Scrivania - Collaborazione Protocollo

Il modulo di “Collaborazione” presente nel Sistema permette di realizzare lo scambio documentale tra le segreterie e le direzioni per la firma digitale delle proposte di protocollo.
La struttura descritta prende in considerazione il coinvolgimento di vari attori che attraverso i loro poteri muovono digitalmente i documenti tra un ufficio e l’altro anche con l’ausilio di firma digitale e dello strumento “scrivania” fornito dal software. In questo modo vengono descritte esattamente le operazioni che avvengono manualmente con documenti cartacei.

Lo strumento segreteria
In base al login, la figura collegata al Sistema può interagire e visionare diverse tipologie di documenti tra cui dei protocolli in preparazione.

Figura 1- la scrivania

 

Collaborazione semplice all’interno di un singolo settore (segretaria, dirigente)

Segretaria: Inserimento di una proposta di protocollo
La segretaria inserisce una proposta di protocollo (figura 2), selezionando la tipologia del documento (”Protocollo”) e il dirigente destinatario di firma, indicando attraverso la checkbox se la sua firma è obbligatoria. La tipologia di documento impostata non potrà più essere modificata durante il flusso. Premendo il pulsante “Conferma“, la segretaria vedrà la collaborazione inserita nelle viste “Visione/Firma” e “Attività in Corso”.

Il Sistema provvede in automatico ad inviare una mail di promemoria contente il collegamento alla collaborazione sia ai destinatari di firma sia ai destinatari aggiuntivi selezionati nella sezione “Altri destinatari”. Gli utenti che ricevono la e-mail di notifica selezionando il collegamento, navigheranno direttamente nella visualizzazione del sommario della collaborazione in cui troveranno attive le funzionalità relative al loro ruolo.

Gli allegati eventualmente inseriti in collaborazione saranno anch'essi sottoposti al processo di firma e quindi normalmente sono inseriti i documenti cosiddetti “allegati parte integrante” del protocollo.

Nella sezione "Dati", la segretaria può inserire una data di promemoria e un oggetto che verranno proposti nel diario allo scadere di tale data, al fine di ricordare eventuali protocolli che sono rimasti pendenti nella loro lavorazione.

Da quel momento il Dirigente vede il documento inserito dalla segretaria sulla propria scrivania alla voce “Da Visionare/Firmare”.

Figura 2 - inserimento di protocollo in collaborazione semplice

Dirigente: esegue firma e prosegui
Alla voce “Da Visionare/Firmare”, il dirigente visiona oppure corregge il documento (Check-In, Check-Out) e pone la firma (se obbligatoria) per far proseguire il flusso, altrimenti può scegliere di non firmare e inoltrare il documento alla segreteria.

Nel caso di assenza di un direttore, la segreteria può coinvolgere un vice (attraverso la sostituzione) che firmerà con funzionalità applicative del tutto analoghe al dirigente, ma durante l'apposizione della firma avrà cura di inserire il commento “firma eseguita con funzione di vicariato”.
Tale commento sarà poi riportato nella stampa conforme del documento assieme al riepilogo delle firme.

Prima della firma il direttore può operare direttamente le modifiche sul documento utilizzando la funzionalità di Check-Out che gli permette di aprire direttamente il documento da modificare (se il formato consente la modifica). Completata la modifica si deve salvare il documento e procedere con l’operazione di Check-In. La segreteria riceve una notifica via email quando viene eseguita questa operatività.

Esiste la possibilità di selezionare più documenti a cui applicare la firma (figura 3): selezionare i documenti che si intende firmare attivando il check in fianco ai documenti e cliccare il pulsante "Firma" a piè pagina.

Figura 3 - visione dei documenti da firmare

 

E' possibile modificare il flusso operativo della collaborazione, utilizzando i selettori di scelta esclusiva nel frame "Tipo Operazione" presente nel sommario della collaborazione (figura 4).

