Docsuite PA: Scrivania - Come inserire l’atto a conclusione della collaborazione

Scopo

Questa procedura consente di inserire l'atto o la delibera al termine del giro delle firme in collaborazione, completando i dati e ufficializzando la proposta.
Al termine dell'operazione si apre la pagina di gestione dell'atto e la collaborazione risulta gestita per tutti gli attori coinvolti.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Il dirigente ha firmato e ha inviato la collaborazione agli atti
• Si deve ufficializzare una proposta di atto o di delibera firmata
• Si deve chiudere una collaborazione che risulta da gestire

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Che la collaborazione sia nella vista Da Protocollare/Gestire
• Essere abilitati all'inserimento di delibere e atti nel contenitore di destinazione
• Sapere se il documento è una proposta di delibera o una proposta di atto

Informazioni sui campi

Da Protocollare/Gestire

Vista della scrivania in cui la segreteria trova le collaborazioni che hanno concluso il giro delle firme.

Al Protocollo/Segreteria

Vista in cui la collaborazione compare sia alla segreteria sia ai dirigenti dopo l'invio agli atti.

Atto

Pulsante che apre la schermata Delibere e atti - Inserimento.

Proposta di delibera / Proposta di atto

Selettore esclusivo della schermata di inserimento con cui si indica la natura del documento. L'impostazione predefinita è proposta di atto.

Conferma inserimento

Registra la proposta e apre la pagina di gestione dell'atto.

Protocollati/Gestiti

Vista in cui, concluso il processo, la collaborazione compare a tutti gli attori coinvolti.

Informazioni generali

• Modulo: Scrivania — Collaborazione
• Funzionalità: Inserimento dell'atto a conclusione della collaborazione
• Ruolo richiesto: Segreteria, abilitata all'inserimento di delibere e atti
• Tempo medio: 5-10 minuti

È il passo conclusivo del flusso: la collaborazione ha raccolto le firme, qui diventa una proposta di atto o di delibera. La compilazione dei campi segue le regole del modulo Delibere e Atti.

Procedura

Procedure correlate

• Come inserire una proposta di atto in collaborazione — l'avvio del flusso
• Come visionare e firmare una proposta in collaborazione — il passo del dirigente; per gli atti le operazioni del riquadro Tipo Operazione si chiamano Agli Atti e Atto

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra la proposta di atto o di delibera con i dati compilati e il documento firmato in collaborazione
• Apre la pagina di gestione dell'atto
• Mostra la collaborazione nella vista Protocollati/Gestiti a tutti gli attori coinvolti

Domande frequenti

Dove trovo le collaborazioni da concludere?

Nella vista Da Protocollare/Gestire della scrivania.

Da dove si avvia l'inserimento?

Dal pulsante Atto, che apre la schermata Delibere e atti - Inserimento.

Come indico che si tratta di una delibera?

Con il selettore esclusivo della schermata di inserimento: l'impostazione predefinita è la proposta di atto.

Che cosa succede dopo la conferma?

Compare la pagina di gestione dell'atto.

Dove vedo il documento a processo concluso?

Nella vista Protocollati/Gestiti, che lo mostra alla segreteria e ai dirigenti coinvolti.

Il dirigente può inserire l'atto da solo?

Sì, se nel riquadro Tipo Operazione ha scelto Atto: in quel caso passa direttamente all'inserimento della proposta senza coinvolgere la segreteria.

Risoluzione problemi

La collaborazione non compare fra quelle da gestire

Possibile causa

Il dirigente non ha ancora inviato la collaborazione agli atti, oppure l'ha inoltrata a un altro dirigente per la firma.

Soluzione

Verificare la vista Attività in Corso per sapere a che punto è il flusso.

Il sistema non consente di confermare l'inserimento

Possibile causa

Manca uno dei dati richiesti dalla schermata di inserimento.

Soluzione

Completare i campi mancanti e confermare di nuovo.

Ho scelto la natura sbagliata del documento

Possibile causa

Il selettore propone per impostazione predefinita la proposta di atto.

Soluzione

Indicare la proposta di delibera prima di confermare l'inserimento.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Inserire un atto firmato in collaborazione
• Ufficializzare una proposta di delibera
• Chiudere una collaborazione con l'inserimento dell'atto
• Completare l'inserimento dalla vista Da Protocollare/Gestire