Docsuite PA: Scrivania - Come inserire una proposta di protocollo in collaborazione

Scopo

Questa procedura consente alla segreteria di inserire una proposta di protocollo in collaborazione, indicando i dirigenti destinatari di firma e i documenti da sottoporre.
Al termine dell'operazione la collaborazione è avviata e i destinatari la trovano sulla propria scrivania, avvisati per e-mail.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Sottoporre alla firma del dirigente una proposta di protocollo
• Far firmare lo stesso documento a dirigenti di più settori
• Scambiare documenti fra segreterie e direzioni senza passare dalla carta
• Tenere traccia di una proposta ancora in lavorazione con un promemoria

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Essere abilitati al modulo Collaborazione
• Avere il documento da sottoporre e gli eventuali allegati parte integrante
• Sapere quale dirigente è destinatario di firma e se la sua firma è obbligatoria

Informazioni sui campi

Tipologia del documento

Per una proposta di protocollo si sceglie Protocollo. La tipologia impostata non potrà più essere modificata durante il flusso.

Destinatario di firma

Il dirigente a cui la proposta viene sottoposta. La casella di spunta a fianco indica se la sua firma è obbligatoria.

Altri destinatari

Sezione in cui indicare destinatari aggiuntivi. Ricevono anch'essi la e-mail di promemoria con il collegamento alla collaborazione.

Allegati

Gli allegati inseriti in collaborazione sono sottoposti al processo di firma: normalmente vi si inseriscono i documenti "allegati parte integrante" del protocollo.

Dati — data di promemoria e oggetto

Nella sezione Dati si possono indicare una data di promemoria e un oggetto, che allo scadere della data vengono proposti nel diario per ricordare le proposte rimaste pendenti.

Conferma

Avvia la collaborazione.

Viste della scrivania

• Visione/Firma e Attività in Corso: dove la segreteria vede la collaborazione appena inserita
• Da Visionare/Firmare: dove il dirigente destinatario vede il documento
• Attività in Corso: dove lo vede un secondo dirigente non ancora coinvolto nella firma

Informazioni generali

• Modulo: Scrivania — Collaborazione
• Funzionalità: Inserimento di una proposta di protocollo in collaborazione
• Ruolo richiesto: Segreteria
• Tempo medio: 5-10 minuti

Il modulo Collaborazione realizza lo scambio documentale fra le segreterie e le direzioni per la firma digitale delle proposte di protocollo: riproduce digitalmente, con i poteri di ciascun attore, le operazioni che si farebbero a mano con i documenti cartacei.

Procedura

Procedure correlate

• Come visionare e firmare una proposta in collaborazione — il passo del dirigente
• Come protocollare una proposta arrivata dalla collaborazione — il passo conclusivo della segreteria

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra la collaborazione con la tipologia, i destinatari di firma e i documenti indicati
• La mostra alla segreteria nelle viste Visione/Firma e Attività in Corso
• La mostra al dirigente destinatario nella vista Da Visionare/Firmare
• Invia ai destinatari di firma e a quelli aggiuntivi una e-mail con il collegamento alla collaborazione
• Propone nel diario il promemoria impostato, alla scadenza della data indicata

Domande frequenti

A che cosa serve il modulo Collaborazione?

A realizzare lo scambio documentale fra le segreterie e le direzioni per la firma digitale delle proposte di protocollo.

Posso cambiare la tipologia dopo avere confermato?

No: la tipologia impostata non è più modificabile durante il flusso.

Che cosa indica la casella accanto al destinatario di firma?

Se la firma di quel dirigente è obbligatoria.

Gli allegati vengono firmati?

Sì: gli allegati inseriti in collaborazione sono sottoposti al processo di firma. Vi si inseriscono di norma gli allegati parte integrante del protocollo.

Chi riceve l'avviso per e-mail?

I destinatari di firma e quelli indicati nella sezione Altri destinatari.

A che cosa serve la data di promemoria?

Allo scadere della data, promemoria e oggetto compaiono nel diario, per ricordare le proposte rimaste pendenti.

Chi può annullare una collaborazione?

Chi propone; la segreteria di chi propone, se la collaborazione è ancora in carico al proponente; chi ha in carico la collaborazione; la segreteria di chi ha in carico la collaborazione, e non in altri momenti; il destinatario finale; la segreteria del destinatario finale, solo quando ha in carico la collaborazione.

E se il dirigente è assente?

La segreteria può coinvolgere un vice attraverso la sostituzione: firma con le stesse funzionalità del dirigente, indicando nel commento che la firma è eseguita con funzione di vicariato.

Risoluzione problemi

Il dirigente non trova la collaborazione sulla propria scrivania

Possibile causa

La collaborazione non è stata confermata, oppure il dirigente non è fra i destinatari di firma.

Soluzione

Verificare che la collaborazione risulti nelle viste Visione/Firma e Attività in Corso e controllare i destinatari indicati.

Ho sbagliato la tipologia del documento

Possibile causa

La tipologia non è modificabile una volta avviato il flusso.

Soluzione

Annullare la collaborazione, se si rientra fra chi può farlo, e inserirne una nuova.

Un allegato non deve essere firmato

Possibile causa

Tutti gli allegati inseriti in collaborazione sono sottoposti al processo di firma.

Soluzione

Inserire in collaborazione i soli allegati parte integrante e aggiungere gli altri documenti in fase di protocollazione.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Mandare alla firma del dirigente una proposta di protocollo
• Avviare una collaborazione per la firma digitale
• Inserire una proposta di protocollo dalla segreteria
• Far firmare un documento a dirigenti di più settori
• Impostare un promemoria su una proposta in lavorazione