Docsuite PA: Tabelle - Come gestire il piano di fascicolazione

Scopo

Questa procedura consente di attivare e gestire il piano di fascicolazione su una voce di classificazione, stabilendo che tipo di fascicolo vi si apre e quali gruppi possono operarvi.
Al termine dell'operazione la voce di titolario genera i fascicoli previsti, con i gruppi autorizzati e le figure di procedimento che le competono.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Stabilire che su una voce di titolario si aprano fascicoli di procedimento
• Impostare fascicoli periodici con la loro cadenza e il loro responsabile
• Indicare quali gruppi possono operare sui fascicoli di una voce e con quali azioni
• Verificare su quali voci il piano di fascicolazione è già impostato

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Operare come application manager
• Che i gruppi da associare siano già censiti
• Per un fascicolo periodico, conoscere la periodicità e il responsabile da indicare, che si sceglie dalla rubrica interna
• Che il disegno di funzione dei settori riporti responsabili e segreterie di procedimento

Informazioni sui campi

Il piano di fascicolazione, o piano di organizzazione delle aggregazioni documentali, è orientato alla formazione di fascicoli coerenti e funzionali al lavoro quotidiano dell'amministrazione: i documenti vanno accorpati in modo da soddisfare le esigenze di chi li produce e svolge le attività amministrative. I fascicoli possono essere cartacei, digitali — nativi o in copia informatica — oppure ibridi.

Per gestirne adeguatamente creazione e sedimentazione occorre stabilire criteri condivisi che descrivano la tipologia dei fascicoli creata per ogni voce di classificazione, il sistema di ordinamento e i criteri di tenuta, l'eventuale presenza di sotto-fascicoli e i criteri di denominazione normalizzata per tipologia.

Il piano di fascicolazione fa parte degli strumenti di formazione e gestione dell'archivio, insieme alla registrazione di protocollo, al piano di classificazione o titolario, al manuale di gestione documentale, al piano di conservazione o massimario di scarto e al manuale di conservazione.

Filtro Piano di Fascicolazione

Nella vista Classificatore, filtra la struttura ad albero per mostrare le sole voci di titolario su cui è stato specificato un piano di fascicolazione.

Colori delle voci

• Verde scuro: voci su cui è stato specificato un piano di fascicolazione
• Verde chiaro: voci che ereditano il piano dalla voce madre, cioè i sotto-fascicoli
• Rosso: voci a cui non è ancora stato associato un piano di fascicolazione

Gruppi

Aggiunge un gruppo alla voce di classificazione selezionata. Per ogni gruppo si specificano le azioni che i suoi membri possono svolgere sui fascicoli classificati sotto quella voce.

Piano di fascicolazione

Apre un fascicolo sulla voce selezionata. Per un fascicolo di procedimento è sufficiente selezionare la voce corrispondente e salvare; per un fascicolo periodico è obbligatorio indicare la periodicità dal menu a tendina e un responsabile di fascicolo, scelto dalla rubrica interna.

Panoramica della voce

Nella parte destra della finestra compaiono i gruppi associati alla voce con i permessi di gestione, e i Responsabili e le Segreterie di Procedimento, impostati nella pagina Settori, nel Disegno di Funzione.

Informazioni generali

• Modulo: Tabelle
• Funzionalità: Gestione Piano di Fascicolazione
• Ruolo richiesto: Application manager
• Tempo medio: 3-5 minuti per voce

Il piano di fascicolazione si gestisce dentro la vista Classificatore: non è una pagina a sé, ma un insieme di impostazioni che si attaccano alle voci del titolario.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Associa alla voce di classificazione il piano di fascicolazione impostato
• Estende il piano alle voci subordinate, che lo ereditano come sotto-fascicoli
• Consente ai gruppi associati le azioni previste sui fascicoli di quella voce
• Riporta nella panoramica della voce responsabili e segreterie di procedimento definiti nel disegno di funzione

Domande frequenti

Che cos'è il piano di fascicolazione?

Il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali, orientato alla formazione di fascicoli coerenti e funzionali al lavoro quotidiano dell'amministrazione.

Di quali strumenti fa parte?

Degli strumenti di formazione e gestione dell'archivio, insieme alla registrazione di protocollo, al piano di classificazione, al manuale di gestione documentale, al piano di conservazione e al manuale di conservazione.

Che cosa indicano i colori delle voci?

Verde scuro: piano specificato sulla voce. Verde chiaro: piano ereditato dalla voce madre, cioè sotto-fascicoli. Rosso: nessun piano associato.

Che cosa serve per un fascicolo periodico?

Sono obbligatori la periodicità, scelta dal menu a tendina, e un responsabile di fascicolo, preso dalla rubrica interna.

E per un fascicolo di procedimento?

È sufficiente selezionare la voce corrispondente e salvare.

Che cosa si imposta con il pulsante Gruppi?

Le azioni che i membri di ciascun gruppo possono svolgere sui fascicoli classificati sotto quella voce.

Dove si definiscono responsabili e segreterie di procedimento?

In Tabelle > Settori, nel disegno di funzione del settore.

I fascicoli devono essere digitali?

No: possono essere cartacei, digitali — nativi o in copia informatica — oppure ibridi.

Risoluzione problemi

La voce resta rossa dopo l'impostazione

Possibile causa

Il piano di fascicolazione non è stato salvato sulla voce selezionata.

Soluzione

Riaprire il pulsante Piano di Fascicolazione sulla voce e salvare.

Non riesco a salvare un fascicolo periodico

Possibile causa

Mancano la periodicità o il responsabile di fascicolo, entrambi obbligatori.

Soluzione

Selezionare la periodicità dal menu a tendina e scegliere il responsabile dalla rubrica interna.

Nella panoramica non compare il responsabile di procedimento

Possibile causa

La figura non è impostata nel disegno di funzione del settore.

Soluzione

Aprire Tabelle > Settori, il disegno di funzione del settore, e aggiungere la figura nel ruolo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Attivare la fascicolazione su una voce di titolario
• Impostare fascicoli periodici
• Dare a un gruppo i permessi sui fascicoli di una classificazione
• Indicare il responsabile di procedimento di un piano di fascicolazione