Docsuite PA: Scrivania - Come consultare le viste generiche

Scopo

Questa procedura consente di consultare le viste generiche della Scrivania, che raccolgono in un unico punto le registrazioni su cui l'utente ha lavorato o che deve ancora leggere.
Al termine dell'operazione si ha sotto gli occhi l'elenco filtrato delle registrazioni di interesse, senza passare dalla ricerca.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Ritrovare le registrazioni su cui si è agito in un determinato periodo
• Controllare che cosa è arrivato e non è ancora stato aperto
• Vedere che cosa è stato registrato oggi, negli ultimi sette giorni o nell'ultimo mese
• Ricostruire quali operazioni sono state svolte su un protocollo e da chi

Le viste dedicate a Delibere e Atti sono descritte in una guida a parte.

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre dei diritti di accesso ai contenitori di cui si vogliono vedere le registrazioni: le viste mostrano soltanto ciò su cui si è autorizzati
• Appartenere ai settori per i quali si vogliono vedere i protocolli autorizzati

Informazioni sui campi

Diario

Elenco delle registrazioni sulle quali l'utente ha agito in un intervallo di tempo. Comprende i protocolli creati dall'utente, quelli autorizzati a un settore di cui fa parte e quelli contenuti in contenitori su cui ha i diritti di accesso.

Da Leggere

Elenco delle registrazioni presenti nei contenitori su cui l'utente ha i diritti e che non ha ancora aperto.

Inserimento Oggi, Inserimento Settimana, Inserimento Mese

Elenchi delle registrazioni eseguite nel giorno corrente, negli ultimi sette giorni e negli ultimi trenta giorni. Funzionano come la vista Da Leggere.

Data operazione

Coppia di campi che delimita l'intervallo temporale del Diario. Accetta i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa, oppure la selezione da calendario.

Filtra per contenitore

Menu a tendina sopra la tabella dei risultati che restringe l'elenco a un singolo contenitore.

Colonne del Diario

La tabella riporta numero di Protocollo, Oggetto, Data di registrazione e le azioni svolte dall'utente. Le azioni tracciate sono:

• Inserimento: l'utente ha registrato il protocollo
• Sommario: l'utente ha visualizzato la maschera di Sommario
• Documento: l'utente ha visualizzato il documento
• Autorizz.: l'utente ha autorizzato il documento a uno o più settori
• Modifica: l'utente ha modificato il documento

La colonna corrispondente a ciascuna azione svolta è contrassegnata da un'icona.

Informazioni generali

• Modulo: Scrivania
• Funzionalità: Viste generiche
• Ruolo richiesto: Qualsiasi utente abilitato ai contenitori di cui vuole vedere le registrazioni
• Tempo medio: 1-2 minuti

Le viste generiche valgono per tutte le entità gestite — Pratiche, Protocolli, Delibere e Atti — e non modificano nulla: sono elenchi di consultazione.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Mostra l'elenco delle registrazioni corrispondenti alla vista scelta
• Limita l'elenco a ciò su cui l'utente è autorizzato
• Applica i filtri per contenitore, per periodo e per colonna impostati
• Nel Diario indica con un'icona quali azioni l'utente ha svolto su ciascun protocollo

Domande frequenti

Perché non vedo un protocollo che so esistere?

Le viste mostrano soltanto le registrazioni sulle quali si hanno diritti: quelle create dall'utente, quelle autorizzate a un suo settore e quelle contenute in contenitori a cui ha accesso.

Che differenza c'è fra Diario e Da Leggere?

Il Diario elenca le registrazioni sulle quali si è già agito in un periodo; Da Leggere elenca quelle che non sono ancora state aperte.

In che formato vanno scritte le date?

Nei campi Data operazione sono ammessi i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa; in alternativa si seleziona la data dal calendario.

Le viste mostrano solo i protocolli?

No. Le viste generiche valgono per tutte le entità gestite: Pratiche, Protocolli, Delibere e Atti.

Posso ordinare i risultati?

Sì, utilizzando i campi dei filtri presenti sotto le intestazioni delle colonne.

Consultare una vista modifica qualcosa?

No, sono elenchi di sola consultazione. Aprire un documento dalla vista Da Leggere lo fa però risultare letto.

Dove trovo le viste di Delibere e Atti?

Hanno una guida dedicata, perché i criteri sono specifici di quel modulo.

Risoluzione problemi

Il Diario non mostra nulla

Possibile causa

L'intervallo indicato nei campi Data operazione non comprende operazioni svolte dall'utente.

Soluzione

Allargare l'intervallo di date e ripetere la ricerca.

L'elenco resta vuoto dopo una ricerca

Possibile causa

È rimasto impostato un filtro di colonna o un filtro per contenitore della consultazione precedente.

Soluzione

Azzerare i filtri con l'apposita icona e ripetere la consultazione.

Mancano le registrazioni di un intero contenitore

Possibile causa

L'utente non dispone dei diritti di accesso a quel contenitore.

Soluzione

Richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Consultare il Diario delle operazioni
• Vedere i documenti da leggere
• Elencare le registrazioni inserite oggi, nella settimana o nel mese
• Filtrare le registrazioni per contenitore
• Ricostruire le azioni svolte su un protocollo
• Usare la Scrivania al posto della ricerca