Docsuite PA: Tavoli - Come gestire i documenti di un tavolo

Scopo

Questa procedura consente di inserire documenti su un tavolo del modulo Tavoli di DocSuite PA e di modificarli con Check Out e Check In.

Al termine dell'operazione i documenti sono archiviati sul tavolo e l'ultima versione sostituisce quella precedente.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Mettere sul tavolo un documento già disponibile come file o acquisito da scanner
• Modificare un documento del tavolo e salvarne la nuova versione
• Firmare un documento del tavolo con la firma digitale
• Eliminare un documento dal tavolo

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere sul tavolo il ruolo necessario: per modificare i documenti serve almeno il ruolo di Contributore
• Che il tavolo sia in uno stato che consenta l'operazione: la modifica è possibile finché non è stata richiesta l'approvazione, la rimozione finché il tavolo non è chiuso
• Avere il file da inserire, oppure uno scanner per acquisirlo

Informazioni sui campi

Sezione Documenti

Consente l'inserimento sul tavolo di un documento già presente come file oppure acquisito da scanner.

Sfoglia

Apre la finestra di selezione, dal file system, del documento da mettere sul tavolo.

Conferma

Salva definitivamente nel tavolo i documenti selezionati.

Funzioni sui documenti inseriti

• Lavagna: permette di visualizzare e inserire commenti al documento
• Documento estratto: se attivo, indica che il documento è in modifica da un altro utente
• Estrai documento: estrae il documento in modalità esclusiva per modificarlo
• Firma documento: permette di apporre la firma digitale sul documento
• Elimina documento: elimina il documento dal tavolo

La disponibilità delle icone dipende dal ruolo dell'utente, dallo stato del tavolo e dall'approvazione del documento. In linea generale:

• la visualizzazione di un documento è sempre possibile
• l'apertura della lavagna è sempre possibile per consultare commenti e attività
• l'inserimento di un commento è possibile finché il tavolo non è chiuso
• la modifica di un documento è possibile finché non è stata richiesta l'approvazione
• la rimozione di un documento è possibile finché il tavolo non è chiuso

Check Out e Check In

Check Out apre il documento con il rispettivo programma di gestione (per esempio Word per i file .docx, Excel per i .xlsx). Check In apre la finestra "Selezione documento", già usata per il primo inserimento, e archivia il file nel tavolo sovrascrivendo la versione esistente.

Mentre un documento è in Check Out da parte di un utente, gli altri non possono modificarlo: lo indica l'icona alla destra dei riferimenti e del commento. La rimozione del documento è consentita solo finché non è stata salvata l'impostazione complessiva del tavolo.

Informazioni generali

• Modulo: Tavoli
• Funzionalità: Documenti del tavolo
• Ruolo richiesto: Contributore del tavolo, o ruolo superiore
• Tempo medio: 3-5 minuti

I commenti ai documenti si inseriscono dalla lavagna, descritta nella guida Docsuite PA: Tavoli - Come usare la lavagna di un tavolo.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• salva nel tavolo i documenti inseriti
• blocca la modifica degli altri utenti mentre il documento è in Check Out, mostrandolo con un'icona
• archivia con il Check In la nuova versione, sovrascrivendo la precedente
• applica la firma digitale o rimuove il documento, se richiesto

Domande frequenti

Come inserisco un documento sul tavolo?

Dalla sezione Documenti, con Sfoglia per scegliere un file o acquisendolo da scanner, e poi Conferma.

Che cosa succede con il Check Out?

Il documento si apre con il programma di gestione corrispondente e gli altri utenti non possono modificarlo finché non è archiviata la nuova versione.

Che cosa succede con il Check In?

Il file scelto viene archiviato nel tavolo sovrascrivendo la versione esistente.

Come capisco che un documento è in modifica da un altro utente?

Dall'icona di Check Out, alla destra dei riferimenti e del commento del documento.

Fino a quando posso modificare un documento?

Finché non è stata richiesta l'approvazione.

Fino a quando posso rimuovere un documento?

Finché il tavolo non è chiuso.

Posso firmare un documento del tavolo?

Sì, con l'icona Firma documento, che apporta la firma digitale.

Perché non vedo alcune icone sui documenti?

La disponibilità delle icone dipende dal ruolo dell'utente, dallo stato del tavolo e dall'approvazione del documento.

Risoluzione problemi

Il documento risulta modificabile ma un altro utente lo sta già modificando

Possibile causa

L'icona di Check Out non si aggiorna automaticamente: chi sta consultando il tavolo può non vedere che il documento è stato estratto da un altro utente.

Soluzione

Provando a modificarlo il sistema mostra un messaggio e aggiorna l'icona, indicando che il documento è disponibile in sola visualizzazione. Attendere che l'altro utente archivi la sua versione.

Non posso modificare né rimuovere un documento

Possibile causa

È stata richiesta l'approvazione, oppure il tavolo è chiuso, oppure il ruolo dell'utente non lo consente.

Soluzione

Verificare stato del tavolo e ruolo dell'utente; chiedere al proprietario o a un amministratore del tavolo come procedere.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Caricare un documento su un tavolo
• Modificare un documento di un tavolo
• Fare Check Out e Check In di un documento
• Firmare un documento di un tavolo
• Eliminare un documento da un tavolo