Scopo
Questa procedura consente di gestire i partecipanti di un tavolo nel modulo Tavoli di DocSuite PA: aggiungere un utente attribuendogli un ruolo e rimuovere un utente dal tavolo.
Al termine dell'operazione i partecipanti del tavolo sono quelli voluti, ciascuno con il ruolo che ne definisce i privilegi.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Invitare un collega a lavorare su un tavolo
- Scegliere con quale ruolo un utente partecipa al tavolo
- Aggiungere più partecipanti di seguito
- Rimuovere un utente dai partecipanti
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Essere il proprietario del tavolo, oppure avere il ruolo di Amministratore
- Che il tavolo sia in stato Aperto: con la richiesta di approvazione non si possono più rimuovere gli utenti
- Conoscere il nome dell'utente da aggiungere, di almeno 2 caratteri per la ricerca
Informazioni sui campi
Sezione Utenti
Consente di selezionare i partecipanti al tavolo indicando contestualmente il ruolo di ciascuno.
Inserisci Utente
Con l'icona corrispondente si apre una finestra per aggiungere un partecipante.
Ricerca
Estrae un elenco di contatti, previa digitazione di almeno 2 caratteri nel campo Utente.
Conferma
Aggiunge al tavolo il partecipante selezionato e chiude la finestra.
Conferma e Nuovo
Aggiunge il contatto selezionato e lascia la finestra aperta per inserirne un altro.
Cancella Utente
Visibile in modalità Modifica, rimuove l'utente selezionato dai partecipanti.
Ruolo
Quando si inserisce un utente, viene richiesto il ruolo con cui "siederà" al tavolo. Il proprietario, che ha aperto il tavolo, non ha alcun limite: può chiudere il tavolo, porlo in approvazione, richiedere l'approvazione dei documenti, inserire o rimuovere partecipanti, gestire pienamente i documenti e scrivere sulla lavagna. Sotto di lui ci sono quattro ruoli con privilegi crescenti:
- Lettore: può solo consultare la documentazione sul tavolo e scrivere sulla lavagna
- Contributore: come il Lettore, in più può apportare modifiche ai documenti (Check Out/In)
- Approvatore: come il Contributore, in più può approvare una versione di documento
- Amministratore: può fare tutto, esclusa la rimozione dal tavolo del suo proprietario
Informazioni generali
- Modulo: Tavoli
- Funzionalità: Partecipanti e ruoli
- Ruolo richiesto: Proprietario del tavolo o Amministratore
- Tempo medio: 2-3 minuti
Per aprire il tavolo da cui si gestiscono i partecipanti vedere la guida Docsuite PA: Tavoli - Come consultare il Sommario di un tavolo.
Procedura
1. Aprire la sezione Utenti
Aprire il Sommario del tavolo e posizionarsi nella sezione Utenti.
2. Aprire la finestra Inserisci Utente
Selezionare l'icona Inserisci Utente: si apre la finestra di ricerca dei contatti.
3. Cercare l'utente
Digitare almeno 2 caratteri nel campo Utente e selezionare Ricerca, poi scegliere il contatto dall'elenco.
4. Attribuire il ruolo
Indicare il ruolo con cui l'utente partecipa al tavolo: Lettore, Contributore, Approvatore o Amministratore.
5. Confermare l'inserimento
Selezionare Conferma per aggiungere il partecipante e chiudere la finestra, oppure Conferma e Nuovo per aggiungerlo e inserirne un altro.
6. Rimuovere un utente, se serve
In modalità Modifica selezionare Cancella Utente accanto all'utente da rimuovere.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- aggiunge al tavolo i partecipanti selezionati con il ruolo indicato
- consente a ciascun partecipante le sole operazioni previste dal suo ruolo
- rimuove dai partecipanti l'utente cancellato
Domande frequenti
Quali ruoli posso assegnare?
Lettore, Contributore, Approvatore e Amministratore.
Che cosa può fare un Lettore?
Può solo consultare la documentazione sul tavolo e scrivere sulla lavagna.
Chi può modificare i documenti?
Il Contributore, l'Approvatore e l'Amministratore, con Check Out e Check In.
Chi può approvare un documento?
L'Approvatore e l'Amministratore.
Posso aggiungere più utenti di seguito?
Sì, con Conferma e Nuovo, che lascia aperta la finestra.
Quanti caratteri servono per cercare un utente?
Almeno 2 nel campo Utente.
Si può rimuovere il proprietario del tavolo?
No. L'Amministratore può fare tutto, esclusa la rimozione dal tavolo del suo proprietario.
Si possono rimuovere utenti dopo la richiesta di approvazione?
No: con la richiesta di approvazione non si possono più rimuovere gli utenti.
Risoluzione problemi
La ricerca dell'utente non restituisce contatti
Possibile causa
Nel campo Utente sono stati digitati meno di 2 caratteri.
Soluzione
Digitare almeno 2 caratteri e ripetere la ricerca.
Non vedo Cancella Utente
Possibile causa
Il pulsante è visibile solo in modalità Modifica.
Soluzione
Aprire la modifica del tavolo dal Sommario e riprovare.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Aggiungere un utente a un tavolo
- Invitare un collega a un tavolo
- Cambiare il ruolo di un partecipante
- Rimuovere un partecipante da un tavolo
- Assegnare il ruolo di approvatore
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