Docsuite PA: Archivi - Come progettare un archivio con il Designer

Scopo

Questa guida descrive come l'amministratore applicativo progetta e gestisce gli archivi del modulo Archivi con il Designer, definendo la struttura dei dati da archiviare.

Al termine l'archivio è disponibile agli utenti per l'inserimento e la ricerca delle registrazioni.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Creare un nuovo archivio con una struttura dati libera
• Modificare la struttura di un archivio esistente
• Pubblicare un archivio per renderlo disponibile agli utenti

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere il ruolo di amministratore applicativo
• Avere accesso alla voce di menu Tabelle - Archivi

Informazioni sui campi

Modulo Archivi

Protocolli, atti e serie documentali hanno un insieme preciso di metadati predefiniti: l'utente può solo compilare i campi previsti, con i vincoli di tipologia, formato, obbligatorietà e disponibilità in visualizzazione e ricerca. Con il modulo Archivi si ha invece la flessibilità di definire liberamente la struttura dei dati da archiviare, fino a predisporre raccolte documentali di qualsiasi natura, in cui la presenza dei documenti digitali è addirittura facoltativa.

Funzioni di disegno e gestione

Per questo, oltre alle funzioni di inserimento e ricerca, il modulo ha funzioni "amministrative" di disegno e gestione, nella voce di menu Tabelle - Archivi: Designer e Ricerca.

Struttura di un archivio

La configurazione consiste nella definizione della sequenza dei campi desiderati e nell'impostazione delle proprietà che ne determinano il comportamento lato utente.

Stato di un archivio

• Bozza: la struttura è in lavorazione e non è ancora utilizzabile dagli utenti
• Confermata: la struttura è pubblicata ed è disponibile agli utenti

Informazioni generali

• Modulo: Archivi
• Funzionalità: Designer
• Ruolo richiesto: Amministratore applicativo
• Tempo medio: Secondo la complessità dell'archivio

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• rende disponibile il nuovo archivio agli utenti per l'inserimento e la ricerca delle registrazioni
• mostra l'archivio pubblicato nello stato Confermata

Domande frequenti

A che cosa serve il Designer?

A definire la struttura dei dati di un archivio: la sequenza dei campi e le proprietà che ne determinano il comportamento lato utente.

Chi può usare il Designer?

L'amministratore applicativo, dalla voce di menu Tabelle - Archivi.

Che differenza c'è fra Archivi e le altre entità del Sistema?

Protocolli, atti e serie documentali hanno metadati predefiniti; negli archivi la struttura dei dati è libera e la presenza dei documenti digitali è facoltativa.

Che cosa vuol dire che un archivio è in bozza?

Che la struttura è in lavorazione e non è ancora utilizzabile dagli utenti, finché l'amministratore non la pubblica.

Posso modificare un archivio già pubblicato?

Sì: si carica la struttura nel Designer, si modificano struttura e proprietà dei campi e si pubblica di nuovo la struttura aggiornata.

Risoluzione problemi

Gli utenti non vedono il nuovo archivio

Possibile causa

L'archivio è ancora in stato Bozza.

Soluzione

Pubblicare la struttura con il pulsante Pubblica UDS, come descritto nella guida sulla pubblicazione.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Creare un archivio
• Disegnare la struttura di un archivio
• Definire i metadati di un archivio
• Configurare un'unità documentale specifica (UDS)

Procedure correlate

• Docsuite PA: Archivi - Come creare un nuovo archivio nel Designer
• Docsuite PA: Archivi - Come aggiungere i controlli a un archivio
• Docsuite PA: Archivi - Come salvare la bozza e pubblicare un archivio
• Docsuite PA: Archivi - Come cercare e modificare un archivio esistente