione precedente del documento si perde?
No: il documento archiviato viene aggiunto come nuova versione. L'intestazione del riquadro Documenti ne riporta il numero.
A che cosa serve il codice nel nome del file?
Identifica il documento estratto. Al momento dell'archiviazione viene tolto dal nome.
Come capisco che un documento è estratto?
L'intestazione del riquadro Documenti riporta estratto da BIBLOSDS dal seguito dalla data dell'estrazione, e i pulsanti Annulla e Archivia sono attivi.
Dove si trova il file estratto?
Viene scaricato dal browser, nella cartella dei download impostata sul computer.
Posso modificare il documento senza estrarlo?
No: la modifica passa dall'estrazione e dal successivo caricamento con Archivia.
Risoluzione problemi
I pulsanti "Annulla" e "Archivia" non sono attivi
Possibile causa
Il documento non è stato estratto, oppure è già stato archiviato.
Soluzione
Selezionare il documento e cliccare su Estrai.
La nuova versione non contiene le modifiche
Possibile causa
È stato caricato un file diverso da quello estratto e modificato.
Soluzione
Ripetere il caricamento scegliendo il file con il codice univoco nel nome, salvato dopo la modifica.
Il documento non si apre per la modifica
Possibile causa
Il formato del documento non consente la modifica.
Soluzione
Chiedere a chi ha inserito la collaborazione di caricare il documento in un formato modificabile.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Fare il check out e il check in di un documento
- Estrarre un documento da una collaborazione
- Caricare una nuova versione di un documento
- Correggere un documento prima della firma
- Archiviare un documento modificato
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