Docsuite PA: Archivi - Come consultare il sommario di una registrazione

Scopo

Questa procedura consente di consultare il sommario di una registrazione di archivio e di eseguire le azioni disponibili sulla registrazione.

Al termine dell'operazione si conoscono i dati della registrazione e si è eseguita l'azione desiderata.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Leggere i dati di una registrazione di archivio
• Aprire i documenti di una registrazione
• Autorizzare un settore, modificare o annullare una registrazione
• Inviare la registrazione per e-mail o PEC

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al modulo Archivi
• Avere cercato la registrazione, come descritto nella guida sulla ricerca

Informazioni sui campi

Sezioni del sommario

• Registrazione del Documento: Anno, Numero e Data registrazione
• Oggetto
• Mittente
• Destinatario
• Classificazione: codice e descrizione
• Informazioni: Archivio, Contenitore, riferimenti di Creazione e Modifica
• Dati: i metadati specifici dell'archivio
• Stato di conservazione presso Parer

Pulsanti

• Documenti: accesso alle collezioni di documenti (principale, allegati e annessi) archiviati
• Autorizza: autorizza all'accesso all'archivio un settore che si ritenga interessato
• Modifica: modifica alcune delle informazioni presenti, sostanzialmente quelle della sezione Dati
• Annullamento: annulla la registrazione, cioè ne esegue la cancellazione logica; la registrazione si può reperire solo con una ricerca esplicita, selezionando il filtro Archivi annullati
• Mail: invia un messaggio di posta elettronica con il riferimento attivo alla registrazione, eventualmente allegando uno o più documenti
• Invia Settori: come Mail, con in più un riferimento a un settore che figura come mittente effettivo della comunicazione
• PEC: come Invia Settori, tramite posta elettronica certificata

Informazioni generali

• Modulo: Archivi
• Funzionalità: Sommario della registrazione
• Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Archivi
• Tempo medio: 2-5 minuti

Per cercare una registrazione vedere la guida Docsuite PA: Archivi - Come cercare le registrazioni di un archivio.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• mostra i dati della registrazione in sezioni separate
• rende disponibili in fondo alla finestra le azioni sulla registrazione
• dà accesso ai documenti della registrazione

Domande frequenti

Come apro il sommario di una registrazione?

Selezionando il riferimento Anno/Numero in griglia, nell'elenco Risultati Archivi.

Quali dati riporta il sommario?

Registrazione del documento, oggetto, mittente, destinatario, classificazione, informazioni, dati specifici dell'archivio e stato di conservazione presso Parer.

Che cosa si può modificare?

Alcune delle informazioni presenti, sostanzialmente quelle della sezione Dati, con il pulsante Modifica.

Che cosa significa annullare una registrazione?

Ne esegue la cancellazione logica: la registrazione si reperisce solo con una ricerca che selezioni il filtro Archivi annullati.

Come invio la registrazione per e-mail?

Con il pulsante Mail, che invia un messaggio con il riferimento attivo alla registrazione ed eventualmente allega uno o più documenti.

Che differenza c'è fra Mail, Invia Settori e PEC?

Invia Settori aggiunge a Mail un riferimento a un settore mittente; PEC esegue la stessa operazione con posta elettronica certificata.

Risoluzione problemi

Non trovo un pulsante del sommario

Possibile causa

I pulsanti disponibili dipendono dalla configurazione dell'archivio (Pulsantiera).

Soluzione

Rivolgersi all'amministratore applicativo, che può impostare nel Designer i pulsanti di invio PEC, Mail e Mail Settori.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aprire una registrazione di archivio
• Annullare una registrazione di archivio
• Autorizzare un settore su un archivio
• Inviare un archivio per PEC