Docsuite PA: Archivi - Come aggiungere i controlli a un archivio

Scopo

Questa procedura consente di aggiungere alla struttura di un archivio i controlli che costituiscono i suoi metadati e di configurarli secondo il tipo scelto.

Al termine dell'operazione la struttura dell'archivio comprende i controlli configurati.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Aggiungere un campo a un archivio
• Configurare un controllo di tipo Sezione, Testo, Numero, Data, Check box, Contatti, Documenti, Autorizzazione o Enumeratore
• Rendere un campo obbligatorio, di sola lettura o ricercabile

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere il ruolo di amministratore applicativo
• Avere aperto nel Designer la struttura dell'archivio, creata come descritto nella guida sulla creazione di un nuovo archivio

Informazioni sui campi

Opzioni comuni a molti controlli

• Label: etichetta descrittiva del controllo
• Valore di default: valore predefinito assunto all'inserimento di una nuova registrazione
• Sola lettura: impedisce qualsiasi modifica da parte dell'utente
• Richiesto: valorizzazione obbligatoria
• Visibile in ricerca: disponibile come filtro nella ricerca degli archivi

Sezione

Elemento di separazione visiva dei controlli in gruppi distinti. Titolo: descrizione assunta dalla banda di intestazione della sezione.

Testo

Casella di testo alfanumerico. Multiriga: dispone il testo in un'area di più righe.

Numero

Casella destinata a soli numeri.

Data

Controllo per valori di data. Richiedi solo l'anno: imposta il formato yyyy per ospitare solo il valore dell'anno in 4 cifre.

Check box

Casella di spunta che esprime un'opzione del tipo sì/no. Selezionato: valore predefinito = sì.

Contatti

Controllo destinato all'inserimento e alla gestione di un soggetto mittente o destinatario:

• Abilita selezione multipla di più contatti: consente di inserire più di un nominativo contemporaneamente
• Contatti Active Directory: consente la selezione del nominativo da Active Directory, cioè dall'insieme degli utenti di dominio gestito dai servizi di rete del sistema operativo Microsoft
• Contatti da rubrica: consente la selezione del nominativo dalla rubrica interna del Sistema
• Contatti da distribuzione Active Directory: consente la selezione del nominativo da una distribuzione di Active Directory
• Inserimento manuale: consente la digitazione manuale del riferimento
• Contatti da Excel: consente l'acquisizione di un elenco di contatti raccolti in un file Excel strutturato appositamente

Le opzioni selezionate determinano le icone visualizzate alla destra del controllo.

Documenti

Controllo dedicato all'archiviazione di documenti digitali:

• Archivio: consente la selezione dell'archivio documentale (definito in BiblosDS) in cui confluiscono i documenti acquisiti
• Crea archivio BiblosDS: consente di attivare il processo automatico di creazione e configurazione dell'archivio documentale in BiblosDS (funzionalità non ancora disponibile)
• Abilita multi-file: consente l'archiviazione di più documenti contemporaneamente (catena documentale)
• Abilita upload: consente il caricamento di un documento da file system
• Abilita scanner: consente il caricamento di un documento cartaceo tramite digitalizzazione da scanner
• Abilita firma digitale: consente di applicare la firma digitale ai documenti caricati
• Firma digitale obbligatoria: rende obbligatoria l'apposizione della firma sui documenti caricati
• Copia protocollo, Copia risoluzione, Copia serie documentale: opzioni di copia, il cui significato non è descritto nella documentazione di origine

Le opzioni selezionate determinano le icone visualizzate alla destra del controllo.

Autorizzazione

Controllo di gestione dell'autorizzazione dei settori all'accesso all'archivio. Abilita selezione multipla delle autorizzazioni: consente di inserire più settori contemporaneamente.

Enumeratore

Campo a tendina in cui è consentita solo la selezione del valore da un elenco predefinito:

• Nome: etichetta descrittiva assunta dal controllo
• Valore di default: si preme il pulsante [v] per selezionarlo dall'elenco predefinito
• Inserisci un nuovo valore: si preme il pulsante [+] per aggiungere all'elenco un nuovo valore assumibile

Informazioni generali

• Modulo: Archivi
• Funzionalità: Designer - Controlli
• Ruolo richiesto: Amministratore applicativo
• Tempo medio: 5-30 minuti, secondo il numero di controlli

Per salvare e pubblicare la struttura vedere la guida Docsuite PA: Archivi - Come salvare la bozza e pubblicare un archivio.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• aggiunge il controllo sotto i preesistenti nella struttura dell'archivio
• applica le proprietà impostate nella finestra Proprietà del controllo
• mostra le proprietà del controllo nella sua area

Domande frequenti

Come aggiungo un campo a un archivio?

Selezionando il tipo di controllo nell'elenco a sinistra della finestra del Designer.

Dove viene aggiunto il nuovo controllo?

Sotto i controlli preesistenti.

Come rendo un campo obbligatorio?

Selezionando l'opzione Richiesto nelle proprietà del controllo.

Come rendo un campo ricercabile?

Selezionando l'opzione Visibile in ricerca nelle proprietà del controllo.

Come aggiungo i valori di una tendina?

Con il controllo Enumeratore: si preme il pulsante [+] accanto a Inserisci un nuovo valore.

Come permetto di caricare documenti da file system o da scanner?

Con il controllo Documenti, selezionando le opzioni Abilita upload e Abilita scanner.

Come rendo obbligatoria la firma digitale dei documenti?

Nel controllo Documenti, selezionando Firma digitale obbligatoria.

Risoluzione problemi

Le icone accanto a un controllo non corrispondono a quello che mi aspetto

Possibile causa

Le icone visualizzate alla destra dei controlli Contatti e Documenti dipendono dalle opzioni selezionate.

Soluzione

Aprire le proprietà del controllo e verificare le opzioni selezionate.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aggiungere un campo a un archivio
• Creare un metadato
• Aggiungere una tendina a un archivio
• Configurare i contatti di un archivio
• Configurare i documenti di un archivio