Docsuite PA: Tavoli - Come aprire un nuovo tavolo

Scopo

Questa procedura consente di aprire un nuovo tavolo nel modulo Tavoli di DocSuite PA, l'area di condivisione in cui un utente invita colleghi di qualunque settore a cooperare alla redazione di uno o più documenti.

Al termine dell'operazione il tavolo è creato in stato Aperto e può essere arricchito con partecipanti e documenti.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Aprire un'area di lavoro condivisa per redigere un documento insieme ad altri utenti
• Far discutere e approvare un documento a più partecipanti prima della sua formalizzazione
• Preparare i contenuti che confluiranno in una collaborazione, quindi in un protocollo, in un atto o in una serie documentale

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al modulo Tavoli, tramite la voce Tavoli del menù principale
• Far parte di almeno un gruppo AD incluso in un contenitore del Sistema già abilitato al modulo Tavoli
• Conoscere nome, oggetto e contenitore del tavolo da aprire

Informazioni sui campi

Nome

Campo obbligatorio. Identifica il tavolo.

Oggetto/Descrizione

Campo obbligatorio. Indica ampiamente contenuto e caratteristiche del tavolo.

Contenitore

Campo obbligatorio. Configura l'accessibilità del tavolo: a tutti gli utenti inclusi nel contenitore viene data la possibilità di visualizzare il tavolo.

Data scadenza

Campo obbligatorio. Indica la data limite di apertura del tavolo, oltre la quale la discussione non dovrebbe protrarsi. Attualmente questo dato non vincola operativamente, ma è utile come filtro aggiuntivo nella ricerca dei tavoli.

Stati del tavolo

Un tavolo nasce Aperto, può avanzare In Approvazione e termina Chiuso.

Abilitazione degli utenti al modulo Tavoli

Per usare pienamente il modulo Tavoli un utente deve far parte di almeno un gruppo AD incluso in un contenitore del Sistema già abilitato al modulo. Altrimenti può accedere solo ai tavoli in cui è stato incluso tra i partecipanti, con il ruolo attribuito dal proprietario, e in nessun caso può inserire un nuovo tavolo.

Informazioni generali

• Modulo: Tavoli
• Funzionalità: Apertura di un tavolo
• Ruolo richiesto: Utente abilitato al modulo Tavoli
• Tempo medio: 2-3 minuti

Il modulo Tavoli mette a disposizione un'area di condivisione: chi apre il tavolo ne diventa il proprietario e invita altri utenti. Alla chiusura il lavoro prodotto prosegue nella collaborazione. Per i passi successivi all'apertura vedere la guida Docsuite PA: Tavoli - Come consultare il Sommario di un tavolo.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• crea il tavolo in stato Aperto
• assegna all'utente che l'ha aperto il ruolo di proprietario
• rende il tavolo visibile agli utenti inclusi nel contenitore indicato
• consente di aggiungere partecipanti e documenti

Domande frequenti

Che cos'è un tavolo?

Un'area di condivisione in cui l'utente invita altri utenti, di qualunque settore, a cooperare alla redazione di uno o più documenti.

Quali dati sono obbligatori per aprire un tavolo?

Nome, Oggetto/Descrizione, Contenitore e Data scadenza.

La data di scadenza blocca il tavolo?

No. Attualmente non vincola operativamente: è utile come filtro aggiuntivo nella ricerca dei tavoli.

Chi può vedere il tavolo?

Tutti gli utenti inclusi nel contenitore scelto possono visualizzarlo.

Quali stati ha un tavolo?

Un tavolo nasce Aperto, può avanzare In Approvazione e termina Chiuso.

Perché non posso aprire un nuovo tavolo?

Perché nessun gruppo AD di cui l'utente fa parte è incluso in un contenitore abilitato al modulo Tavoli. In quel caso l'utente può accedere solo ai tavoli in cui è stato incluso tra i partecipanti.

Dove finisce il lavoro svolto sul tavolo?

Alla chiusura il tavolo può essere trasformato in una collaborazione, che porta il lavoro verso protocollo, atti o serie documentali.

Risoluzione problemi

Non trovo la voce Inserimento nel modulo Tavoli

Possibile causa

L'utente non fa parte di alcun gruppo AD incluso in un contenitore abilitato al modulo Tavoli.

Soluzione

Chiedere all'amministratore di includere un gruppo AD dell'utente in un contenitore abilitato al modulo Tavoli.

Un collega non vede il tavolo

Possibile causa

L'utente non è incluso nel contenitore del tavolo e non è stato inserito tra i partecipanti.

Soluzione

Verificare il contenitore del tavolo oppure aggiungere l'utente tra i partecipanti.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Creare un tavolo
• Aprire un tavolo di lavoro
• Avviare un'area di condivisione per redigere documenti
• Inserire un nuovo tavolo
• Invitare colleghi a lavorare su un documento