Docsuite PA: Tabelle - Come gestire i contenitori

Scopo

Questa procedura consente di gestire i contenitori, gli armadi logici in cui i documenti sono suddivisi, ciascuno con la propria sicurezza di base, e di assegnare a ciascuno i gruppi con i relativi permessi.
Al termine dell'operazione il contenitore è censito, collegato al suo deposito documentale e accessibile ai soli gruppi autorizzati.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Creare un nuovo armadio logico per i documenti di un ufficio o di un procedimento
• Aggiornare i dati di un contenitore esistente
• Aggiungere o togliere i gruppi che vi hanno accesso e aggiornarne i permessi
• Verificare quali operazioni sono state eseguite su un contenitore

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Operare come application manager
• Che la cartella del deposito esista già nello Storage: i depositi associabili sono quelli recuperati dalla tabella di sistema Locazioni
• Che i gruppi da associare siano già censiti

Informazioni sui campi

I contenitori sono una delle tre entità che governano la sicurezza nel sistema, insieme a Gruppi e Settori. Definiscono la suddivisione dei documenti in armadi logici, ciascuno con una propria sicurezza di base attribuita ai documenti contenuti.

Tipologia

Menu a tendina che filtra la ricerca per tipologia di unità documentale associata al contenitore.

Ricerca per nome

Si indica tutto o parte del nome e si seleziona Cerca. Senza alcun testo il risultato è l'intero elenco dei contenitori.

Attivi e Disattivi

Filtrano l'elenco risultante dalla ricerca.

Elenco dei contenitori

Tutti i contenitori sono sullo stesso livello, non disposti in una struttura ad albero.

Informazioni del contenitore

Selezionando un contenitore compaiono: il nome con, fra parentesi, l'id del contenitore — sempre negativo; le eventuali note; il deposito documentale; l'elenco dei gruppi associati, con il dettaglio degli utenti presenti nei gruppi.

Aggiungi

Apre la finestra per aggiungere un contenitore. L'unico campo obbligatorio è il nome. I depositi associabili sono cartelle già presenti nello Storage, recuperate dalla tabella di sistema Locazioni.

Modifica

Apre la finestra per modificare o aggiornare i dati del contenitore selezionato.

Stampa

Mostra l'anteprima di stampa delle informazioni del contenitore.

Elimina

Elimina il contenitore.

Gruppi

Inserisce o elimina i gruppi collegati al contenitore e aggiorna i permessi sul contenitore per singolo gruppo.

Log

Mostra le azioni compiute sul contenitore in ordine temporale decrescente.

Opzioni

Al momento disattivato.

Informazioni generali

• Modulo: Tabelle
• Funzionalità: Contenitori
• Ruolo richiesto: Application manager
• Tempo medio: 3-5 minuti per contenitore

La pagina è organizzata come quella delle altre entità gestite da Tabelle: in alto i campi di ricerca, poi l'elenco, poi le informazioni del contenitore selezionato e infine i pulsanti di azione.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra il contenitore con il nome indicato e l'eventuale deposito documentale
• Gli attribuisce un id, sempre negativo
• Applica ai documenti contenuti la sicurezza di base del contenitore
• Concede ai gruppi collegati i permessi impostati per ciascuno
• Traccia nel log le azioni compiute

Domande frequenti

Che cos'è un contenitore?

Un armadio logico in cui i documenti sono suddivisi, con una propria sicurezza di base attribuita ai documenti contenuti.

Quali sono le entità che governano la sicurezza?

Tre: contenitori, gruppi e settori.

I contenitori sono organizzati ad albero?

No: sono tutti sullo stesso livello.

Quali campi servono per creare un contenitore?

Solo il nome è obbligatorio.

Da dove si prende il deposito documentale?

Dalle cartelle già presenti nello Storage, recuperate dalla tabella di sistema Locazioni.

Perché l'id del contenitore è negativo?

È la convenzione del sistema: l'id, riportato fra parentesi accanto al nome, è sempre negativo.

Dove si impostano i permessi dei gruppi?

Dal pulsante Gruppi, che consente di aggiornare i permessi sul contenitore per singolo gruppo.

A che cosa serve il pulsante Opzioni?

Al momento è disattivato.

Risoluzione problemi

Il deposito che voglio associare non compare

Possibile causa

La cartella non è presente nello Storage o non è censita nella tabella di sistema Locazioni.

Soluzione

Far censire la locazione prima di creare il contenitore.

Un utente non accede ai documenti del contenitore

Possibile causa

Il gruppo a cui appartiene non è collegato al contenitore, oppure non ha il permesso necessario.

Soluzione

Aprire Gruppi sul contenitore e verificare collegamento e permessi di quel gruppo.

Il contenitore cercato non compare nell'elenco

Possibile causa

È attivo un filtro per tipologia o per stato che lo esclude.

Soluzione

Svuotare il campo del nome, togliere il filtro di tipologia e includere i contenitori disattivi.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Creare un nuovo contenitore
• Associare un deposito documentale a un armadio logico
• Dare a un gruppo i permessi su un contenitore
• Consultare il log delle modifiche a un contenitore