Docsuite PA: Tabelle - Come configurare il disegno di funzione di un settore

Scopo

Questa procedura consente di configurare il disegno di funzione di un settore, cioè di indicare quali utenti ricoprono i ruoli funzionali che entrano in gioco nel Piano di Fascicolazione e nel workflow di Collaborazione.
Al termine dell'operazione i ruoli del settore sono assegnati e il sistema sa a chi indirizzare le attività.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Indicare dirigenti e vice destinatari di visione e firma nelle collaborazioni
• Indicare le segreterie destinatarie della protocollazione
• Definire le figure che entrano in gioco quando si attiva il Piano di Fascicolazione sul classificatore
• Ripulire il disegno di funzione dagli utenti non più presenti in azienda

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Operare come application manager
• Avere individuato il settore su cui intervenire, come descritto in Come gestire i settori
• Che gli utenti da inserire appartengano ai gruppi associati al settore: è fra loro che il sistema pesca le figure

Informazioni sui campi

Il disegno di funzione specifica il funzionigramma per il Piano di Fascicolazione e per il workflow di Collaborazione.

Disegno di Funzione dei Fascicoli

Si definisce scegliendo le figure fra gli utenti dei gruppi associati al settore stesso, ed entra in gioco quando si attiva il Piano di Fascicolazione sul classificatore, anch'esso mediante associazione con determinati gruppi.

Disegno di Funzione delle Collaborazioni

Definisce i ruoli funzionali che entrano in gioco quando si inserisce una collaborazione: i destinatari alla visione e firma — dirigenti e vice — e i destinatari di protocollazione, cioè le segreterie.

Gestione Separata

Voce che consente di definire il disegno di funzione per unità documentali specifiche.

Aggiungi

Aggiunge un utente nel ruolo selezionato. Si attiva quando si seleziona un ruolo.

Elimina

Elimina l'utente selezionato dal disegno di funzione.

Controlla utenti

Verifica se gli utenti inseriti nel disegno di funzione siano ancora presenti su Domain Controller e, se non più presenti, li toglie dal disegno di funzione.

Informazioni generali

• Modulo: Tabelle
• Funzionalità: Settori — Disegno di Funzione
• Ruolo richiesto: Application manager
• Tempo medio: 3-5 minuti per settore

Il disegno di funzione è il punto in cui i ruoli astratti del funzionigramma — dirigente, vice, segreteria — diventano nomi di persone. È da qui che il workflow di collaborazione sa a chi inviare una proposta alla firma.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Associa ai ruoli funzionali del settore gli utenti indicati
• Rende disponibili quelle figure quando si attiva il Piano di Fascicolazione sul classificatore
• Propone dirigenti, vice e segreterie come destinatari all'inserimento di una collaborazione
• Rimuove dal disegno di funzione gli utenti non più presenti su Domain Controller

Domande frequenti

A che cosa serve il disegno di funzione?

A specificare il funzionigramma per il Piano di Fascicolazione e per il workflow di Collaborazione.

Fra quali utenti posso scegliere?

Fra gli utenti dei gruppi associati al settore.

Quando entra in gioco il disegno di funzione dei fascicoli?

Quando si attiva il Piano di Fascicolazione sul classificatore, anch'esso mediante associazione con determinati gruppi.

Quali ruoli definisce il disegno di funzione delle collaborazioni?

I destinatari alla visione e firma — dirigenti e vice — e i destinatari di protocollazione, cioè le segreterie.

Perché il pulsante Aggiungi non è attivo?

Perché non è stato selezionato un ruolo: il pulsante si attiva solo dopo quella scelta.

Che cosa fa Controlla utenti?

Verifica se gli utenti inseriti sono ancora presenti su Domain Controller e, se non lo sono più, li toglie dal disegno di funzione.

Posso definire ruoli diversi per certe unità documentali?

Sì, selezionando Gestione Separata.

Risoluzione problemi

L'utente che cerco non compare fra quelli selezionabili

Possibile causa

Non appartiene a un gruppo associato al settore: è fra quelli che il sistema pesca le figure.

Soluzione

Associare il gruppo al settore dalla finestra Gruppi, poi riprovare.

Una collaborazione non propone il dirigente giusto

Possibile causa

Il disegno di funzione delle collaborazioni del settore non riporta quella figura nel ruolo corrispondente.

Soluzione

Aprire il disegno di funzione del settore e aggiungere l'utente nel ruolo desiderato.

Nel disegno di funzione compaiono utenti non più in azienda

Possibile causa

Gli utenti sono stati rimossi dal Domain Controller ma non dal disegno di funzione.

Soluzione

Eseguire Controlla utenti.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Indicare chi firma nelle collaborazioni di un settore
• Assegnare il ruolo di segreteria a un utente
• Definire le figure del Piano di Fascicolazione
• Togliere dal funzionigramma gli utenti non più presenti