Docsuite PA: Tavoli - Come consultare il Sommario di un tavolo

Scopo

Questa procedura consente di consultare il Sommario di un tavolo nel modulo Tavoli di DocSuite PA: la finestra che riunisce i dati del tavolo, i partecipanti, i documenti e i pulsanti per farlo evolvere.

Al termine dell'operazione si conoscono lo stato del tavolo e le operazioni disponibili, e si può aprire la guida di ciascuna.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Vedere lo stato di un tavolo e che cosa si può fare in quello stato
• Aprire i documenti di un tavolo o inviarli per e-mail
• Modificare i dati di un tavolo ancora aperto
• Orientarsi fra le operazioni del tavolo: partecipanti, documenti, lavagna, approvazione, chiusura

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al modulo Tavoli
• Essere partecipante del tavolo, oppure essere incluso nel contenitore a cui il tavolo appartiene
• Avere un ruolo sul tavolo che consenta l'operazione desiderata

Informazioni sui campi

Accesso al Sommario

Al Sommario di un tavolo si accede dalle viste Ricerca e Tavoli in corso.

Stato Aperto

Da quando un tavolo viene creato rimane in questo stato per tutto il periodo di lavorazione. In questo stato è possibile aggiungere documenti, aggiungere commenti e inviare i documenti per e-mail.

Stato In Approvazione

Finita la fase di lavorazione, il creatore o l'amministratore del tavolo lo fanno avanzare a questo stato. In questo stato è possibile continuare a inserire commenti e documenti o inviare e-mail.

Stato Chiuso

Solo l'amministratore o il creatore del tavolo possono portarlo a questo stato. Un tavolo chiuso può essere riaperto o trasformato in Collaborazione o Protocollo.

Ruoli sul tavolo

Il proprietario, cioè chi ha aperto il tavolo, non ha alcun limite. Gli altri partecipanti hanno uno di quattro ruoli con privilegi crescenti: Lettore, Contributore, Approvatore, Amministratore. Il dettaglio è nella guida Docsuite PA: Tavoli - Come gestire i partecipanti di un tavolo.

Pulsante Documenti

Apre la finestra di visualizzazione standard del Sistema, con le funzioni di rappresentazione della struttura documentale, stampa ed esportazione del documento.

Pulsante Invia Mail

A piè di pagina, consente la spedizione immediata via e-mail dei documenti selezionati, nel formato originale e/o in copia conforme (PDF).

Pulsante Modifica

Apre la maschera di modifica del tavolo e permette di aggiornarne alcuni dati, in relazione allo stato. Quando il tavolo è Aperto si possono modificare oggetto e data scadenza, inserire o rimuovere utenti e cambiare il ruolo di quelli presenti.

Pulsanti Richiedi Approvazione, Controlla Approvazioni, Chiudi Tavolo e Collaborazione

Fanno evolvere il tavolo verso l'approvazione, la chiusura e la collaborazione. Sono descritti nella guida Docsuite PA: Tavoli - Come far avanzare e chiudere un tavolo.

Informazioni generali

• Modulo: Tavoli
• Funzionalità: Sommario di un tavolo
• Ruolo richiesto: Partecipante al tavolo
• Tempo medio: 2-5 minuti

I pulsanti disponibili dipendono dal ruolo dell'utente e dallo stato del tavolo.

Procedura

Procedure correlate

Per le altre operazioni sul tavolo vedere le guide:

• Docsuite PA: Tavoli - Come gestire i partecipanti di un tavolo
• Docsuite PA: Tavoli - Come gestire i documenti di un tavolo
• Docsuite PA: Tavoli - Come usare la lavagna di un tavolo
• Docsuite PA: Tavoli - Come far avanzare e chiudere un tavolo

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• mostra i dati del tavolo, i partecipanti e i documenti
• indica lo stato del tavolo: Aperto, In Approvazione o Chiuso
• rende disponibili i pulsanti consentiti dal ruolo dell'utente e dallo stato del tavolo
• apre i documenti, invia l'e-mail o salva le modifiche, secondo l'operazione scelta

Domande frequenti

Da dove si apre il Sommario di un tavolo?

Dalle viste Ricerca e Tavoli in corso, selezionando il nome del tavolo.

Che cosa si può fare su un tavolo Aperto?

Aggiungere documenti e commenti e inviare i documenti per e-mail.

Che cosa cambia quando il tavolo è In Approvazione?

Si possono ancora inserire commenti e documenti o inviare e-mail; non si possono più rimuovere gli utenti né modificare o rimuovere i documenti.

Chi può chiudere un tavolo?

Solo l'amministratore o il creatore del tavolo.

Si può riaprire un tavolo chiuso?

Sì. Un tavolo chiuso può essere riaperto o trasformato in Collaborazione o Protocollo.

Che cosa posso modificare di un tavolo?

In relazione allo stato. Con il tavolo Aperto si modificano oggetto e data scadenza, si inseriscono o rimuovono utenti e si cambia il ruolo di quelli presenti.

In che formato posso inviare i documenti per e-mail?

Nel formato originale e/o in copia conforme (PDF).

Perché non vedo alcuni pulsanti?

Perché la disponibilità dei pulsanti dipende dal ruolo dell'utente e dallo stato del tavolo.

Risoluzione problemi

Il pulsante Modifica non permette di cambiare gli utenti

Possibile causa

Il tavolo non è più Aperto: con la richiesta di approvazione non si possono più rimuovere gli utenti.

Soluzione

Chiedere al proprietario o a un amministratore del tavolo di valutare come procedere in base allo stato del tavolo.

Non vedo il pulsante Collaborazione

Possibile causa

Il pulsante è visibile solo in presenza di un tavolo chiuso.

Soluzione

Chiudere il tavolo, se l'utente ha il ruolo per farlo, come descritto nella guida sull'avanzamento e la chiusura.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Consultare il Sommario di un tavolo
• Vedere il dettaglio di un tavolo
• Controllare lo stato di un tavolo
• Aprire i documenti di un tavolo
• Inviare per e-mail i documenti di un tavolo
• Modificare oggetto e scadenza di un tavolo