Scopo
Questa procedura consente di gestire la rubrica aziendale, cioè le informazioni di contatto di tutte le entità dell'ente: uffici, aree organizzative, ruoli e persone, e le liste di contatti da usare come liste di distribuzione.
Al termine dell'operazione la voce di rubrica è censita, aggiornata o riposizionata, oppure la lista di contatti è creata e popolata, e diventano disponibili nelle maschere che attingono ai contatti.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Censire un nuovo ufficio, ruolo o persona fra i contatti
- Aggiornare i dati di contatto di un'entità aziendale
- Caricare molti contatti in una volta da un foglio Excel
- Riposizionare una voce nella struttura della rubrica
- Ripristinare una voce eliminata per errore
- Creare una lista di contatti da usare come lista di distribuzione
- Selezionare in un colpo solo i contatti di una lista, per esempio nei destinatari di un protocollo
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Operare come application manager
- Conoscere la tipologia della voce da creare e la sua posizione nella struttura
- Disporre del foglio Excel compilato, se si effettua un caricamento massivo
- Per le liste di contatti, avere abilitato il parametro ContactListsEnabled (= 1)
Informazioni sui campi
La rubrica gestisce le informazioni di contatto di tutte le entità aziendali, dagli uffici alle aree organizzative ai ruoli aziendali.
Ricerca per descrizione
Si indica il nome di un contatto e si seleziona Cerca: nella struttura ad albero sottostante compaiono tutti i nodi in cui quel contatto è presente. L'opzione Contiene amplia la ricerca.
Tipologie di voce
Le voci di rubrica si creano per tipologia: Amministrazione, Gruppo, Settore, Area Organizzativa Omogenea, Unità Organizzativa, Ruolo, Persona. Ciascuna ha la propria maschera di dati.
Comandi sulla voce selezionata
- Modifica la voce di rubrica selezionata
- Elimina la voce selezionata
- Sposta la voce selezionata
- Log delle azioni compiute sulla voce selezionata
- Anteprima di stampa della voce e di tutti i suoi dati
- Legenda delle voci di rubrica
- Ripristino di una voce di rubrica eliminata
Caricamento massivo
Consente di caricare i contatti in maniera massiva tramite foglio Excel.
Dati di contatto
Selezionando un contatto nella struttura ad albero, nella parte destra della finestra compaiono i dati di contatto valorizzati.
Liste di contatti
Le liste di contatti sono usate come liste di distribuzione. Una lista si crea dalla voce Liste di contatti del menu Tabelle, sotto Anagrafiche; i suoi contatti devono essere già presenti nella rubrica e si inseriscono con il pulsante Aggiungi (Elimina li toglie dalla lista). Nelle finestre di selezione dei contatti compare il campo Liste di contatti: scegliendo una lista, i contatti associati vengono evidenziati e già selezionati.
Parametro ContactListsEnabled
Per attivare la voce Liste di contatti bisogna abilitare il parametro ContactListsEnabled impostandolo a 1.
Informazioni generali
- Modulo: Tabelle
- Funzionalità: Rubrica e liste di contatti
- Ruolo richiesto: Application manager
- Tempo medio: 2-5 minuti per voce
La maschera cambia secondo la tipologia della voce: quella di un'unità organizzativa è diversa da quella di una persona. Per le voci visibili e gestibili dai soli utenti di un servizio si veda Come creare una rubrica di settore.
Procedura
1. Aprire la rubrica
Dalla voce Tabelle del menu principale selezionare Rubrica.
2. Cercare un contatto
Indicare il nome nella descrizione e selezionare Cerca: nella struttura ad albero compaiono i nodi in cui quel contatto è presente. Attivare Contiene per ampliare la ricerca.
3. Consultare i dati di un contatto
Selezionare la voce nella struttura ad albero: a destra compaiono i dati di contatto valorizzati.
4. Aggiungere una voce
Selezionare l'icona corrispondente alla tipologia da creare — amministrazione, gruppo, settore, area organizzativa omogenea, unità organizzativa, ruolo o persona — e compilare la maschera.
5. Modificare, spostare o eliminare una voce
Selezionare la voce e poi l'icona dell'operazione desiderata. Una voce eliminata si può ripristinare con l'apposita icona.
