Scopo
Questa procedura consente di inserire una nuova registrazione in un archivio del modulo Archivi, compilando i metadati definiti per l'archivio scelto.
Al termine dell'operazione la nuova registrazione è salvata nel Sistema.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Registrare una nuova unità in un archivio
- Compilare i metadati di una registrazione, associarle documenti, contatti e settori autorizzati
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere accesso alle voci del menu principale, sezione Serie Documentali e Archivi
- Avere a disposizione un archivio già definito dall'amministratore applicativo
Informazioni sui campi
Campi sempre presenti
- Oggetto: il testo dell'oggetto della registrazione
- Classificazione: la voce scelta dall'albero del classificatore aziendale documentale
Campi definiti dall'archivio (metadati)
I metadati sono decisi nel Designer e sono quindi variabili da archivio ad archivio; possono essere facoltativi oppure obbligatori, a seconda della configurazione impostata. Possono essere di questi tipi:
- Tipologie generiche: testo alfanumerico, numero, data, casella di spunta (checkbox) ed enumeratore (tendina)
- Documenti: documento principale, allegato e annesso
- Settori autorizzati: selezionabili dall'insieme dei settori definiti
- Contatti: mittenti e destinatari, selezionabili dalle varie rubriche disponibili
Pulsante Conferma
Salva la nuova registrazione.
Informazioni generali
- Modulo: Archivi
- Funzionalità: Inserimento
- Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Archivi
- Tempo medio: 2-5 minuti
Per progettare la struttura di un archivio vedere la guida Docsuite PA: Archivi - Come progettare un archivio con il Designer.
Procedura
1. Aprire la finestra di inserimento
Dal menu principale del Sistema, sezione Serie Documentali e Archivi, selezionare la voce Inserimento.
2. Selezionare l'archivio
Dalla tendina Archivio selezionare la tipologia desiderata: la finestra mostra i campi definiti per quell'archivio.
3. Compilare i campi
Compilare Oggetto, Classificazione e gli altri metadati dell'archivio, compresi gli eventuali documenti, contatti e settori autorizzati. I campi obbligatori devono essere sempre valorizzati.
4. Confermare l'inserimento
Premere Conferma per salvare la nuova registrazione.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- salva la nuova registrazione nell'archivio selezionato
- memorizza i metadati compilati, i documenti, i contatti e i settori autorizzati indicati
Domande frequenti
Quali campi compaiono nella finestra di inserimento?
Oggetto e Classificazione, sempre presenti, e i metadati definiti per l'archivio scelto.
Perché i campi cambiano da un archivio all'altro?
Perché i metadati sono decisi nel Designer e sono quindi variabili.
Tutti i campi sono obbligatori?
Dipende dalla configurazione impostata per l'archivio: i metadati possono essere facoltativi oppure obbligatori.
Quali tipi di dato può avere un metadato?
Testo alfanumerico, numero, data, casella di spunta ed enumeratore (tendina), oltre ai tipi specifici del Sistema: Documenti, Settori autorizzati e Contatti.
Come si salva la registrazione?
Con il pulsante Conferma.
Che cosa sono i Contatti?
I mittenti e i destinatari selezionabili dalle varie rubriche disponibili.
Risoluzione problemi
Nella finestra non trovo un campo che mi serve
Possibile causa
I campi mostrati dipendono dalla struttura definita per l'archivio nel Designer.
Soluzione
Rivolgersi all'amministratore applicativo, che può modificare la struttura dell'archivio.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Inserire un archivio
- Creare una nuova registrazione di archivio
- Registrare una pratica in un archivio
- Compilare i metadati di un archivio
Commenti
0 commenti
Questo articolo è chiuso ai commenti.