Scopo
Questa procedura consente di organizzare la pratica con cartelle e sottocartelle nell'albero dei documenti: aggiungerle, rinominarle, cancellarle ed elencare i documenti in check-out.
Al termine dell'operazione l'albero dei documenti ha la struttura desiderata.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Aggiungere una cartella o una sottocartella alla pratica
- Rinominare una cartella, anche per usarla come scadenziario
- Cancellare una cartella vuota
- Elencare i documenti temporaneamente fuori dalla pratica
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere aperto la finestra di Visualizzazione della pratica
Informazioni sui campi
Cartelle e sottocartelle
Per organizzare la pratica anche visivamente si possono disegnare cartelle e sottocartelle, senza limiti di nidificazione: i documenti vi vengono "depositati", con la possibilità di definire campi descrittivi, come oggetto e motivo, che possono poi servire per le ricerche.
Icone in terza riga: cartelle
- Inserimento Cartella: aggiunge una nuova cartella nell'albero dei documenti (area 2)
- Rinomina Cartella: rinomina la cartella selezionata; è usata anche come scadenziario e promemoria del numero di documenti che dovranno essere inseriti nella cartella
- Cancella Cartella: cancella la cartella selezionata; è abilitata solo se la cartella non contiene documenti
- Elenco CheckOut: elenca, nell'area 2, i documenti che risultano temporaneamente fuori dalla pratica (check-out)
Informazioni generali
- Modulo: Pratiche
- Funzionalità: Cartelle
- Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Pratiche
- Tempo medio: 2-5 minuti
Per aggiungere i documenti alle cartelle vedere la guida Docsuite PA: Pratiche - Come inserire documenti e collegamenti in una pratica.
Procedura
1. Consultare l'albero dei documenti
Nell'area 2 consultare l'albero della pratica, con le cartelle e gli step.
2. Aggiungere una cartella
Usare l'icona Inserimento Cartella per aggiungere una nuova cartella nell'albero.
3. Rinominare una cartella
Selezionare la cartella e usare l'icona Rinomina Cartella.
4. Cancellare una cartella
Selezionare la cartella e usare l'icona Cancella Cartella: è abilitata solo se la cartella non contiene documenti.
5. Elencare i documenti in check-out
Usare l'icona Elenco CheckOut per elencare nell'area 2 i documenti temporaneamente fuori dalla pratica.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- mostra nell'albero le cartelle aggiunte o rinominate
- cancella le cartelle vuote selezionate
- elenca i documenti in check-out
Domande frequenti
Quante sottocartelle posso creare?
Cartelle e sottocartelle non hanno limiti di nidificazione.
Quando posso cancellare una cartella?
Solo se la cartella non contiene documenti.
Come uso una cartella come scadenziario?
Con l'icona Rinomina Cartella, che è usata anche come scadenziario e promemoria del numero di documenti da inserire nella cartella.
Che cosa sono i documenti in check-out?
Documenti temporaneamente fuori dalla pratica: l'icona Elenco CheckOut li elenca nell'area 2.
Posso definire campi descrittivi nelle cartelle?
Sì, come oggetto e motivo, che poi si possono usare per le ricerche.
Risoluzione problemi
L'icona Cancella Cartella non è attiva
Possibile causa
La cartella selezionata contiene documenti: l'icona è abilitata solo per le cartelle vuote.
Soluzione
Spostare o togliere i documenti dalla cartella, poi riprovare.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Creare una cartella in una pratica
- Organizzare i documenti di una pratica
- Rinominare una cartella
- Creare sottocartelle in una pratica
- Vedere i documenti in check-out
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