Docsuite PA: Pratiche - Come aprire una pratica

Scopo

Questa procedura consente di aprire una nuova pratica nel modulo Pratiche, con l'operazione di Inserimento, che serve alla sola parte dichiarativa di apertura.

Al termine dell'operazione il Sistema rilascia il numero progressivo unico della pratica e apre la finestra di Visualizzazione.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Aprire una nuova pratica e dichiararne i dati: contenitore, settore, riferimenti, oggetto, responsabile, date e classificazione
• Predisporre i dati con cui la pratica sarà poi trovata dalla ricerca

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al modulo Pratiche
• Avere diritto di inserire documenti in almeno un contenitore
• Conoscere il settore che esegue l'apertura della pratica e la classificazione da usare

Informazioni sui campi

Contenitore

Entità logica di raggruppamento dei documenti da protocollare, che permette all'amministratore la gestione dei diritti (chi può fare cosa). La lista propone tutti i contenitori in cui l'utente ha diritto di inserire documenti.

Settore

Il settore che esegue l'apertura della pratica. I settori possono essere organizzati a più livelli e rappresentano l'organigramma dell'azienda; la lista li propone in una struttura ad albero, da cui si seleziona la voce con il clic del mouse.

Riferimenti

Si selezionano dai contatti della rubrica, rappresentata come struttura ad albero: si possono selezionare una o più voci.

Numero posizione

Testo libero che indica la posizione della pratica, per esempio il riferimento alla posizione in armadio.

Nome Pratica

Testo libero che indica il nome della pratica.

Oggetto

Si può inserire a mano oppure selezionare, mediante ricerca, da una lista di oggetti caricata precedentemente dall'utente.

Responsabile

Si può inserire un testo libero oppure selezionare un contatto dalla rubrica.

Note

Testo libero.

Data inizio

La data di apertura della pratica: è obbligatoria. Il campo data accetta i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa, oppure la selezione da calendario.

Data scadenza

La data di scadenza della pratica, con gli stessi formati della Data inizio.

Classificazione

Titolario adottato dall'Amministrazione, organizzato a N livelli, per esempio Titolo, Classe e Sottoclasse: identifica la natura del documento e non il servizio di competenza. La lista propone le voci del classificatore in una struttura ad albero; si seleziona la voce con una ricerca per descrizione o per codice.

Conferma inserimento

Memorizza i dati, rilascia il numero progressivo unico nel formato aaaa/nnnnnnn e apre la finestra di Visualizzazione della pratica.

Informazioni generali

• Modulo: Pratiche
• Funzionalità: Inserimento
• Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Pratiche
• Tempo medio: 3-5 minuti

Per cercare una pratica già aperta vedere la guida Docsuite PA: Pratiche - Come ricercare una pratica.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• rilascia il numero progressivo unico della pratica, nel formato aaaa/nnnnnnn
• memorizza i dati dichiarati, che si usano poi per le ricerche nell'archivio delle pratiche
• apre la finestra di Visualizzazione della pratica, dove si gestiscono i documenti, i collegamenti e la presa in carico

Domande frequenti

A che cosa serve l'Inserimento?

Alla sola parte dichiarativa di apertura della pratica: i documenti, i collegamenti e la presa in carico si gestiscono nella finestra di Visualizzazione.

Quali campi sono obbligatori?

La Data inizio. Per gli altri campi la fonte non indica l'obbligatorietà.

Che formato ha il numero della pratica?

aaaa/nnnnnnn: l'anno e un progressivo unico.

Quali contenitori vedo nella lista?

Tutti quelli in cui ho diritto di inserire documenti.

Come indico più riferimenti?

Selezionando più voci nella rubrica, che è rappresentata come struttura ad albero.

Che cosa indica il Numero posizione?

Un testo libero con la posizione della pratica, per esempio il riferimento alla posizione in armadio.

Che cosa indica la classificazione?

La natura del documento secondo il titolario dell'Amministrazione, non il servizio di competenza.

Che cosa si apre dopo la conferma?

La finestra di Visualizzazione della pratica.

Risoluzione problemi

Nella lista non trovo un contenitore

Possibile causa

La lista propone solo i contenitori in cui l'utente ha diritto di inserire documenti.

Soluzione

Rivolgersi all'amministratore, che gestisce i diritti sui contenitori.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aprire una pratica
• Creare una nuova pratica
• Inserire una pratica
• Dichiarare l'apertura di una pratica