Docsuite PA: Tabelle - Come gestire i settori

Scopo

Questa procedura consente di definire e gestire i settori, cioè la struttura del funzionigramma aziendale: l'organizzazione delle unità operative in base alle funzioni svolte.
Al termine dell'operazione la struttura dei settori è aggiornata, con i gruppi associati e il disegno di funzione impostato.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Creare un nuovo settore o ufficio nel funzionigramma
• Riposizionare un settore nella struttura gerarchica
• Associare a un settore i gruppi di utenti autorizzati
• Verificare quali operazioni sono state eseguite su un settore

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Operare come application manager: la gestione dei settori è riservata a chi amministra l'applicativo
• Conoscere la posizione che il settore deve occupare nella struttura
• Che i gruppi di utenti da associare esistano già

Informazioni sui campi

Il funzionigramma rappresenta l'organizzazione in termini di unità operative in base alle funzioni svolte, che non sempre coincidono con l'organigramma e con le responsabilità organizzative. Definisce in modo gerarchico le funzioni aziendali a cui sono associati i gruppi di utenti e i ruoli funzionali — firmatario, vicario, segreteria, responsabile di procedimento e altri. Questi ruoli si definiscono dentro i settori, sono associati ai ruoli propri dell'organigramma (responsabile, segreteria, utente) e sono associabili ai contenitori documentali di cui si ha la gestione diretta.

Ricerca per nome

Nella parte alta della pagina si indica tutto o parte del nome del settore; selezionando Cerca, sulla sinistra compare la struttura ad albero dei settori che contengono quel testo. Senza alcun testo vengono mostrati tutti i settori.

Filtri Disattivi e Attivi

Mostrano o nascondono nella struttura ad albero i settori non attivi.

Informazioni del settore

Selezionando un settore compaiono le informazioni che lo riguardano e le entità collegate: i gruppi di utenti con autorizzazioni sul settore e il Disegno di Funzione specificato per Fascicoli e Collaborazioni.

Aggiungi

Apre la finestra per aggiungere un nuovo settore.

Modifica

Apre la finestra per modificare il settore selezionato.

Sposta

Apre la finestra per riposizionare il settore all'interno della struttura ad albero.

Stampa

Mostra un PDF con le informazioni base del settore, escluso il disegno di funzione.

Elimina

Elimina il settore selezionato.

Gruppi

Apre la finestra per la gestione dei gruppi associati al settore.

Log

Apre la finestra con le operazioni eseguite sul settore selezionato, in ordine cronologico.

Disegno di Funzione

Apre la finestra per la gestione del disegno di funzione del settore selezionato, descritta in Come configurare il disegno di funzione di un settore.

Informazioni generali

• Modulo: Tabelle
• Funzionalità: Settori
• Ruolo richiesto: Application manager
• Tempo medio: 3-5 minuti per settore

La pagina è divisa in tre parti: in alto la ricerca e i filtri, al centro le informazioni del settore selezionato e le entità collegate, in basso i pulsanti di gestione.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra il settore nella posizione scelta della struttura ad albero
• Associa al settore i gruppi di utenti indicati
• Rende disponibile il disegno di funzione del settore per Fascicoli e Collaborazioni
• Traccia nel log le operazioni eseguite sul settore

Domande frequenti

Che cos'è il funzionigramma?

L'organizzazione delle unità operative in base alle funzioni svolte, che non sempre coincidono con l'organigramma e le responsabilità organizzative.

Che differenza c'è rispetto all'organigramma?

L'organigramma definisce le responsabilità gerarchiche — chi risponde a chi; il funzionigramma le funzioni svolte dalle unità operative.

Quali ruoli funzionali si definiscono nei settori?

Firmatario, vicario, segreteria, responsabile di procedimento e altri, associati ai ruoli dell'organigramma (responsabile, segreteria, utente).

Come vedo tutti i settori?

Lasciando vuoto il campo del nome e selezionando Cerca.

Come mostro i settori non attivi?

Con i filtri Disattivi e Attivi.

Che cosa compare quando seleziono un settore?

Le sue informazioni, i gruppi di utenti con autorizzazioni e il disegno di funzione per Fascicoli e Collaborazioni.

La stampa comprende il disegno di funzione?

No: il PDF riporta le informazioni base del settore, escluso il disegno di funzione.

Dove vedo chi ha modificato un settore?

Nel Log, che elenca le operazioni in ordine cronologico.

Risoluzione problemi

Il settore cercato non compare nell'albero

Possibile causa

Il testo indicato non è contenuto nel nome, oppure il settore è disattivo e il filtro lo nasconde.

Soluzione

Svuotare il campo del nome e attivare il filtro dei settori disattivi.

Un gruppo non risulta associato al settore

Possibile causa

L'associazione non è stata fatta dalla finestra dei gruppi.

Soluzione

Aprire Gruppi sul settore selezionato e aggiungere il gruppo.

Non riesco a eliminare un settore

Possibile causa

Al settore sono collegate entità, come gruppi o un disegno di funzione.

Soluzione

Verificare le entità collegate prima di procedere; in alternativa disattivare il settore invece di eliminarlo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Creare un nuovo settore
• Definire il funzionigramma aziendale
• Spostare un ufficio nella struttura
• Associare i gruppi di utenti a un settore
• Consultare il log delle modifiche a un settore