Docsuite PA: Pratiche - Come consultare e gestire una pratica

Scopo

Questa procedura consente di consultare una pratica nella finestra di Visualizzazione e di raggiungere le funzioni con cui si gestisce: la raccolta documentale e il workflow.

Al termine dell'operazione si conoscono i dati, la struttura e lo stato della pratica.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Leggere i dati generali di una pratica
• Consultare la struttura delle cartelle e degli step di workflow
• Leggere l'elenco dei documenti di uno step
• Consultare il workflow, le autorizzazioni e il log della pratica

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al modulo Pratiche
• Avere aperto la pratica, come descritto nella guida sull'apertura

Informazioni sui campi

Attività della pratica

La finestra di Visualizzazione permette le attività più importanti, che logicamente si dividono in due categorie:

• Raccolta documentale: raccolta dei documenti informatici ed elettronici, collegamento al protocollo informatico, collegamento al fascicolo, collegamenti ad atti e delibere
• Workflow: consultazione e organizzazione della pratica, autorizzazioni di accesso, annullamento, chiusura e riapertura, gestione della presa in carico (richiesta, richiamo, conferma, rifiuto)

Aree della finestra

• Area 1: gestione della pratica, con 4 gruppi di funzioni rappresentate da icone
• Area 2: consultazione visiva dell'organizzazione della pratica, che contiene i documenti, in una struttura ad albero
• Area 3: finestra operativa, dove compaiono le finestre delle azioni selezionate dalle aree 1 e 2

Il Sistema mostra le icone secondo le logiche del flusso e le credenziali di accesso e visibilità dell'utente: sono visibili e attive, in ogni istante, solo le icone per cui le azioni sono possibili.

Area 2: la struttura ad albero

La struttura rappresenta i vari step di workflow; il nodo principale rappresenta i dati della pratica. Si seleziona ogni step per ottenerne il dettaglio. L'albero evidenzia i settori coinvolti e il loro stato e usa icone parlanti, descritte nella Legenda. Con un clic su una voce dell'albero, l'area 3 mostra l'elenco dei documenti che la compongono.

Area 3: l'elenco dei documenti

I documenti di uno step sono rappresentati in una tabella di più colonne. L'amministratore può parametrizzarla, stabilendo il numero massimo di documenti elencati e quanti ne vanno visualizzati in ogni pagina; se l'elenco satura i limiti di una pagina compaiono i pulsanti per proseguire con i numeri successivi e precedenti.

Icone in prima riga: visualizzazioni della pratica

• Dati generali della Pratica: mostra i dati generali della pratica
• Visualizzazione WorkFlow: mostra gli step, cioè le movimentazioni e le prese in carico, in una struttura ad albero
• Visualizzazione dettaglio WorkFlow: mostra gli stessi step in dettaglio, in un elenco
• Visualizzazione Dettaglio Assegnazione Utenti: mostra, in un elenco, i log delle assegnazioni utenti nei relativi step
• Visualizzazione delle Autorizzazioni: mostra le informazioni sulle autorizzazioni dell'utente relative alla pratica
• Invia: permette di inviare il messaggio di posta, generato in automatico, per la distribuzione della pratica (link)
• Log: apre l'elenco delle operazioni registrate dal Sistema, effettuate dagli utenti e sulla pratica
• Legenda: mostra le icone e le descrizioni usate per visualizzare le prese in carico e le richieste nell'area 2

Icone in seconda riga: modifiche sulla pratica

• Aggiorna la Pratica: esegue un refresh della pagina principale di visualizzazione della pratica
• Autorizzazioni in Copia Conoscenza: permette di autorizzare la visione a più settori (uffici)
• Modifica dati della Pratica, Modifica Pubblicazione su Internet, Chiusura, Annullamento e Riapertura della Pratica: descritte nelle guide correlate

Icone in terza e quarta riga

La terza riga raccoglie le funzioni delle cartelle; la quarta le richieste e le prese in carico del workflow. Sono descritte nelle guide correlate.

Informazioni generali

• Modulo: Pratiche
• Funzionalità: Visualizzazione
• Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Pratiche
• Tempo medio: 3-5 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• mostra i dati generali della pratica e la sua struttura ad albero
• mostra le sole icone attive per l'utente collegato, secondo il flusso e le credenziali
• mostra l'elenco dei documenti dello step selezionato

Domande frequenti

Che cosa si può fare nella finestra di Visualizzazione?

Raccogliere i documenti e collegare protocolli, fascicoli, atti e delibere, e gestire il workflow: consultazione, autorizzazioni, annullamento, chiusura, riapertura e presa in carico.

Perché non vedo tutte le icone?

Perché il Sistema mostra solo le icone attive per le azioni possibili, secondo il flusso e le credenziali dell'utente collegato.

Che cosa rappresenta l'albero dell'area 2?

Gli step di workflow della pratica; il nodo principale rappresenta i dati della pratica.

A che cosa serve la Legenda?

A leggere le icone usate per visualizzare le prese in carico e le richieste nell'area 2.

Posso passare la pratica ad altri settori senza un flusso prestabilito?

Sì: con le autorizzazioni di richiesta e presa in carico la pratica può essere passata ad altri settori senza cablare un flusso di gestione.

Che cosa fa l'icona Invia?

Invia il messaggio di posta, generato in automatico, per la distribuzione della pratica (link).

Risoluzione problemi

Un'icona che mi serve non è visibile

Possibile causa

Le icone sono mostrate solo se l'azione è possibile, secondo il flusso e le credenziali dell'utente.

Soluzione

Verificare lo stato della pratica e il proprio ruolo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aprire una pratica esistente
• Consultare una pratica
• Leggere il workflow di una pratica
• Vedere la struttura di una pratica
• Visualizzare il log di una pratica

Procedure correlate

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