Docsuite PA: Pratiche - Come passare una pratica ad altri settori con la presa in carico

Scopo

Questa procedura consente di passare una pratica ad altri settori (uffici) con le richieste di presa in carico, di richiamarle, di accettarle o rifiutarle e di assegnare gli utenti del settore.

Al termine dell'operazione la pratica è in carico al settore che l'ha accettata e gli utenti abilitati vi accedono.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Chiedere a un altro settore di prendere in carico la pratica
• Richiamare una richiesta di presa in carico già inviata
• Accettare o rifiutare la presa in carico di una pratica ricevuta
• Chiedere la presa in carico con obbligo di restituzione al solo mittente
• Abilitare o disabilitare l'accesso alla pratica agli utenti di un settore

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere aperto la finestra di Visualizzazione della pratica
• Appartenere al ruolo che ha la presa in carico, per le funzioni che lo richiedono

Informazioni sui campi

Presa in carico

La pratica può essere passata ad altri settori con le relative autorizzazioni di richiesta e presa in carico: questo permette di movimentarla senza dover cablare un flusso di gestione. Ogni richiesta e ogni presa in carico invia una mail informativa.

Icone in quarta riga: workflow

• Richiesta di Presa in Carico: richiede ad altri settori (uffici) la presa in carico della pratica, inviando una mail informativa
• Richiamo della Richiesta di Presa in Carico: annulla una precedente richiesta, inviando una mail informativa
• Presa in carico da Richiesta: permette al destinatario della pratica di accettare o rifiutare la presa in carico, inviando una mail informativa
• Richiesta di Restituzione: richiede la presa in carico ad altri settori, inviando una mail informativa, ma il destinatario sarà obbligato a restituire la pratica solamente al mittente
• Assegnazione Utenti: abilita o disabilita l'accesso alla pratica agli utenti che fanno parte del settore (ufficio) registrato

Informazioni generali

• Modulo: Pratiche
• Funzionalità: Presa in carico
• Ruolo richiesto: Utente del settore che ha o riceve la pratica
• Tempo medio: 5-10 minuti

Per leggere lo stato delle richieste vedere la guida Docsuite PA: Pratiche - Come consultare e gestire una pratica.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• invia una mail informativa a ogni richiesta, richiamo e presa in carico
• affida la pratica al settore che ha accettato la presa in carico
• abilita all'accesso gli utenti del settore indicati

Domande frequenti

Devo prevedere un flusso per passare la pratica ad altri settori?

No: con le autorizzazioni di richiesta e presa in carico la pratica può essere passata ad altri settori senza cablare un flusso.

Che differenza c'è fra Richiesta di Presa in Carico e Richiesta di Restituzione?

Con la Richiesta di Restituzione il destinatario è obbligato a restituire la pratica solamente al mittente.

Come annullo una richiesta già inviata?

Con l'icona Richiamo della Richiesta di Presa in Carico.

Chi può accettare o rifiutare la presa in carico?

Il destinatario della pratica, con l'icona Presa in carico da Richiesta.

Come abilito un utente alla pratica?

Con l'icona Assegnazione Utenti, che abilita o disabilita l'accesso agli utenti del settore registrato.

Che cosa invia il Sistema a ogni richiesta?

Una mail informativa.

Risoluzione problemi

Un'icona del workflow non è visibile

Possibile causa

Le icone sono mostrate solo se l'azione è possibile, secondo il flusso e le credenziali dell'utente.

Soluzione

Verificare lo stato della pratica e di appartenere al ruolo che ha la presa in carico.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Passare una pratica a un altro ufficio
• Chiedere la presa in carico di una pratica
• Accettare una pratica
• Rifiutare una presa in carico
• Restituire una pratica al mittente