Docsuite PA: Tabelle - Come costruire l’organigramma aziendale

Scopo

Questa procedura consente di costruire l'organigramma aziendale e di assegnare ai suoi nodi le risorse di gestione documentale — contenitori, settori, contatti e caselle PEC — creando gli automatismi che precompilano i campi della protocollazione.
Al termine dell'operazione la struttura organizzativa è disegnata e le risorse sono associate agli uffici che le usano.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Rappresentare l'organizzazione delle risorse umane e le responsabilità gerarchiche dell'ente
• Assegnare a ciascuna unità organizzativa i propri contenitori, settori, contatti e caselle PEC
• Ridurre tempi ed errori di protocollazione precompilando i campi a partire dal contenitore scelto
• Aggiornare la struttura quando cambia l'organizzazione dell'ente

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Operare come application manager: è la figura che gestisce l'organigramma
• Conoscere la struttura delle unità organizzative da rappresentare
• Che i contatti, i settori e le caselle PEC da assegnare esistano già nella banca dati di protocollo

Informazioni sui campi

L'Organigramma definisce le responsabilità organizzative dell'azienda: è il riferimento formale che descrive l'organizzazione delle risorse umane e le loro responsabilità in termini gerarchici — chi risponde a chi — rappresentando ruoli aziendali, aree di pertinenza e responsabilità. Lo strumento serve a disegnare una serie di relazioni funzionali e di automatismi fra contenitori, settori, contatti e caselle PEC assegnate agli uffici delle varie unità organizzative.

Si distingue dal Funzionigramma, che rappresenta l'organizzazione in termini di unità operative in base alle funzioni svolte, e che in DocSuite si definisce dai Settori.

Dati dell'organigramma

Nome, Descrizione, Acronimo e Data Validità.

Dati di un nodo

Nome, Descrizione, Acronimo e Codice. Un nodo radice corrisponde a un'unità organizzativa; un nodo figlio, definito sotto un nodo padre, corrisponde a un'unità organizzativa o a un ufficio.

Pulsanti sull'organigramma

Aggiungi nuovo organigramma, Elimina organigramma, Modifica organigramma.

Pulsanti sulla struttura

Aggiungi nuovo nodo radice, Aggiungi nuovo nodo figlio, Modifica nodo selezionato, Elimina nodo selezionato.

Assegnazione delle risorse

Contatti, settori e caselle PEC si selezionano dalla banca dati di protocollo già esistente, come nella gestione del modulo Tabelle.

Funzionalità di gestione dei contenitori

Aggiungi contenitore esistente, Aggiungi nuovo contenitore, Elimina contenitore selezionato, Gestione proprietario, Punto di distribuzione.

Informazioni generali

• Modulo: Tabelle
• Funzionalità: Organigramma
• Ruolo richiesto: Application manager
• Tempo medio: variabile secondo la dimensione della struttura

Il vantaggio pratico degli automatismi è concreto: una volta selezionato un determinato contenitore, molti campi della maschera di inserimento di un protocollo vengono compilati automaticamente, con minori tempi di lavorazione e meno errori — e quindi meno protocolli annullati.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra l'organigramma con i suoi dati di validità
• Rappresenta la struttura gerarchica delle unità organizzative in nodi radice e nodi figli
• Associa a ciascun nodo i contenitori, i settori, i contatti e le caselle PEC indicati
• Precompila, in protocollazione, i campi collegati al contenitore selezionato

Domande frequenti

Che cosa definisce l'organigramma?

Le responsabilità organizzative dell'azienda, in termini gerarchici: chi risponde a chi, con ruoli, aree di pertinenza e responsabilità.

Che differenza c'è fra organigramma e funzionigramma?

L'organigramma rappresenta le responsabilità organizzative; il funzionigramma rappresenta le unità operative in base alle funzioni svolte, che non sempre coincidono con le responsabilità. Il funzionigramma si definisce dai Settori.

A che cosa serve, in pratica, costruirlo?

A creare automatismi: selezionato un contenitore, molti campi della maschera di inserimento del protocollo vengono compilati in automatico, riducendo tempi, errori e protocolli annullati.

Che dati servono per un nuovo organigramma?

Nome, Descrizione, Acronimo e Data Validità.

Che dati servono per un nodo?

Nome, Descrizione, Acronimo e Codice.

Che differenza c'è fra nodo radice e nodo figlio?

Il nodo radice corrisponde a un'unità organizzativa; il nodo figlio, definito sotto un padre, a un'unità organizzativa o a un ufficio.

Da dove si prendono contatti, settori e caselle PEC?

Dalla banca dati di protocollo già esistente, in modo analogo alla gestione dal modulo Tabelle.

Che cosa si può fare sui contenitori di un nodo?

Aggiungerne uno esistente o uno nuovo, eliminarlo, gestirne il proprietario e indicarlo come punto di distribuzione.

Risoluzione problemi

Non trovo la voce Organigramma

Possibile causa

Lo strumento è riservato all'application manager.

Soluzione

Richiedere l'abilitazione a chi amministra l'applicativo.

Non riesco ad assegnare un settore o una casella PEC a un nodo

Possibile causa

L'entità non esiste nella banca dati di protocollo: i selettori pescano da lì.

Soluzione

Censire prima il settore o la casella dal modulo Tabelle, poi assegnarla al nodo.

In protocollazione i campi non si precompilano

Possibile causa

Al contenitore selezionato non sono state associate le risorse nell'organigramma.

Soluzione

Verificare l'assegnazione delle risorse al nodo che possiede quel contenitore.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Disegnare la struttura organizzativa dell'ente
• Creare le unità organizzative e gli uffici
• Assegnare contenitori e caselle PEC agli uffici
• Impostare gli automatismi della protocollazione
• Definire un punto di distribuzione