• Al Protocollo: utilizzando questa operatività il direttore una volta eseguita la firma (con eventuale controllo dell’obbligatorietà della stessa) ritorna la collaborazione alla segreteria. Nel caso siano presenti più segreterie coinvolte il checkbox indica a quale segreteria avviene l’invio (figura 5).
• Restituzione: utilizzando questa operatività il direttore ritorna la collaborazione alla segreteria affinché la stessa proceda alle correzioni e modifiche indicate nella motivazione di restituzione. Successivamente la segreteria dovrà mandare nuovamente la collaborazione alla firma del direttore
• Inoltro per visione/firma: utilizzando questa operatività il direttore può una volta eseguita la sua firma (con eventuale controllo dell’obbligatorietà della stessa) inoltrare la collaborazione ad un altro direttore, tipicamente di un altro settore aziendale, affinché lo stesso lo possa visionare ed eventualmente firmare.
• Protocolla: Con questa funzionalità il direttore una volta eseguita la sua firma (con eventuale controllo dell’obbligatorietà della stessa) passa direttamente all'inserimento della proposta di protocollo senza coinvolgere la segreteria.

Figura 4 - azione sul documento

Figura 5 - Firma ed inoltra o inoltra ai protocolli

Se il flusso prosegue normalmente (opzione ”al protocollo”), il documento viene inoltrato alla segretaria, che  vede la Collaborazione alla voce “Al Protocollo/Segreteria” e “Da Protocollare/Gestire”, mentre il dirigente vede il documento sotto la voce “Al Protocollo/Segreteria”.

La segretaria: completa l’inserimento di proposta
In questa fase conclusiva, la segretaria vede il documento nella voce “Da protocollare/Gestire”.

Figura 6 - documento visualizzato dalla segretaria come proposta di Protocollo

Premendo il pulsante [Protocolla] si accede alla schermata “Protocollo - Inserimento” dove, utilizzando un selettore esclusivo, si può scegliere se il documento è in “Ingresso” oppure in “Uscita” (default) e quindi ufficializzarlo.

La segretaria deve completare i campi richiesti (figura 7) e premere il pulsante “Conferma inserimento” ed automaticamente il protocollo è inserito. Vedi anche la documentazione di Protocollo.

Terminato il processo la segretaria ed il Dirigente vedono il documento nella voce “Protocollati/Gestiti”.

Figura 7 - completamento delle informazioni per un "Protocollo"

 

Collaborazione avanzata tra più settori (Segretaria, Dirigente Settore1 , Dirigente Settore2)

Segretaria: Inserimento di una proposta di protocollo
La segretaria inserisce una proposta di protocollo (figura 9), selezionando la tipologia del documento “Protocollo” e il dirigente destinatario di firma, indicando attraverso la checkbox se la sua firma è obbligatoria. La tipologia di documento impostata non potrà più essere modificata durante il flusso.

Premere il pulsante “Conferma“ e la segretaria vedrà la collaborazione inserita alla voce “Visione/Firma” e “Attività in Corso” mentre il Dirigente1 vede il documento nella scrivania alla voce “Da Visionare/Firmare” ed il Dirigente2 vede il documento nella voce “Attività in Corso”.

Il Sistema provvede in automatico ad inviare una mail di promemoria contente il collegamento alla collaborazione sia ai destinatari di firma sia ai destinatari aggiuntivi selezionati nella sezione “Altri destinatari”. Gli utenti che ricevono la e-mail di notifica selezionando il collegamento navigheranno direttamente nella visualizzazione del sommario della collaborazione in cui troveranno attive le funzionalità relative al loro ruolo.

Gli allegati eventualmente inseriti in collaborazione saranno anch'essi sottoposti al processo di firma e quindi normalmente sono inseriti i documenti cosiddetti “allegati parte integrante” del protocollo.

Nella sezione dati la segretaria può inserire una data di promemoria e un oggetto che verranno proposti nel diario allo scadere di tale data, al fine di ricordare eventuali protocolli che sono rimasti pendenti nella loro lavorazione.

Figura 8 - inserimento documento e impostazione dei dirigenti

Dirigente1: esegue firma e prosegui
Alla voce “Da Visionare/Firmare”, il Dirigente del Settore 1 visiona oppure corregge il documento (Check-In, Check-Out) e pone la firma (se obbligatoria) per far proseguire il flusso, altrimenti può scegliere di non firmare e inoltrare il documento alla Dirigente2 per avere la sua approvazione. Nel caso il dirigente non sia presente, il proseguimento del flusso con o senza firma, è garantito da un “vice” e al termine del processo verrà indicato sul documento che la firma è stata aggiunta da esso.

