Docsuite PA: Tavoli - Come far avanzare e chiudere un tavolo

Scopo

Questa procedura consente di far avanzare un tavolo del modulo Tavoli di DocSuite PA: richiedere l'approvazione dei documenti, controllarne l'esito, chiudere il tavolo e, se serve, trasformarlo in una collaborazione.

Al termine dell'operazione il tavolo è Chiuso e il lavoro prodotto può proseguire nella collaborazione.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Accelerare la discussione chiedendo ai partecipanti di approvare i documenti
• Controllare chi ha approvato o rifiutato i documenti
• Dichiarare conclusa la discussione chiudendo il tavolo
• Avviare una collaborazione dai documenti di un tavolo chiuso

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Essere il proprietario del tavolo oppure avere il ruolo di Amministratore
• Avere sul tavolo i documenti da portare in approvazione
• Per aprire la collaborazione, che il tavolo sia chiuso

Informazioni sui campi

Richiedi Approvazione

Il proprietario del tavolo o un utente con ruolo di Amministratore lo usano per segnalare che è il momento di accelerare la discussione. Il tavolo passa allo stato In Approvazione e non si possono più rimuovere gli utenti né modificare o rimuovere i documenti.

Controlla Approvazioni

Il proprietario del tavolo può verificare lo stato delle approvazioni, per decidere eventualmente la chiusura. Apre una finestra di riepilogo con, per ogni utente abilitato, la sua indicazione di approvazione o rifiuto dei documenti.

Chiudi Tavolo

Dichiara conclusa la discussione aperta con il tavolo e predispone l'invio dei documenti approvati alla fase di elaborazione formale, la Collaborazione. La condivisione libera sul tavolo diventa una collaborazione vincolata, secondo le modalità e i flussi logici standard impostati nel Sistema, per arrivare, a seconda del caso, alla protocollazione, alla proposta di atto o alla serie documentale. Il tavolo passa allo stato Chiuso e nessuna ulteriore attività è consentita.

Collaborazione

Il pulsante, visibile solo con un tavolo chiuso, consente di inserire una nuova collaborazione che mantiene il riferimento al tavolo di origine. Dal riferimento si può risalire al tavolo per consultarne i contenuti ed eventualmente riaprirlo, se la collaborazione non riesce a proseguire fino al termine dell'iter: la protocollazione del documento, la registrazione di un atto o la pubblicazione in una serie documentale.

Inserimento Collaborazione

La maschera chiede la tipologia di collaborazione e i documenti da inserire come Allegati o Annessi. È necessario indicare quale documento è il Documento Principale, selezionandolo nella colonna con l'icona dedicata.

Informazioni generali

• Modulo: Tavoli
• Funzionalità: Avanzamento e chiusura del tavolo
• Ruolo richiesto: Proprietario del tavolo o Amministratore
• Tempo medio: 3-5 minuti

I pulsanti che fanno evolvere il tavolo sono alla base della finestra del Sommario, descritta nella guida Docsuite PA: Tavoli - Come consultare il Sommario di un tavolo. Per approvare un documento serve il ruolo di Approvatore o superiore, come da guida Docsuite PA: Tavoli - Come gestire i partecipanti di un tavolo.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• porta il tavolo allo stato In Approvazione e poi Chiuso
• mostra per ogni utente abilitato l'approvazione o il rifiuto dei documenti
• non consente più alcuna attività sul tavolo chiuso
• crea la collaborazione, che mantiene il riferimento al tavolo di origine

Domande frequenti

Chi può chiedere l'approvazione dei documenti?

Il proprietario del tavolo o un utente con ruolo di Amministratore.

Che cosa cambia dopo la richiesta di approvazione?

Il tavolo passa a In Approvazione e non si possono più rimuovere gli utenti né modificare o rimuovere i documenti.

Come vedo chi ha approvato?

Con Controlla Approvazioni, che mostra per ogni utente abilitato l'approvazione o il rifiuto dei documenti.

Chi può chiudere il tavolo?

Solo l'amministratore o il creatore del tavolo.

Che cosa succede alla chiusura?

Il tavolo passa a Chiuso, nessuna ulteriore attività è consentita e i documenti approvati sono predisposti per la collaborazione.

Quando compare il pulsante Collaborazione?

Solo in presenza di un tavolo chiuso.

Posso tornare al tavolo da una collaborazione?

Sì: la collaborazione mantiene il riferimento al tavolo da cui è nata, che si può consultare ed eventualmente riaprire.

Dove porta la collaborazione?

Alla protocollazione del documento, alla registrazione di un atto o alla pubblicazione in una serie documentale.

Risoluzione problemi

Non vedo il pulsante Collaborazione

Possibile causa

Il tavolo non è chiuso: il pulsante è visibile solo con un tavolo chiuso.

Soluzione

Chiudere il tavolo con Chiudi Tavolo, se l'utente ha il ruolo per farlo.

Non posso più modificare i documenti

Possibile causa

È stata richiesta l'approvazione: da quel momento i documenti non sono più modificabili né rimovibili.

Soluzione

Attendere l'esito delle approvazioni. Un tavolo chiuso può essere riaperto.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Chiudere un tavolo
• Richiedere l'approvazione dei documenti di un tavolo
• Controllare le approvazioni di un tavolo
• Trasformare un tavolo in collaborazione
• Passare da un tavolo alla protocollazione o a un atto