Docsuite PA: Scrivania - Come consultare le viste di Protocollo

Scopo

Questa procedura consente di consultare le viste della Scrivania dedicate al Protocollo: i documenti ancora da leggere, quelli in attesa di accettazione da parte del proprio settore e, per il proponente, quelli non ancora accettati o respinti dai settori autorizzati.
Al termine dell'operazione si sa che cosa resta da leggere, che cosa va accettato e come hanno risposto i settori autorizzati.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Controllare i protocolli arrivati e non ancora aperti
• Vedere che cosa il proprio settore deve ancora accettare
• Come proponente, seguire quali settori hanno accettato un protocollo e quali no
• Capire perché un protocollo è stato respinto

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre dei diritti di accesso ai contenitori di cui si vogliono vedere i protocolli
• Appartenere al settore per i protocolli da accettare
• Essere il proponente, per le viste Autorizzati non accettati e Respinti

Informazioni sui campi

Da Leggere

Elenco dei documenti protocollati, presenti nei contenitori su cui si hanno i diritti di accesso, che l'utente non ha ancora aperto.

Da Accettare

Protocolli autorizzati al proprio settore che devono ancora essere accettati.

Autorizzati non accettati

Per l'utente proponente: protocolli non ancora accettati da tutti i settori autorizzati. La vista aggiunge la colonna Non accettati, che indica quanti settori non hanno ancora accettato.

Respinti

Per l'utente proponente: protocolli respinti da almeno un settore.

Filtra per contenitore

Menu a tendina in alto sopra la tabella dei risultati, restringe l'elenco a un contenitore.

Filtri di colonna

Campi sotto le intestazioni delle colonne. Si digita il testo da cercare — per esempio nel campo Oggetto — e si preme Invio: la tabella si aggiorna con i soli protocolli che lo contengono. Un'apposita icona cancella i filtri e svuota i campi. Nella vista Da Accettare si può filtrare anche per Data Registrazione dalla tendina in alto; nella vista Autorizzati non accettati per numero protocollo, data, contenitore, utente o oggetto.

Autorizzazioni nel Sommario

Nella sezione delle autorizzazioni del Sommario di protocollo il proponente vede in verde i settori che hanno accettato e in grassetto quelli che non hanno ancora accettato. Per un protocollo respinto la sezione è divisa in due, con in evidenza i settori che hanno rifiutato e, fra parentesi, la motivazione del rifiuto.

Informazioni generali

• Modulo: Scrivania
• Funzionalità: Viste specifiche di Protocollo
• Ruolo richiesto: Utente abilitato ai contenitori; proponente per le viste sulle autorizzazioni
• Tempo medio: 1-2 minuti

L'accettazione non si esegue dalla vista: si richiama dal Sommario del protocollo. Una volta rifiutato, il protocollo esce dalla vista Da Accettare dell'utente di settore e compare nella vista Respinti del proponente.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Mostra l'elenco corrispondente alla vista scelta, limitato a ciò su cui l'utente ha diritti
• Applica i filtri per contenitore, per data e per colonna impostati
• Indica al proponente quanti e quali settori non hanno ancora accettato
• Riporta, per i protocolli respinti, i settori che hanno rifiutato e la motivazione

Domande frequenti

Quali viste sono dedicate al Protocollo?

Da Leggere, Da Accettare, Autorizzati non accettati e Respinti.

Che cosa contiene la vista Da Leggere?

I documenti protocollati dei contenitori su cui si hanno i diritti di accesso che l'utente non ha ancora aperto.

Dove si accetta un protocollo?

Dal Sommario del protocollo: la vista Da Accettare serve a individuarlo.

Che fine fa un protocollo rifiutato?

Esce dalla vista Da Accettare dell'utente di settore e compare nella vista Respinti del proponente.

Che cosa indica la colonna Non accettati?

Il numero di settori che non hanno ancora accettato il protocollo.

Come riconosco nel Sommario chi ha accettato?

I settori che hanno accettato sono in verde, quelli che non hanno ancora accettato in grassetto.

Dove leggo il motivo di un rifiuto?

Nel Sommario del protocollo respinto, fra parentesi accanto al settore che ha rifiutato.

Come azzero i filtri?

Con l'apposita icona, che cancella i filtri e svuota i campi.

Risoluzione problemi

Un protocollo non compare nella vista Da Leggere

Possibile causa

È già stato aperto, oppure si trova in un contenitore su cui non si hanno diritti di accesso.

Soluzione

Cercarlo con la ricerca del protocollo; se manca un intero contenitore, richiedere i diritti all'amministratore.

L'elenco resta vuoto dopo una ricerca

Possibile causa

È rimasto impostato un filtro di colonna o per contenitore della consultazione precedente.

Soluzione

Cancellare i filtri con l'apposita icona e ripetere la consultazione.

Non trovo il pulsante per accettare

Possibile causa

Si sta cercando nella vista invece che nel Sommario.

Soluzione

Aprire il protocollo: l'accettazione si richiama dal Sommario.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Vedere i protocolli da leggere
• Controllare i protocolli da accettare
• Sapere quali settori non hanno accettato un protocollo
• Vedere i protocolli respinti e la motivazione del rifiuto
• Filtrare i protocolli della Scrivania per contenitore o per oggetto