Docsuite PA: Pratiche - Come inserire documenti e collegamenti in una pratica

Scopo

Questa procedura consente di aggiungere a uno step della pratica i documenti e i collegamenti a protocolli, fascicoli, delibere e atti.

Al termine dell'operazione lo step comprende gli elementi aggiunti.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Inserire un documento o più documenti in uno step della pratica
• Collegare alla pratica un protocollo, un fascicolo o una delibera o un atto

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere aperto la finestra di Visualizzazione della pratica
• Avere selezionato nell'albero lo step in cui aggiungere gli elementi

Informazioni sui campi

Pulsanti nell'intestazione dell'area 3

• Inserimento Documento: permette di selezionare il documento con l'interfaccia standard di Windows per la selezione dei documenti ("File apri")
• Inserimento Multiplo: permette di selezionare più di un documento con la stessa interfaccia
• Inserimento collegamento al Protocollo: permette di inserire Anno e Numero per selezionare direttamente il protocollo; il pulsante cerca permette di eseguire la ricerca di protocollo e selezionare il risultato
• Inserimento collegamento al Fascicolo: permette di inserire Anno, Numero e Indice di Classificazione per selezionare direttamente il fascicolo; il pulsante cerca permette di eseguire la ricerca di fascicolo
• Inserimento di un collegamento a Delibere/Atti: permette di inserire Anno e Numero della delibera o dell'atto; il pulsante cerca permette di eseguire la ricerca

Sotto ai pulsanti il Sistema evidenzia il settore che ha la presa in carico della pratica, relativo allo step corrente.

Elenco dei documenti

I documenti di ogni step sono rappresentati in una tabella di più colonne. L'amministratore può parametrizzarla, stabilendo il numero massimo di documenti elencati e quanti ne vanno visualizzati in ogni pagina.

Informazioni generali

• Modulo: Pratiche
• Funzionalità: Documenti e collegamenti
• Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Pratiche
• Tempo medio: 2-5 minuti

Per organizzare gli step in cartelle vedere la guida Docsuite PA: Pratiche - Come gestire le cartelle di una pratica.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• aggiunge allo step selezionato i documenti inseriti
• aggiunge i collegamenti al protocollo, al fascicolo o alla delibera o all'atto indicati
• mostra gli elementi nell'elenco dei documenti dello step

Domande frequenti

Come inserisco più documenti insieme?

Con Inserimento Multiplo, selezionando più file nell'interfaccia standard di Windows.

Come collego un protocollo alla pratica?

Con Inserimento collegamento al Protocollo, indicando Anno e Numero, o cercandolo con il pulsante cerca.

Che dati servono per collegare un fascicolo?

Anno, Numero e Indice di Classificazione.

Che dati servono per collegare una delibera o un atto?

Anno e Numero.

Che cosa evidenzia il Sistema sotto ai pulsanti?

Il settore che ha la presa in carico della pratica, relativo allo step corrente.

Chi decide quanti documenti compaiono in una pagina?

L'amministratore, che parametrizza il numero massimo di documenti elencati e quanti visualizzare in ogni pagina.

Risoluzione problemi

Non vedo i pulsanti di inserimento

Possibile causa

Le icone sono mostrate solo se l'azione è possibile, secondo il flusso e le credenziali dell'utente.

Soluzione

Verificare di avere selezionato uno step e di avere i diritti necessari.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aggiungere un documento a una pratica
• Collegare un protocollo a una pratica
• Collegare un fascicolo a una pratica
• Collegare una delibera a una pratica
• Caricare più documenti in una pratica