Docsuite PA: Scrivania - Come protocollare una proposta arrivata dalla collaborazione

Scopo

Questa procedura consente di protocollare una proposta che ha concluso il giro delle firme in collaborazione, completando i dati e ufficializzando la registrazione.
Al termine dell'operazione il protocollo è inserito e la collaborazione risulta gestita per tutti gli attori coinvolti.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Il dirigente ha firmato e ha inviato la collaborazione al protocollo
• Si deve ufficializzare come protocollo in uscita un documento firmato
• Si deve chiudere una collaborazione che risulta da protocollare

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Che la collaborazione sia nella vista Da Protocollare/Gestire
• Essere abilitati alla registrazione di protocolli nel contenitore di destinazione
• Avere i dati necessari alla registrazione: tipologia, contenitore, soggetti, oggetto e classificazione

Informazioni sui campi

Da Protocollare/Gestire

Vista della scrivania in cui la segreteria trova le collaborazioni che hanno concluso il giro delle firme.

Al Protocollo/Segreteria

Vista in cui la collaborazione compare sia alla segreteria sia ai dirigenti dopo l'invio al protocollo.

Protocolla

Pulsante che apre la schermata Protocollo - Inserimento.

Ingresso / Uscita

Selettore esclusivo della schermata di inserimento con cui si indica se il documento è in Ingresso oppure in Uscita. L'impostazione predefinita è Uscita.

Conferma inserimento

Registra il protocollo.

Protocollati/Gestiti

Vista in cui, concluso il processo, la collaborazione compare a tutti gli attori coinvolti.

Informazioni generali

• Modulo: Scrivania — Collaborazione
• Funzionalità: Protocollazione di una proposta in collaborazione
• Ruolo richiesto: Segreteria, abilitata alla registrazione di protocolli nel contenitore
• Tempo medio: 5-10 minuti

È il passo conclusivo del flusso: la collaborazione ha raccolto le firme, qui diventa un protocollo a tutti gli effetti. La compilazione dei campi segue le regole ordinarie della registrazione.

Procedura

Procedure correlate

• Come inserire una proposta di protocollo in collaborazione — l'avvio del flusso
• Come visionare e firmare una proposta in collaborazione — il passo del dirigente
• Come registrare un protocollo — la compilazione dei campi della registrazione

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra il protocollo con i dati compilati e il documento firmato in collaborazione
• Attribuisce il numero di protocollo
• Mostra la collaborazione nella vista Protocollati/Gestiti a tutti gli attori coinvolti

Domande frequenti

Dove trovo le proposte da protocollare?

Nella vista Da Protocollare/Gestire della scrivania.

Da dove si avvia la protocollazione?

Dal pulsante Protocolla, che apre la schermata Protocollo - Inserimento.

Il documento è in ingresso o in uscita?

Lo si indica con il selettore esclusivo; l'impostazione predefinita è Uscita.

Devo ricompilare tutti i campi?

Vanno completati i campi richiesti dalla registrazione, secondo le regole ordinarie.

Come si conclude l'operazione?

Con Conferma inserimento: il protocollo viene inserito automaticamente.

Dove vedo il documento una volta protocollato?

Nella vista Protocollati/Gestiti, che lo mostra alla segreteria e ai dirigenti coinvolti.

Il dirigente può protocollare da solo?

Sì, se nel riquadro Tipo Operazione ha scelto Protocolla: in quel caso passa direttamente all'inserimento senza coinvolgere la segreteria.

Risoluzione problemi

La collaborazione non compare fra quelle da protocollare

Possibile causa

Il dirigente non ha ancora inviato la collaborazione al protocollo, oppure l'ha inoltrata a un altro dirigente per la firma.

Soluzione

Verificare la vista Attività in Corso per sapere a che punto è il flusso.

Il sistema non consente di confermare l'inserimento

Possibile causa

Manca uno dei dati obbligatori della registrazione.

Soluzione

Completare i campi mancanti, come descritto in Come registrare un protocollo, e confermare di nuovo.

Il contenitore desiderato non compare

Possibile causa

Mancano i diritti di scrittura su quel contenitore.

Soluzione

Richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Protocollare un documento firmato in collaborazione
• Chiudere una collaborazione con la registrazione del protocollo
• Ufficializzare una proposta di protocollo
• Completare l'inserimento dalla vista Da Protocollare/Gestire