Docsuite PA: Scrivania - Come consultare il Diario Generale

Scopo

Questa procedura consente di consultare il Diario Generale, il diario unificato che raccoglie in un unico elenco gli eventi registrati nei vari moduli del sistema.
Al termine dell'operazione si ha l'elenco delle attività del periodo scelto, con la possibilità di scendere nel dettaglio di ciascuna e di esportarlo.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Ricostruire che cosa si è fatto nel sistema in un dato periodo
• Verificare l'esito di un'attività, per esempio un invio PEC o una firma digitale
• Individuare le registrazioni in errore o incomplete
• Estrarre un prospetto delle attività in Word o in Excel

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Essere abilitati alla voce Diario Generale della sezione Utente del menu principale
• Conoscere il periodo da esaminare: l'estrazione copre al più 30 giorni

Informazioni sui campi

Il Diario Generale sostituisce i diari specifici precedenti e gestisce le categorie di evento Protocollo, Atti, Pratiche, Serie documentali, PEC, Posta elettronica e Collaborazioni.

Da / A

Periodo di esecuzione dell'attività, al più 30 giorni. Indicando un intervallo maggiore il sistema lo segnala con un messaggio.

Tipologia

Categoria dell'attività, selezionabile da un menu a tendina.

Oggetto

Testo sintetico descrittivo dell'attività. La ricerca avviene in modalità "contiene".

Aggiorna visualizzazione

Applica i criteri impostati e produce l'elenco. Senza premerlo i filtri non hanno effetto.

Colonne dell'elenco

• Log: dà accesso al dettaglio della registrazione, cioè all'intero insieme di attività ed eventi eseguiti da tutti gli utenti. La funzione risulta attualmente disabilitata per questioni di riservatezza e sarà oggetto di impostazione parametrica.
• Tipologia: categoria di appartenenza della registrazione
• Data/ora: riferimenti temporali della registrazione
• Esito: stato di criticità della registrazione, in errore o incompleta
• Collegamento: riferimenti principali della registrazione — data, numerazione, soggetti interessati, secondo la tipologia — e accesso al relativo sommario
• Oggetto: descrizione sintetica del contenuto

Navigazione ed esportazione

I pulsanti classici Prima, Precedente, Vai, Successiva e Ultima scorrono le pagine. Esporta pagina ed Esporta tutto estraggono in Word ed Excel la pagina corrente o l'intera collezione di pagine estratte.

Espansione del dettaglio

Quando al medesimo oggetto sono legate più attività, l'elenco mostra una sola segnalazione, con i riferimenti temporali della più recente. L'apposita icona espande il dettaglio. A differenza del comando Log, l'elenco espanso si limita a quanto eseguito dall'operatore corrente ed è influenzato dai criteri di visualizzazione impostati.

Informazioni generali

• Modulo: Scrivania
• Funzionalità: Diario Generale
• Ruolo richiesto: Utente abilitato alla voce Diario Generale
• Tempo medio: 1-3 minuti

Il diario unificato nasce dalla moltiplicazione dei diari specifici e delle azioni da tracciare — PEC, e-mail, firme digitali anche offline, distribuzioni e autorizzazioni, nei moduli Collaborazione, Protocollo, Serie Documentali e Archivi, Atti, Pratiche e Fascicoli — e consente sia la visione d'insieme sia il maggior dettaglio.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Mostra le registrazioni del periodo e della tipologia scelti, con le più recenti in testa
• Segnala nella colonna Esito le registrazioni in errore o incomplete
• Consente di raggiungere il sommario dell'entità di ciascuna riga
• Esporta in Word o in Excel la pagina corrente o l'intera estrazione

Domande frequenti

Che cosa contiene il Diario Generale?

Gli eventi delle categorie Protocollo, Atti, Pratiche, Serie documentali, PEC, Posta elettronica e Collaborazioni, in un unico elenco che sostituisce i diari precedenti.

Quanto può essere lungo il periodo?

Al più 30 giorni. Con un intervallo maggiore il sistema mostra un messaggio.

La ricerca sull'oggetto è esatta?

No, lavora in modalità "contiene".

Perché la colonna Log non funziona?

La funzione risulta attualmente disabilitata per questioni di riservatezza e sarà oggetto di impostazione parametrica.

Che differenza c'è fra il Log e l'espansione del dettaglio?

Il Log mostra le attività di tutti gli utenti; l'espansione del dettaglio si limita a quanto eseguito dall'operatore corrente ed è influenzata dai criteri di visualizzazione impostati.

Perché vedo una sola riga per attività che so essere più di una?

Quando più attività sono legate allo stesso oggetto viene mostrata una sola segnalazione, con i riferimenti temporali della più recente. L'icona di espansione mostra le altre.

Come arrivo al documento di una registrazione?

Dalla colonna Collegamento, che porta al sommario dell'entità.

In quali formati posso esportare?

Word ed Excel, per la pagina corrente o per l'intera collezione di pagine estratte.

Risoluzione problemi

Compare un messaggio quando imposto le date

Possibile causa

L'intervallo indicato supera i 30 giorni consentiti.

Soluzione

Restringere il periodo e aggiornare la visualizzazione.

L'elenco non cambia dopo avere impostato i filtri

Possibile causa

Non è stato premuto Aggiorna visualizzazione.

Soluzione

Selezionare il pulsante per applicare i criteri.

Una registrazione risulta in errore o incompleta

Possibile causa

L'attività non si è conclusa correttamente: è quanto segnala la colonna Esito.

Soluzione

Aprire il sommario dell'entità dal collegamento ed esaminare l'operazione; se non si risolve, segnalarlo all'assistenza.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Vedere le attività svolte nel sistema
• Ricostruire gli invii PEC e le firme digitali di un periodo
• Trovare le registrazioni in errore
• Esportare il diario delle attività in Excel
• Consultare il diario unificato