Scopo
Questa procedura consente di cercare le registrazioni di un archivio del modulo Archivi, impostando i criteri di estrazione.
Al termine dell'operazione si ottiene l'elenco dei risultati, che si può ordinare ed esportare.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Trovare le registrazioni di un archivio per anno, numero, data, oggetto o classificazione
- Cercare per i metadati specifici di un archivio
- Trovare le registrazioni annullate
- Esportare in Word o Excel l'elenco estratto
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere accesso alle voci del menu principale, sezione Serie Documentali e Archivi
Informazioni sui campi
Campi standard, sempre presenti
Anno, Numero, Data registrazione, Oggetto, Classificazione e lo stato "annullato" (filtro Archivi annullati).
Campi specifici
Sono definiti nella struttura dell'archivio: tutti i metadati configurati che risultano indicati come "ricercabili".
Indicazioni dell'elenco dei risultati
- Stato della registrazione (da leggere, letta)
- Anteprima e tipo documento
- Collegamenti con altre registrazioni
- Registrazione presente in un fascicolo
- Provenienza da PEC
- Progressivo registrazione (composto da anno/numero)
- Archivio di appartenenza
- Oggetto della registrazione
- Classificatore di appartenenza
- Data inserimento della registrazione
Informazioni generali
- Modulo: Archivi
- Funzionalità: Ricerca
- Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Archivi
- Tempo medio: 2-5 minuti
Per leggere i dati di una registrazione vedere la guida Docsuite PA: Archivi - Come consultare il sommario di una registrazione.
Procedura
1. Aprire la finestra di ricerca
Dal menu principale del Sistema, sezione Serie Documentali e Archivi, selezionare la voce Ricerca.
2. Impostare i criteri
Selezionare la tipologia nella tendina Archivio e impostare i criteri desiderati, standard o specifici dell'archivio.
3. Avviare la ricerca
Premere Cerca per avviare la selezione.
4. Consultare l'elenco dei risultati
Ordinare l'elenco cliccando sull'intestazione della colonna di interesse, navigare tra le pagine dei record estratti ed esportare l'elenco in Word o Excel.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- mostra l'elenco delle registrazioni che rispondono ai criteri
- permette di ordinare l'elenco, navigare tra le pagine ed esportarlo in Word o Excel
- permette di aprire il sommario di una registrazione dal riferimento Anno/Numero
Domande frequenti
Quali criteri si possono usare?
I campi standard (anno, numero, data registrazione, oggetto, classificazione, stato "annullato") e i metadati dell'archivio indicati come "ricercabili".
Come trovo le registrazioni annullate?
Selezionando il filtro Archivi annullati: sono reperibili solo con una ricerca esplicita.
Come ordino l'elenco?
Cliccando sull'intestazione della colonna di interesse.
Posso esportare i risultati?
Sì, in Word o Excel.
Come apro una registrazione trovata?
Selezionando il riferimento Anno/Numero in griglia si apre il sommario.
Risoluzione problemi
Un metadato non compare tra i criteri di ricerca
Possibile causa
Il metadato non è indicato come "ricercabile" nella struttura dell'archivio.
Soluzione
Rivolgersi all'amministratore applicativo, che può impostare l'opzione Visibile in ricerca nel Designer.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Cercare un archivio
- Estrarre le registrazioni di un archivio
- Cercare registrazioni annullate
- Esportare un elenco di archivi in Excel
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