Prima della firma (figura 11), il direttore può operare direttamente le modifiche sul documento utilizzando la funzionalità di Check-Out che gli permette di aprire direttamente il documento da modificare (se il formato consente la modifica). Completata la modifica si deve salvare il documento e procedere con l’operazione di Check-In. La segreteria riceve una notifica via email quando viene eseguita questa operatività.

Esiste la possibilità di selezionare più documenti a cui applicare la firma (figura 3): selezionare i documenti che si intende firmare attivando il check in fianco ai documenti e cliccare il pulsante "Firma" a piè pagina.

E' possibile modificare il flusso operativo della collaborazione, utilzzando i selettori di scelta esclusiva nel frame "Tipo Operazione" presente nel sommario della collaborazione (figura 4).

• Al Protocollo: utilizzando questa operatività il direttore una volta eseguita la firma (con eventuale controllo dell’obbligatorietà della stessa) ritorna la collaborazione alla segreteria. Nel caso siano presenti più segreterie coinvolte il checkbox indica a quale segreteria avviene l’invio (figura 5).
• Restituzione: utilizzando questa operatività il direttore ritorna la collaborazione alla segreteria affinché la stessa proceda alle correzioni e modifiche indicate nella motivazione di restituzione. Successivamente la segreteria dovrà mandare nuovamente la collaborazione alla firma del direttore
• Inoltro per visione/firma: utilizzando questa operatività il direttore può una volta eseguita la sua firma (con eventuale controllo dell’obbligatorietà della stessa) inoltrare la collaborazione ad un altro direttore, tipicamente di un altro settore aziendale, affinché lo stesso lo possa visionare ed eventualmente firmare.
• Protocollo: Con questa funzionalità il direttore una volta eseguita la sua firma (con eventuale controllo dell’obbligatorietà della stessa) passa direttamente all'inserimento della proposta di protocollo senza coinvolgere la segreteria.

Se il flusso prosegue normalmente (opzione ”al protocollo”), il documento viene inoltrato al Dirigente2; la segreteria vede la Collaborazione nelle viste “Alla Visione/Firma” e “Attività in Corso”, il Dirigente1 vede il documento nella vista “Attività in Corso” e il Dirigente2 lo vede in “Da Visionare/Firmare”.

Figura 9 - esecuzione di inoltro da parte del Dirigente1

Dirigente Settore2: esegue firma
Il Dirigente del Settore2 ha tutte le possibilità del Dirigente al Settore1: può visionare il documento e apporre la firma; eventualmente, può premere il tasto “Al protocollo” e da quel momento il documento è visto dal Dirigente1 e dal Dirigente2 nella vista “Al Protocollo/Segreteria”; la segretaria vede il documento nelle viste “Al Protocollo/Segreteria” e “Da Protocollare/Gestire".

Figura 10 - firma del Dirigente2

La segretaria: completa l’inserimento di proposta
In questa fase conclusiva la segretaria vede il documento nella voce “Da protocollare/Gestire”.
Premendo il pulsante “Protocolla” si accede alla schermata “Protocollo - Inserimento” (figura 6) e può scegliere utilizzando un selettore esclusivo se il documento è in “Ingresso” oppure in “Uscita” (default) e quindi ufficializzarlo.

La segretaria deve completare i campi richiesti (figura 7) e premere il pulsante “Conferma inserimento” e automaticamente il protocollo è inserito. Vedi anche la documentazione di Protocollo.

Terminato il processo, la Segretaria, il Dirigente1 e Dirigente2 vedono il documento nella vista “Protocollati/Gestiti”.

 

ANNULLO DI UNA COLLABORAZIONE

La collaborazione può essere annullata da:
- Chi propone
- La segreteria di chi propone se la collaborazione è ancora in carico al proponente
- Chi ha in carico la collaborazione
- La segreteria di chi ha in carico la collaborazione (e non in altri momenti, quando la collaborazione è in carico ad altri)
- Il destinatario finale
- La segreteria del destinatario finale solo quando ha in carico la collaborazione