Docsuite PA: Protocollo - Come inviare lettere, raccomandate e telegrammi con Posteweb

Scopo

Questa procedura consente di inviare lettere, raccomandate e telegrammi dai protocolli per via telematica, attraverso l'integrazione con il servizio Posteweb.
Al termine dell'operazione la spedizione è affidata a Posteweb e resta consultabile fra gli invii telematici effettuati.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Spedire per posta ordinaria un documento protocollato senza stamparlo e imbustarlo
• Inviare una raccomandata partendo dal protocollo
• Trasmettere un telegramma
• Consultare gli invii telematici effettuati o i consumi per settore

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Che l'azienda abbia attivato un account Posteweb
• Che il protocollo sia in uscita: la funzionalità è disponibile solo per questa tipologia
• Possedere i diritti per gestire le PEC sul contenitore
• Che i dati di rubrica di mittente e destinatario siano completi: è la condizione perché l'invio vada a buon fine

Informazioni sui campi

Invia Lettera

Predispone l'invio con i dati del mittente, del destinatario e il documento, compresi gli eventuali allegati.

Invia Raccomandata

Predispone l'invio con i dati del mittente, del destinatario e il documento, compresi gli eventuali allegati.

Invia Telegramma

Predispone l'invio con i dati del mittente, del destinatario e il testo del telegramma. Questa funzionalità non invia il documento né gli allegati.

Account PosteWeb

Menu a tendina dal quale va selezionata una voce: è la condizione per attivare il pulsante Invia. Nel sistema si possono configurare più settori sullo stesso account, suddivisione utile per i resoconti sui costi del singolo settore e per l'interrogazione degli invii effettuati. L'associazione fra account e settore è gestita direttamente sulla banca dati.

Posta Inviata

Vista di menu, per i soli utenti configurati, che consente di interrogare gli invii telematici effettuati, filtrati per settore. Nella parte alta si valorizzano i filtri — in Account PosteWeb compaiono i settori a cui l'utente è abilitato — e nella parte bassa il pulsante Esporta estrae l'elenco degli invii in formato Excel.

Costi

Vista di menu che mostra i consumi suddivisi per settore e tipologia di invio. Nella parte alta si filtra per periodo, nella parte bassa il pulsante Esporta estrae il prospetto dei consumi in formato Excel. L'accesso è riservato agli utenti amministratori.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Invio Posteweb
• Ruolo richiesto: Utente con i diritti per gestire le PEC sul contenitore; amministratore per la vista Costi
• Tempo medio: 3-5 minuti

Le maschere di invio di lettera e raccomandata si presentano identiche; quella del telegramma si distingue perché richiede l'inserimento del testo del messaggio.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Trasmette a Posteweb la lettera, la raccomandata o il telegramma predisposto
• Rende l'invio consultabile nella vista Posta Inviata, filtrabile per settore
• Attribuisce il consumo all'account e al settore corrispondente, visibile nella vista Costi

Domande frequenti

Che cosa serve per usare questa funzionalità?

Che l'azienda abbia attivato un account Posteweb e che l'utente possieda i diritti per gestire le PEC sul contenitore.

Posso spedire anche un protocollo in ingresso?

No: la funzionalità è disponibile solo per i protocolli in uscita.

Il telegramma trasmette anche gli allegati?

No: l'invio del telegramma riguarda il testo del messaggio, non il documento né gli allegati.

Perché il pulsante Invia non è attivo?

Perché non è stata selezionata una voce dal menu a tendina Account PosteWeb.

Che differenza c'è fra la maschera della lettera e quella del telegramma?

Lettera e raccomandata si presentano identiche; il telegramma richiede in più l'inserimento del testo del messaggio.

A che cosa serve associare più settori allo stesso account?

Ai resoconti sui costi del singolo settore e all'interrogazione degli invii telematici effettuati.

Chi può vedere i costi?

Solo gli utenti amministratori.

Posso estrarre l'elenco degli invii?

Sì, con il pulsante Esporta della vista Posta Inviata, in formato Excel.

Risoluzione problemi

L'invio non va a buon fine

Possibile causa

I dati di rubrica del mittente o del destinatario non sono completi.

Soluzione

Completare i dati in rubrica e ripetere l'invio.

I pulsanti di invio non compaiono nel Sommario

Possibile causa

Il protocollo non è in uscita, oppure l'utente non possiede i diritti per gestire le PEC sul contenitore.

Soluzione

Verificare la tipologia del protocollo e richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.

La vista Costi non è accessibile

Possibile causa

L'accesso è riservato agli utenti amministratori.

Soluzione

Chiedere il prospetto a un amministratore.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Spedire una lettera da un protocollo
• Inviare una raccomandata per via telematica
• Trasmettere un telegramma
• Consultare gli invii telematici effettuati
• Estrarre il prospetto dei consumi Posteweb