Docsuite PA: Tabelle - Come gestire le versioni del classificatore

Scopo

Questa procedura consente di gestire le versioni del classificatore, cioè la numerazione progressiva dei titolari che lega ciascuna revisione complessiva del classificatore al periodo in cui è stata in vigore.
Al termine dell'operazione la versione corrente è aggiornata o chiusa, e il sistema mostra le voci di classificazione attive nella versione scelta.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• L'ente ha revisionato per intero il classificatore e si vuole datare il passaggio
• Si vuole annotare il contesto di una revisione nelle note della versione
• Si devono consultare voci di classificazione di versioni ormai disattivate
• Si vuole cercare un'unità documentale secondo il titolario in vigore in un dato periodo

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Operare come application manager
• Conoscere la data a partire dalla quale la nuova versione entra in vigore
• Sapere che le versioni disattivate non sono modificabili

Informazioni sui campi

La versione del classificatore contiene un numero progressivo e, in relazione, tutte le voci di classificazione di quella versione: così il classificatore si può visualizzare, in tutte le schermate del sistema, in funzione della versione scelta. Il suo scopo è puramente descrittivo: legare i momenti storici in cui l'ente revisiona nella sua interezza il classificatore.

Versione

Numero della versione del classificatore.

Note

Commento libero dell'utente.

Data di Attivazione

Data di inizio utilizzo della versione, cioè di inizio validità.

Data di Disattivazione

Data di fine utilizzo della versione.

Modifica

Apre la finestra che consente di modificare soltanto le Note della versione corrente.

Elimina

Apre la finestra in cui inserire la data di disattivazione della versione corrente. Così facendo il sistema genera automaticamente una nuova versione, con data di attivazione uguale alla data di disattivazione della precedente: indicando per esempio il 10/11/2016, il sistema aggiunge una versione 2 con attivazione al 10/11/2016.

Versione modificabile

È modificabile solo la versione corrente, cioè quella con data di disattivazione nulla o successiva a oggi.

Informazioni generali

• Modulo: Tabelle
• Funzionalità: Versione del Classificatore
• Ruolo richiesto: Application manager
• Tempo medio: 1-2 minuti

La funzionalità incide su tutto il sistema: in base alla data di attivazione della versione, il sistema carica solo le voci di classificazione attive in quella versione. Nelle ricerche di Pratiche, Protocollo, Serie Documentali, Archivi, Fascicoli e Atti si può scegliere la versione desiderata nella maschera di Selezione Classificazione, e si vedranno le sole voci attive in quella versione.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra le note sulla versione corrente del classificatore
• Chiude la versione alla data di disattivazione indicata
• Crea automaticamente la versione successiva, con attivazione pari a quella data
• Carica, in tutte le schermate e nelle ricerche, le sole voci di classificazione attive nella versione scelta

Domande frequenti

A che cosa serve la versione del classificatore?

A numerare progressivamente i titolari e legare i momenti storici in cui l'ente revisiona per intero il classificatore. Lo scopo è descrittivo.

Che cosa posso modificare di una versione?

Soltanto le note, e soltanto della versione corrente.

Quale versione è la corrente?

Quella con data di disattivazione nulla o successiva a oggi. Le versioni disattivate non sono modificabili.

Che cosa succede se indico una data di disattivazione?

Il sistema genera automaticamente una nuova versione con data di attivazione uguale alla data di disattivazione della precedente.

Posso vedere le voci di una versione vecchia?

Sì, selezionando la versione nel menu a tendina riportato nello stato del classificatore.

La versione incide sulle ricerche?

Sì, su tutte le unità documentali: nella maschera di Selezione Classificazione si sceglie la versione e si vedono le sole voci attive in quella.

Posso creare una versione a mano?

La nuova versione nasce automaticamente quando si disattiva quella corrente.

Risoluzione problemi

Non riesco a modificare una versione

Possibile causa

È una versione disattivata: solo la corrente è modificabile.

Soluzione

Intervenire sulla versione con data di disattivazione nulla o successiva a oggi.

Una voce di classificazione non compare più

Possibile causa

Non è attiva nella versione corrente del classificatore.

Soluzione

Selezionare la versione in cui la voce era attiva dal menu a tendina della selezione classificazione.

Ho indicato una data di disattivazione sbagliata

Possibile causa

L'operazione ha già generato la versione successiva, con attivazione a quella data.

Soluzione

Verificare l'elenco delle versioni e concordare la correzione con l'assistenza.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Datare una revisione del titolario
• Chiudere una versione del classificatore
• Consultare le voci di classificazione di un periodo passato
• Cercare un documento secondo il titolario in vigore allora