6. Caricare molti contatti insieme
Selezionare l'icona del caricamento massivo e indicare il foglio Excel compilato.
7. Controllare e stampare
Con il log si vedono le azioni compiute sulla voce; con l'anteprima di stampa si ottiene il riepilogo di tutti i suoi dati. La legenda spiega il significato delle icone delle voci.
8. Aprire le liste di contatti
Verificare che il parametro ContactListsEnabled sia impostato a 1. Dal menu Tabelle, sotto Anagrafiche, selezionare Liste di contatti.
9. Creare la lista e aggiungere i contatti
Creare la nuova lista di contatti, poi selezionare Aggiungi per importare i contatti presenti nella rubrica.
10. Usare la lista nella selezione dei contatti
In un inserimento, per esempio nei destinatari di un protocollo, selezionare la seconda icona, inserimento da rubrica.
11. Scegliere la lista
Nella finestra Selezione Contatti Rubrica, nel campo Liste di contatti, scegliere la lista: i contatti associati vengono evidenziati e già selezionati.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Registra la voce di rubrica nella tipologia e nella posizione scelte
- Rende i dati di contatto disponibili alle maschere che attingono alla rubrica
- Carica in una sola operazione i contatti del foglio Excel
- Traccia nel log le azioni compiute sulla voce
- Rende disponibile la lista di contatti nelle finestre di selezione dei contatti, dove i suoi contatti si selezionano insieme
Domande frequenti
Che cosa si gestisce dalla rubrica?
Le informazioni di contatto di tutte le entità aziendali: uffici, aree organizzative, ruoli aziendali.
Quali tipologie di voce posso creare?
Amministrazione, Gruppo, Settore, Area Organizzativa Omogenea, Unità Organizzativa, Ruolo e Persona.
La maschera è sempre la stessa?
No: cambia secondo la tipologia. Quella di un'unità organizzativa è diversa da quella di una persona.
Come amplio la ricerca?
Attivando l'opzione Contiene.
Posso caricare molti contatti in una volta?
Sì, con il caricamento massivo tramite foglio Excel.
Ho eliminato una voce per errore: posso recuperarla?
Sì, con l'icona di ripristino di una voce eliminata.
Dove vedo chi ha modificato una voce?
Nel log delle azioni compiute sulla voce selezionata.
A che cosa servono le liste di contatti?
A usare un gruppo di contatti come lista di distribuzione: scegliendo la lista in una finestra di selezione, i suoi contatti vengono selezionati insieme.
Che cosa serve per attivare le liste di contatti?
Abilitare il parametro ContactListsEnabled, impostandolo a 1.
Da dove si crea una lista di contatti?
Dal menu Tabelle, sotto Anagrafiche, con la voce Liste di contatti.
Come inserisco i contatti in una lista?
Con il pulsante Aggiungi. I contatti devono essere già presenti nella rubrica.
Dove uso una lista di contatti?
Nella finestra Selezione Contatti Rubrica, che si apre con l'inserimento da rubrica, per esempio in inserimento protocollo.
Come creo una rubrica visibile a un solo ufficio?
Con una voce di tipo Settore, come descritto in Come creare una rubrica di settore.
Risoluzione problemi
Il contatto cercato non compare
Possibile causa
La ricerca è impostata sul nome esatto e il contatto è censito diversamente.
Soluzione
Attivare l'opzione Contiene e ripetere la ricerca.
Non so che cosa indichi l'icona di una voce
Possibile causa
Le voci sono contrassegnate per tipologia.
Soluzione
Aprire la legenda delle voci di rubrica.
La voce Liste di contatti non è disponibile
Possibile causa
Il parametro ContactListsEnabled non è abilitato.
Soluzione
Impostare il parametro ContactListsEnabled a 1.
Il caricamento massivo non produce contatti
Possibile causa
Il foglio Excel non è compilato nel formato atteso.
Soluzione
Verificare il foglio e ripetere il caricamento.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Censire un contatto aziendale
- Aggiungere un'unità organizzativa in rubrica
- Importare i contatti da Excel
- Spostare una voce di rubrica
- Ripristinare un contatto eliminato
- Creare una lista di distribuzione di contatti
- Usare le liste di contatti
- Abilitare ContactListsEnabled
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